عندما يلوح في الأفق موعد الضرائب النهائي بنهاية السنة المالية ، يتدافع العديد من رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة لإعداد مستنداتهم.

بينما تقوم بإعداد مستنداتك للضرائب ، فلماذا لا تجهز شركتك للعام القادم؟ وفقًا لتقرير صادر عن الرابطة الوطنية للأعمال الصغيرة ، فإن حوالي 20 ٪ من الشركات الصغيرة تقضي 120 ساعة كل عام في تجهيز أوراق الضرائب ، هذا قدر كبير من الوقت ، وغالبًا ما يكون في اللحظة الأخيرة ، في جمع الإيصالات ، وحساب الخصومات ، ووضعها جميعًا معًا في ملف الضرائب.

لكن من الممكن أن تظل في المقدمة ، خاصة إذا بدأت الآن ، من خلال تنظيم نفسك ، يمكنك تجنب صداع الضرائب في العام القادم حيث يصبح تقديم أوراقك للضرائب أمرًا بسيطًا وخاليًا من الإجهاد قدر الإمكان.

نحن نعلم أن ضرائب عام 2022 هي الأهم الآن ، لذلك إليك بعض الأساليب التي يمكنك استخدامها لضمان تقديم أوراقك للضرائب بشكل سلس في العام القادم.

كن منظمًا.

للمضي قدمًا ، فمن الضروري أحيانًا إلقاء نظرة خاطفة على الماضي ، قبل الاستعداد لتقديم الإقرارات الضريبية للعام القادم ، يمكن أن تستفيد العديد من الشركات الصغيرة من إلقاء نظرة أخرى على الإقرار الضريبي للعام الماضي.

أثناء البحث العميق في السجلات ، قد لا تلاحظ بعض الأرقام المهمة ، هل أنفق عملك الكثير على اللوازم المكتبية؟ أم أنك ركزت بعض النفقات الرئيسية على أشياء أهم؟

بغض النظر عن النتائج التي توصلت لها ، يمكن أن يكون هذا التمرين مفيدًا عند إعداد نشاطك التجاري لتقديم إقرار العام القادم ، ستضع أخطاء العام الماضي أمامك ليصبح من السهل تجنب ارتكاب نفس الأخطاء مرتين.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى فهم كل تلك البيانات التي سيتعين عليك جمعها لإقرار العام القادم ، يجب عليك تتبع مجموعة متنوعة من الإيرادات والمصروفات ، بما في ذلك:

• التحصيلات الإجمالية من مبيعات المنتج/الخدمة.
• العائدات والبدلات.
• الفائدة على حساب الأعمال.
• تكلفة البضائع.
• تكلفة المواد الخام واللوازم.
• مصروفات الدعاية.
• تكاليف المرافق (مثل الهواتف الأرضية والإنترنت وما إلى ذلك).
• مصاريف السفر
• العمولات المدفوعة للمقاولين.
• إهلاك الأصول التجارية.
• التأمينات.
• تكاليف تجهيز المكاتب.
• الأجور والرواتب.

سنتناول كيفية متابعة هذه المصروفات بعد لحظات.

بالنسبة للسجلات المكتوبة ، ابدأ في تخزينها في مجلد ، بعض الإيصالات والمستندات الورقية الأكثر شيوعًا التي تريد الاحتفاظ بها تحتوي على ما يلي:

• إيصالات التبرعات الخيرية.
• المصروفات الطبية.
• أي إيصالات دفع.
• رسوم الاستثمار.
• فواتير ضريبة الأملاك.

قم بإعداد أنظمة فعالة.

بمجرد أن تعرف ما تحتاجه لإقرار نهاية العام في العام القادم وما بعده ، فقد حان الوقت لوضع أنظمة لتتبع تلك البيانات ، هذا يعني أن الإحتفاظ بالإيصالات العشوائية في الأدراج لم يعد خيارًا متاحاً.

يمكن لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الصغيرة استخدام برامج المحاسبة لتتبع الإيرادات والمصروفات ، لضمان جودة الإقرار الضريبي للعام القادم ، قم بوضع بعض العادات الجيدة مثل:

• تسجيل المصروفات أولاً بأول على برنامج الفاتورة.
• التقاط صورة للإيصالات بهاتفك وحفظها على برنامج الفاتورة.
• تتبع الفواتير لمعرفة مقدار ما تصرفه الشركة في كل فئة (مثل رسوم تشغيل موقع الويب و إيجار مكتبك).
• إنشاء الفواتير وإدارتها في مكان واحد باستخدام برنامج مثل برنامج الفاتورة.
• تصوير وحفظ المستندات الضريبية المهمة مثل التأمينات وفواتير ضريبة الممتلكات في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قم بجدولة مراجعات مالية منتظمة.

لا ينبغي أن تكون الفترة التي تسبق الإقرار في نهاية العام هي المرة الوحيدة التي تراجع فيها مواردك المالية ، بالتأكيد ، رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة مشغولون دائماً ، ولكن حتى أصحاب الشركات الكبيرة يمكنهم إيجاد القليل من الوقت -ساعة أو ساعتين فقط- لضمان تنظيم شئونهم المالية.

لتجنب المفاجآت ولإدارة شركتك بكفاءة ، فإن الحفاظ على مراجعة أموالك أمر بالغ الأهمية ، وبمجرد الانتهاء من جمع الأوراق المناسبة وإنشاء بعض أنظمة تتبع المصروفات ، تصبح المراجعة المالية أبسط بكثير.

خصص بعض الوقت في روزنامتك مرة واحدة في الشهر أو مرة كل ثلاثة أشهر للتعمق في الإيرادات والمصروفات ، يمكن لهذه الممارسة البسيطة أن تمنع ظهور أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة في وقت تقديم الإقرار الضريبي ، قم بوضع بعض التنبيهات في التقويم لضمان عدم نسيانها.

يمكن أن تساعد مراجعة سجلاتك بانتظام أيضًا في تزويدك برؤية أوضح لإدارة أعمالك بشكل أفضل ، على سبيل المثال ، يمكن لنظرة سريعة على الشؤون المالية لنشاطك التجاري أن تكشف أن متوسط ​​الوقت الذي يستغرقه العملاء للدفع هو 60 يومًا أو أكثر ، لتقليل من الفواتير المعلقة وتحسين التدفق النقدي ، يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية للعملاء لدفع فواتيرهم بعد 15 أو 30 يومًا.

وإجراء هذا النوع من التغيير عالي التأثير ليس بهذه الصعوبة ، فقد يأتي من القليل من البيانات ومراجعة سريعة لسجلاتك.

التخطيط المسبق للتغييرات الرئيسية.

خلال كل هذا التحضير ، من المحتمل أنك تفكر في العام القادم ، ما هي التغييرات الرئيسية التي ستحتفل بها أنت وشركتك في الأشهر الـ 12 القادمة؟

بعض الأحداث التي قد تؤثر على شركتك هي ما يلي:

• الزواج.
• إنجاب الأطفال.
• التقاعد.
• شراء المعدات الرئيسية.
• شراء/بيع الممتلكات التجارية أو الشخصية.

يمكن أن تؤثر كل هذه الأحداث على دخلك الخاضع للضريبة وقد تتطلب مستندات إضافية عند تقديم إقرارك إلى الضرائب.

للمساعدة في تعويض أي زيادة في الدخل الخاضع للضريبة من هذه التغييرات الرئيسية ، خطط لها مسبقًا بالأساليب التالية:

• زيادة مدخرات التقاعد: الادخار للتقاعد لا يؤهلك فقط للعيش بشكل جيد فيما بعد التقاعد ، ولكنه يقلل أيضًا من دخلك الخاضع للضريبة.
• تقديم تبرعات خيرية: مساعدة المؤسسات غير الربحية المؤهلة تعد مكسبًا للشركات والجمعيات الخيرية على حد سواء ، إذا قدمت تبرعًا قبل نهاية العام ، فيمكنك خصمه من إقرار نهاية العام لتقليل العبء الضريبي.

المضي قدما في التجهيز للعام القادم.

الآن بعد أن أصبح لديك فهم قوي لبعض الاستراتيجيات التنظيم للعام القادم ، يمكنك إعداد عملك بنجاح لتجنب أي أخطاء ضريبية في اللحظة الأخيرة ، على الرغم من أن هذه الاستعدادات قد تتطلب القليل من العمل الإضافي ، إلا أنها طريقة مؤكدة لضمان عدم مواجهة أي مفاجآت سيئة العام القادم.