انك تتعلم كيفية إنشاء فاتورة لا تحتوي على أي أخطاء خطوة أساسية لأصحاب الأعمال الصغيرة، بينما يعد إنشاء فاتورة مهمة بسيطة جدًا ، يمكن أن تتلاشى أخطاء صغيرة بسهولة، لا تخف أبدًا … هناك أدوات ونصائح للمساعدة

لا تدع أخطاء الفواتير تؤخر السداد

يواجه العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة تأخيرات مماثلة في الدفع لأنهم يفعلون أيضًا بعض الأخطاء الشائعة جدًا في الفواتير مثل إرسال الفاتورة إلى الشخص الخطأ ، وعدم تحديد شروط الدفع ، وعدم تضمين رقم أمر الشراء.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا أو كنت تريد حقًا معرفة كيفية إنشاء فاتورة بأقل قدر من الاخطاء ، فأنت في المكان الصحيح. في هذا المقال ، ستتعلم كيفية إنشاء فاتورة بالطريقة الصحيحة. سنناقش عن هذا المقال:

• ما هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في فاتورتك
• كيفية إنشاء فاتورة في مجموعة متنوعة من البرامج (ولماذا تعتبر قوالب الفاتورة أفضل صديق لك)
• بديل للقوالب التي تجعل عملية تحرير الفواتير في غاية السهولة

العناصر الأساسية لأي فاتورة

الفاتورة عالية المستوى هي مستند يوضح تفاصيل الخدمات التي تقدمها والمبلغ المستحق ومتى تتوقع الدفع.

ولكن عندما تنظر عن قرب وتقارن بين أي فاتورتين ، ستلاحظ وجود بعض الجوانب المشتركة بينهما. فيما يلي 15 عنصرًا من العناصر الأكثر شيوعًا الموجودة في أي فاتورة، ضع في بالك أثناء قراءة هذا أن بعض العناصر ممكن الا تنطبق عليك.

• شعار عمل يجعلك تبدو كمحترف
• اسم شركتك — عادةً بخط أكبر — أعلى الفاتورة
• معلومات الاتصال الخاصة بك ، حتى يعرف العملاء كيفية الحصول عليك
• عنوان إرسال الفواتير الخاص بالعميل — كلا الاسم وتفاصيل الفاتورة. لاحظ أنه في بعض الشركات ، لا يكون العميل الذي تعمل معه هو الشخص الذي ترسل إليه الفاتورة
• تاريخ الإصدار أو تاريخ الفاتورة
• شروط الدفع ، حتى يعرف العملاء عدد الأيام التي تلي تاريخ الإصدار التي يتعين عليهم دفع الفاتورة بها. على الرغم من أنه قد يكون لديك شروط دفع محددة لعملك ، إلا أن الشركات الكبرى غالبًا ما يكون لها شروطها الخاصة التي تلتزم بها بشدة. تأكد من أن فاتورتك تعكس ما وافقت عليه
• تاريخ استحقاق يوضح متى تتوقع أن يتم الدفع لك. هذا هو مجرد تاريخ الإصدار بالإضافة إلى شروط الدفع الخاصة بك
• رقم الفاتورة لمساعدتك على تتبع فواتيرك والبقاء منظمًا لموسم الضرائب. سترغب في إنشاء أرقام فواتير متسلسلة للحفاظ على ترتيب الأشياء جيدًا
• وصف الخدمة ، حتى يعرف العملاء ما يدفعون مقابله
• المعدل الساعي أو الثابت الذي تحدده عادةً في مراحل المشروع المبكرة عند إنشاء تقدير المشروع
• مبلغ الضريبة التي قد تكون أو لا تكون قابلة للتطبيق
• إجمالي الخط لكل خدمة تقدمها
• أي خصومات قد ترغب في تطبيقها لعملاء وخدمات محددة
• المبلغ المستحق حتى يعرف العميل ما يجب دفعه
• ملاحظات أخرى مثل شكرهم على أعمالهم أو تفاصيل حسابك المصرفي. إذا كنت تطلب إيداعًا للفاتورة ، فذكرها هنا

كيفية إنشاء فاتورة : القوالب هي أفضل صديق لك

الآن بعد أن فهمت العناصر المهمة للفواتير الأكثر فاعلية ، فلننظرعلى العديد من البرامج المختلفة التي يمكنك استخدامها لإنشاء فواتيرك. وتشمل جداول بيانات Google و Google Docs و Microsoft Excel و Microsoft Word وبرامج الفواتير.

توفر كل هذه البرامج قوالب فواتير يمكنك الوصول إليها وتعديلها وحفظها وإرسالها إلى عملائك. نظرًا لأن هذه القوالب غالبًا ما يتم تنظيمها مثل الفواتير الأكثر فاعلية – مع العناصر الرئيسية المذكورة – يمكنك الشعور بالثقة بشأن إنشاء فاتورة بالطريقة الصحيحة.

يمكنك الوصول بسهولة إلى هذه القوالب من داخل أي من البرامج. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم جداول بيانات Google ، فحدد “جديد” متبوعًا بـ “جداول بيانات Google” و “من نموذج”. أو ، إذا كنت تفضل استخدام Word ، فحدد “ملف” ، “جديد من القالب” واكتب “فاتورة” في شريط البحث ، لاحظ أن العملية الدقيقة قد تختلف وفقًا لإصدار Word لديك

بدلاً من ذلك ، إذا سئمت من القوالب القياسية وجميع التخصيصات ، يمكنك تنزيل قوالب الفاتورة من خدمة برامج المحاسبة مثل  Revamp.  تقدم  Revamp مكتبة من قوالب الفاتورة الجميلة لكل من Word و Excel و Google Sheets و Google Docs و Adobe PDF.

تبدو هذه القوالب احترافية ، وهي مصممة خصيصًا لأصحاب الأعمال الصغيرة ومتاحة في صناعات مثل التصميم الجرافيكي والتصوير الفوتوغرافي والبناء والعديد من الصناعات الأخرى. ونظرًا لأن هذه القوالب لها تصميم كامل ، فسوف تقضي وقتًا أقل في إضافة وإزالة الحقول الموجودة في فاتورتك ، ووقتًا أطول في إعداد الفواتير وتلقي الأموال.

بديل لقوالب أفضل لأجل إنشاء فاتورة

لكن قوالب الفواتير ستساعدك فقط حتى الآن. حتى مع النموذج الأكثر روعة ، سوف تضيع الوقت في إنشاء وإرسال الفواتير. فسيتعين عليك إضافة عناصر سطر والتنقيب في الخلايا وحفظها كملف PDF قبل إرفاق الفاتورة برسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى العميل.

وإذا كانت هناك أي أخطاء في تلك الفواتير ، فسيتعين عليك دائمًا الرجوع إلى المستند الأصلي لإصلاحها قبل الحفظ مرة أخرى كملف  PDF  وإرساله إلى العميل. (نعم ، حتى النموذج الرائع عرضة للخطأ البشري).

قد لا يبدو إهدار بضع دقائق كثيرًا ، ولكنه يتراكم بسرعة كلما أرسلت المزيد من الفواتير. قبل أن تعرف ذلك ، لقد أهدرت الكثير من الوقت في إعداد الفواتير. الوقت الذي كان يمكن أن تقضيه في العمل الذي تحبه أو الاسترخاء مع العائلة

الاخبار الجيدة! يمكنك استعادة هذه المرة والتركيز على تلك الأشياء التي تهمك باستخدام برنامج الفواتير المناسب.

ما الذي يمكن أن يقدمه لك برنامج الفواتير المناسب

سيساعدك برنامج الفواتير الصحيح على:

• تجنب تلك الأخطاء المزعجة في تحرير الفواتير، على سبيل المثال ، سيقوم الحل الصحيح تلقائيًا بإنشاء أرقام فواتير بترتيب تسلسلي وحتى حساب قيمة فاتورتك
• عملاء “مدهشون” بفواتير ذات مظهر احترافي يمكنك إنشاؤها في دقائق
• إدارة السداد المتأخر عن طريق السماح لك بتعيين وإرسال تذكيرات مخصصة للدفع المتأخر على فترات زمنية مختلفة، هذه الميزة تزيل تلك المحادثات المالية المحرجة
• احصل على مدفوعاتك بشكل أسرع من خلال السماح لك بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان وطلب إيداع مقدمًا
• وفر الوقت بالسماح لك بتكرار الفواتير الحالية، هذه الميزة مثالية إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاتورة مماثلة لتلك التي أرسلتها من قبل
• فاتورة بعملة العميل بفضل الفواتير متعددة العملات
• فاتورة بما تستحقه من خلال السماح لك بإضافة الوقت والنفقات المتعقبة إلى الفاتورة
• أرسل فواتير متكررة وفقًا لجدول زمني إلى العملاء المعتمدين على الاشتراك ، حتى لا تضيع وقتك في إنشاء فاتورة جديدة كل شهر

Revamp هو الحل الذي يقدم جميع الميزات المذكورة وأكثر! سيساعدك حل المحاسبة والفواتير الشامل للشركات الصغيرة في إنشاء فاتورة خالية من الأخطاء في وقت قصير جدًا، باستخدام  Revamp ستصبح الفواتير في غاية السهولة، ستعمل على تحسين عملية تحرير الفواتير بالكامل وسيكون لديك المزيد من الوقت للأشياء التي تحبها

إذن ، هل أنت مستعد لإنشاء وإدارة فواتيرك في Revamp؟ إذن جرب Revamp اليوم. مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا وبدون الحاجة إلى بطاقة ائتمان ، ليس لديك ما تخسره على الإطلاق.