خلال الأوقات الصعبة ، ستحتاج برامج المحاسبة للتعامل مع كل معاملة محاسبية في عملك بشكل خاص.

استغرق الأمر مني 6 ساعات ، ولكن بعد مراجعة كشوف حساباتي البنكية ، والتحقق من إيصالاتي ، وتصنيف مصروفاتي في جدول بيانات Excel ، أخيرًا أصبحت جاهز لإرسال بيانات 6 أشهر إلى مستشاري الضريبي.

لكني سألت نفسي:

• هل صنفت مصاريف عملي بشكل صحيح؟
• هل فاتني شيء ما؟
• هل سأسترد أموالي؟
• هل كنت أفعل هذا بشكل صحيح؟

الآن فهمت: في الأوقات العصيبة ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يدققوا كثيراً في كل جنيه ، ولكن خلال تلك الأوقات العصيبة تحتاج بشكل خاص إلى التحكم في كل معاملة في نشاطك التجاري ، برنامج المحاسبة ضروري في هذه الأوقات.

برامج المحاسبة: أمر أساسي ، حتى في الأوقات العصيبة.

خلال هذه الأوقات العصيبة ، من المحتمل أن تدقق في كل معاملة وتقوم بموازنة كل ما هو ضروري ، هذا هو أفضل مايمكنك عمله على الإطلاق.

هناك العديد من مجالات العمل الأساسية التي تحتاج للتركيز عليها ، مجالات مثل التسويق والمبيعات وحتى خدمة العملاء.

بالإضافة إلى ذلك ، يشعر الكثيرون أن Word و Excel يستطيعان القيام بوظيفة برامج المحاسبة ، أليس كذلك؟ حسنًا ، ليس بالضبط …

Word و Excel لهم أخطائهم.

باستخدام Word و Excel فقط للمحاسبة ، فإنك لا تقدم لنفسك أي خدمة ، أنت تعرف ما أتحدث عنه إذا وجدت نفسك يومًا:

• تقوم بتلك العملية المملة لإعادة فتح الفواتير لإصلاح الأخطاء الشائعة في الفواتير: تعديل تاريخ خاطئ ، أو رقم الفاتورة ، أو قيمة فاتورة خاطئة.
• تقوم بغربلة عدد لا يحصى من المجلدات للعثور على الفواتير والمستندات التي تبحث عنها.
• تبحث جاهدًا عن كل معلومات الدخل والمصروفات التي تحتاجها لإكمال إقرارك الضريبي.

في الواقع ، إذا كنت تستخدم Word و Excel ، فأنت ربما تترك الكثير من الأموال دون تحصيل ، فيما يلي أربعة أسباب مقنعة تجعل الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) يكلفك أقل بكثير من القيام بهذه المهام بنفسك.

4 أسباب للاحتفاظ بحل برامج المحاسبة كخيار مهم في الأوقات العصيبة 

1. سيصبح لديك المزيد من الوقت للعمل.

حتى في حالة عدم ارتكابك لأية أخطاء في فواتيرك ، فإنك تقضي وقت غير ضروري في تحرير وإنشاء الفواتير ، فكر بخصوص هذا الأمر لثانية…

تحتاج أولاً إلى العثور على نموذج الفاتورة الخاص بك ، والذي قد يستغرق بعض الوقت أثناء البحث في المجلدات الموجودة على اللابتوب الخاص بك ، بمجرد الحصول عليها ، تحتاج الآن لتحديث معلومات العميل ، وقيمة الفاتورة ، وإرفاق الفاتورة (التي كان عليك حفظها كملف PDF) ، ثم طبعاتها وإرسالها.

على مدار العام ومع الكثير من الفواتير ، تزداد تلك الدقائق الإضافية ، لكن لحسن الحظ ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك تسريع عملية الفوترة والمحاسبة بالكامل ، وكذلك منع بعض أخطاء الفواتير الشائعة.

برنامج الفاتورة ، على سبيل المثال ، يتيح لك إنشاء فواتير احترافية في غضون ثواني ، يقوم البرنامج بتحديث التواريخ وأرقام الفواتير دون الحاجة إلى تحريك إصبعك ، يقوم البرنامج أيضًا بإجراء الحسابات نيابةً عنك ، لذلك لا داعي للقلق بشأن الرياضيات.

تُترجم كل هذه الميزات الموفرة للوقت للمزيد من الوقت للتركيز على العمل ومجالات النمو الأخرى (مثل التسويق).

أليس من المضحك انه كيف -على المدى الطويل- نقضي المزيد من الوقت في الأشياء التي نكرهها لأننا لا نستثمر لها؟ لذا ، استثمر الأموال في المحاسبة الآن وستجني الفوائد لاحقًا.

2. لن تضطر لدفع أموال أكثر مما تستحق للضرائب.

كان من المزعج دائماً عند تقديم إقراري الضريبي أنني أكون غير مستعد وغير منظم ، بدلاً من ذلك ، كنت أسرع في اللحظة الأخيرة دائماً لمحاولة جمع الدخل والمصروفات معًا ، هذا يشبه تجميع الألغاز ، إلا أن الأمر كان أصعب لأن كل قطع اللغز كانت متناثرة في كل مكان.

فرز ضرائبك بهذه الطريقة يضعك تحت ضغط كبير ويؤدي إلى ارتكاب الأخطاء ، أخطاء يمكن أن تكلفك الكثير من المال.

عندما تدير عملك الخاص ، فإن العديد من المصروفات معفاة من الضرائب ، فكر في مصروفات السفر وتكاليف البيانات والمساحة المكتبية في منزلك (إذا كنت تعمل من المنزل) أو حتى تلك الدورة التدريبية عبر الإنترنت التي اشتريتها لتحسين مهاراتك.

يمكنك استرداد جزء من تلك التكلفة من الضرائب ، ومع ذلك ، إذا لم تتتبع بدقة وتقوم بتصنيف وحفظ سجل منظم لجميع مصروفات العمل هذه ، فسينتهي بك الأمر إلى دفع أموال أكثر مما ينبغي.

لحسن الحظ ، تساعد برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) في إنشاء سجل منظم وآمن حتى تكون مستعدًا بحلول وقت محاسبة الضرائب ، يمكنك الوصول إلى جميع سجلات المصروفات والدخل من مكان واحد ، وتصنيف المصروفات بسهولة.

3. ستصبح أنت من يتحكم في أموالك وتدفقك النقدي.

هل وجدت نفسك يومًا ما تعاني لتغطية إلتزاماتك في نهاية الشهر بسبب ضعف تدفقك النقدي؟ لقد مررت بالتأكيد بهذه المشكلة وهي مشكلة شائعة للعديد من مالكي الأنشطة التجارية الصغيرة.

دائمًا ما تسعى جاهدًا للحصول على ما يكفي من أموال لتغطية التكاليف ، ناهيك عن تنمية نشاطك التجاري ، قد تجد نفسك تستخدم بطاقتك الائتمانية لتغطية المصروفات ، ربما تقترض من العائلة والأصدقاء؟ أو ربما تكون محظوظ وتصلك دفعة من عميل في الوقت المناسب.

لكن هذه ليست الطريقة التي تريد أن تدير بها عملك ، أليس كذلك؟ أراهن أنك ستريد أن تمحو هذا القلق و تشعر بمزيد من الراحة من شهر لآخر ، السؤال هو: كيف تحصل على هذا المستوى من الراحة؟

ستصبح خبيرًا في تدفقاتك النقدية من خلال التحكم في دخلك ومصاريفك ، إذا كنت لا تقوم بمتابعة مقدار الأموال المتدفقة داخل وخارج عملك كل شهر ، فكيف تتوقع أن تقوم بتحسين التدفق النقدي الخاص بك؟ فكر في الأمر بهذه الطريقة: لن تعرف ما الذي يجب تحسينه إذا لم تكن تتبع المتغيرات (الدخل والمصروفات) التي تؤثر على تدفقك النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كنت تراقب دخلك من شهر لآخر ، فيمكنك تحديد الأشهر ذات الدخل الأقل من المعتاد ثم تقوم بتحديد سبب ذلك ، وتبحث عن حلول لإصلاحها.

قد لا يكون لديك عدد كافي من العملاء ، وفي هذه الحالة يجب أن تقضي وقتًا أطول في تسويق نفسك ، أو ربما يكون لديك الكثير ممن يؤخرون دفعاتهم ، مما يعني أنه يجب عليك إما العثور على عملاء أفضل أو تقوم بتسريع عملية التحصيل.

بغض النظر عن وضعك ، سيساعدك برنامج الفاتورة ، تساعدك المحاسبة السحابية على تتبع الدخل والمصروفات ، وتقوم بما لا يستطيع برنامج مثل Word و Excel القيام به ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك:

• أن تتعرف على كيفية أداء عملك بفضل تقارير الدخل والمصروفات.
• معرفة الفواتير المعلقة.

4. ستشعر بالفخر لأنك تتعامل بشكل إحترافي وصحيح.

من فوائد استخدام برامج المحاسبة السحابية التي غالباً ما يتم نسيانها هي الشعور الرائع الذي تشعر به نتيجة الاستثمار في حل يساعد عملك على النجاح.

يضمن لك الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية أنك ستقدم أفضل ما لديك لنشاطك التجاري ، لماذا ا؟ لأنك  بهذاتستخدم الأدوات المناسبة لتنمية نشاطك التجاري دون اللجوء للحلول التي تكلفك الوقت والمال مع زيادة الضغط أيضًا.

هناك شيء مجزي بطبيعته نتيجة لمعرفة أنك بذلت قصارى جهدك لتنمية نشاطك التجاري ، فهو لا يمنحك إحساسًا كبيرًا بالفخر فقط ، بل يجعلك أيضًا تشعر بأنك رجل أعمال “محترف”.

وفي النهاية ، هناك الكثير مما يمكن قوله عن رؤيتك لنفسك كرجل أعمال جاد ، لأنه إذا لم تكن كذلك ، فكيف تتوقع أن يراك العملاء بهذه الطريقة؟

الخلاصة

برامج المحاسبة جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية الناجحة ، لذلك لا تجعل تصعب الأمر على نفسك باستخدام برامج مثل Word و Excel التي تسبب المشاكل.

بدلاً من هذا ، استثمر في برامج المحاسبة السحابية التي من شأنها:

• أن تمنحك المزيد من الوقت للعمل.
• تساعدك على التجهيز للضرائب.
• تساعدك على التحكم في التدفق النقدي.
• تجعلك تشعر بالفخر لمعرفتك أنك تبذل كل ما في وسعك لتنمية نشاطك التجاري.

برنامج الفاتورة يجعل إدارة عملك الصغير أمرًا سهلاً من خلال ضمان قضاء وقت أقل في المحاسبة والمزيد من الوقت في العمل الذي تحبه ، اقم بتجرب نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوم الآن.

منذ أكثر من عشر سنوات ، كان من الصعب الحصول على برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting)

الآن ، أصبح استخدام هذه البرامج بسيطًا ومريحًا أكثر من أي وقت مضى.

قبل أن وجود الـ “Cloud” ، كان يتم تخزين السجلات المحاسبية على جهاز كمبيوتر ، وكانت مهمة إدارة الدفاتر اليومية تتطلب وجود شخص ما في المكتب لتسجيل المعاملات ودفع الفواتير وإصدار فواتير العملاء.

في كثير من الأحيان ، كان يتم تأجيل المهام المحاسبية لنهاية الأسبوع أو الشهر أو حتى نهاية العام ، ويرجع هذا إلى أن أصحاب الأعمال كانوا يعطون الأولوية لخدمة عملائهم على حساب قضاء الوقت في المحاسبة والتعامل مع الدفاتر ، لا يستطيع أحد أن يلومهم؟

لكن كل هذا التسويف يصبح واضحًا عندما يحين وقت حساب الضرائب ، فقد تم تصنيف المصروفات بشكل خاطئ أو تم نسيانها تمامًا ، ولم تتم تسوية الحسابات ، لذا تراكمت الأخطاء دون أن يلاحظها أحد ، واختلطت المصروفات الشخصية مع المصروفات الخاصة بالنشاط التجاري.

في هذه الحالة يصبح التخطيط الضريبي عديم الفائدة لأن البيانات المالية الغير صحيحة لا يمكن أن تعطي تقديرات ضريبية دقيقة ، يقضي المحاسبون ساعات (باهظة الثمن) لا تعد ولا تحصى لتصحيح الأخطاء قبل أن يتمكنوا من إعداد الإقرار الضريبي.

لحسن الحظ ، وفرت برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) مجموعة من الأدوات والتقنيات التي يمكن أن تساعد في تقليل متاعب إدارة الفواتير والمحاسبة.

أحدثت التكنولوجيا السحابية (Cloud Technology) ثورة في عالم المحاسبة ، ليس فقط لأصحاب الأعمال الصغيرة ، ولكن لمحترفي المحاسبة والضرائب أيضاً ، دعونا نلقي نظرة على خمس مميزات في برامج المحاسبة السحابية تجعل عملك أسهل.

المحتويات

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

هل محفظتك مكتظة بإيصالات المصروفات؟ كم من هذه المصروفات سوف يدخل بالفعل في إقرارك الضريبي في نهاية العام؟ ما لم تسجل مصروفاتك فور حدوثها ، فمن السهل أن تفقدها أو تنسى أمرها عندما يحين وقت إعداد إقرارك الضريبي.

يتيح لك برنامج المحاسبة السحابية تتبع مصروفات العمل بسهولة عن طريق تسجيلها و تصنيفها.

إذا قامت مصلحة الضرائب بإختيار نشاطك التجاري للتدقيق ، فإن هذه البيانات يريد المفتشون الإطلاع على الإيصالات.

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية ، يمكنك التقاط صورة لإيصالك ، يمكن إرفاق هذه الإيصالات بمصروفاتك في بضع ثوانٍ فقط ، لا مزيد من الأدراج المليئة بالإيصالات ، لا مزيد من الأوراق المفقودة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

كانت الطريقة القديمة للعمل مع برامج المحاسبة هي شراء مجموعة برامج باهظة الثمن ثم تثبيتها على جهاز كمبيوتر ، وعندما يتم طرح إصدار جديد كل عام ، فإن أصحاب الأعمال الصغيرة سيكون عليهم أن يضعوا ميزانية جديدة لهذا التحديث أو يواصلون العمل باستخدام إصدار قديم -وغير مدعوم في كثير من الأحيان- من البرنامج.

إذا احتاج صاحب العمل أن يمنح عدة أشخاص حق الوصول إلى بيانات المحاسبة ، فسيتعين على الشركة شراء تراخيص إضافية ، بالإضافة لهذا ، فإن وجود مستخدمين إضافيين يجعل التحديثات أمرًا مزعجًا لأن وقتها كان لابد من تثبيت الإصدارات الجديدة على كل جهاز على حدة.

المحاسبة السحابية عملت بالفعل على تبسيط عملية تحديث البرامج ، لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن تثبيت البرامج أو التحديث إلى الإصدارات الجديدة أو نسخ البيانات احتياطيًا ، ما عليك سوى الوصول إلى البرنامج من خلال مستعرض ويب (Google Chrome على سبيل المثال) ومطور البرامج هو من يعتني بالتحديثات والنسخ الاحتياطية والأمان دون الحاجة إلى طلب مساعدة مهندس الـIT ، كل هذا مقابل رسوم شهرية معقولة بدلاً من مبالغ ضخمة مقدمًا.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

المحاسبة السحابية تجعل من السهل مشاركة المعلومات مع المحاسب أو مفتش الضرائب ، يؤدي هذا إلى زيادة الأمن والتعاون مع تقليل عملية النقل والإرسال التقليدية ، لنلقي نظرة على مثال.

لنفترض أنك مقاول تفكر في الاستثمار في قطعة جديدة من المعدات ، لست متأكدًا مما إذا كانت هذه هي الخطوة الصحيحة لنشاطك التجاري ، هل يجب أن تستأجر أم تشتري؟ هل ستتسبب الأقساط في حدوث مشكلة في التدفق النقدي؟ ماذا سيكون تأثير هذا على ضرائبك؟

باستخدام برنامج محاسبة قديم ، من المحتمل أن تتصل بالمحاسب لشرح الموقف ، سيطلب منك محاسبك إرسال بياناتك المالية حتى تاريخه ، سيتعين عليك إما طباعتها وتسليمها يدويًا أو إرسالها بالبريد الإلكتروني ، ونأمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني آمناً.

بمجرد أن يتلقى المحاسب بياناتك المالية ، يقوم بمراجعتها ، قد يحتاج إلى بعض التقارير الإضافية أو لديه المزيد من الأسئلة حول تكلفة المعدات وعقد الإيجار أو خيارات التمويل ، من المحتمل أن يستغرق المحاسب يومًا أو يومين على الأقل لمعالجة هذه الأرقام وتقديم المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار.

الآن ، دعنا نفكر في كيفية تنفيذ هذا السيناريو مع برامج المحاسبة السحابية ، عندما تتصل بالمحاسب ، فإنه سيكون قادرًا على تسجيل الدخول إلى البرنامج بينما تتحدثون.

يلقي المحاسب نظرة سريعة على معلوماتك ويمكنه رؤية صافي الدخل السنوي الخاص بك على الفور ، ربما لا يزال يجب عليه الاتصال بك مرة أخرى بعد أن تتاح له الفرصة لمعالجة بعض الأرقام ، لكن العملية ستستغرق ساعات بدلاً من أيام.

يمكن أن يحدث نفس هذا التعاون سواء كنت تفكر في الاستثمار في المعدات أو توقيع عقد جديد مع عميل أو شراء عقارات أو تعيين موظف ، تتمتع أنت ومحاسبك بوصول سهل وآمن إلى المعلومات المالية التي يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات أفضل في الوقت الذي تريدونه.

سواء كنت تعتمد حاليًا على جداول البيانات أو برنامج سطح مكتب تقليدي للقيام بالمحاسبة في شركتك الصغيرة ، ففكر في الانتقال إلى المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) ، لن يؤدي هذا إلى زيادة كفاءة إدارتك المالية فحسب ، لكن سوف يوفر لك الوقت أيضاً ، بهذه الطريقة يمكنك البدء في التركيز على أهداف عملك الأساسية ، وتعزيز نجاح شركتك على المدى الطويل.

قم بوضع فواتيرك وحساباتك على برنامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) ، حتى تتمكن من إستثمار المزيد من الوقت في العمل فقط.

في مسيرتي المهنية كمدون مستقل ، أجريت مقابلات مع عشرات الأشخاص من مهن مختلفة: من المقاولين والتجار إلى الشركات الصغيرة الأخرى التي تقدم الخدمات المنزلية ، إذا كان هناك شيء واحد مشترك بين هؤلاء الأشخاص المجتهدين ، فهو أنهم دائماً ما يكونوا مشغولون ، مشغولون جدا جدا.

سواء كنت تسافر بين مواقع العمل ، أو تقابل عملاء جدد ، أو تقوم بمتابعة العملاء الحاليين ، أو تطلب البضائع وتقوم بإستلامها ، أو تقوم بالعمل في مشاريع ، أو مهتم بالتسويق ، فهذا كثير عليك.

هذا النوع من رواد الأعمال ذوي المهارات المتعددة لا يملكون الوقت للجلوس على مكتب لإدارة شؤونهم المالية كل يوم ، في الواقع ، غالبًا ما تكون المحاسبة أمر مؤلم لهؤلاء الذين يعملون لحسابهم الخاص ، لقد بدأوا أعمالهم التجارية الخاصة بهم لأنهم طموحون ورائعون في ما يقومون به ، وليس لأنهم أرادوا أن تغمرهم الأعمال الورقية.

هل هذا الوصف ينطبق عليك؟

الخبر السار هو أن هناك طرق سهلة لتولي جميع مهام المحاسبة الخاصة بك حتى أثناء التنقل ، واحد منهم هو برامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) كبرنامج الفاتورة ، لقد كانت المحاسبة الاون لاين سبباً في تغيير قواعد اللعبة لملايين الشركات الصغيرة حول العالم ، وهي مناسبة تمامًا للمقاولين المشغولين وشركات الخدمات المنزلية الصغيرة.

إذا كنت تعمل في الخدمات المنزلية أو صاحب حرفة ، فإليك ما يمكن أن تقدمه لك المحاسبة الاون لاين:

1. وضع تقديرات سريعة وواضحة في دقائق معدودة.

السؤال الأول الذي يسأله عميلك هو ، “ما تكلفة هذا؟” لذا فإن القدرة على وضع تقدير سريع ودقيق وواضح أمر أساسي ، باستخدام المحاسبة السحابية (المحاسبة اون لاين) ، يمكنك وضع تقدير ببضع نقرات فقط ، وعندما يتحول هذا العميل المحتمل إلي عميل حقيقي ، تصبح معلوماته بالفعل موجودة في النظام ، لذلك يصبح تتبع الوقت والفواتير سريعًا وسهلاً ، بمجرد أن يبدأ مشروعك ، سيساعد هذا التقدير في إبقاء العمل تحت السيطرة.

2. قم بإصدار فاتورة من مكتبك ، موقع العمل أو من أي مكان.

آخر شيء تريد القيام به في نهاية يوم طويل وشاق هو الجلوس أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإرسال الفواتير ، وتسجيل المصروفات ، والنظر في من يدين لك بالمال ، لحسن الحظ ، معظم منصات المحاسبة السحابية يمكن الوصل لها عن طريق الهاتف المحمول ، يمكنك تنفيذ كل ما سبق وأكثر على الهاتف أو الآيباد أو أي جهاز آخر ، أثناء التنقل.

بمجرد انتهاء المشروع ، يمكنك إرسال فاتورة من سيارتك.

3. الأعمال الورقية ذات المظهر الاحترافي تدعم بناء الثقة مع عملائك.

أنا لا أقول أن هناك أي خطأ في تلك الفواتير التي أنشأتها بإستخدام Word أو Excel ، ولكن هناك طرق تترك انطباع أفضل لدى عملائك ، وفي نفس الوقت تساعد في توفير الوقت.

تقدم معظم منصات المحاسبة السحابية نماذج فواتير قابلة للتخصيص ، وميزات إعداد التقارير ، لذلك في كل مرة تتواصل فيها مع عميلك ، ستبدو كالمحترفين ، بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إضافة رقم سجل تجاري و بطاقة ضريبية ، وإنشاء النموذج الخاص بك ، يصبح إرسال الفواتير أمرًا سهلاً مثل إدخال المعلومات الجديدة والنقر فوق إرسال أو طباعة.

4. قل وداعًا لجداول البيانات.

تسمح لك معظم منصات المحاسبة السحابية بتخزين بيانات المصروفات رقميًا ، وحتى تنظيمها تلقائيًا حسب العميل والفئة بحيث تكون في غاية السهولة وقت تحصيل الضرائب ، في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول إلى البرنامج ، سترى ما تنفقه ومدى ربحك في لمحة ، دون عناء جداول البيانات.

5. احصل على أجر مقابل كل دقيقة تعمل فيها.

تعد مواقع العمل أماكن مزدحمة ، وباعتبارك المالك ، فمن المحتمل أن يتم إنشغالك في مليون اتجاه مختلف ، كيف يمكنك التأكد من أنك تتابع بشكل صحيح جميع عملائك؟ يمكن أن تخسر مئات -بل آلاف- من الجنيهات كل عام.

تتميز منصات المحاسبة السحابية بوظائف تتبع العملاء التي تسمح لك ببساطة ببدء إضافة بيانات العملاء ، في نهاية المشروع ، سيكون لديك سجل جاهز لتضيفه في الفاتورة.

6. أتمتة الفواتير للمنتجات والخدمات المتكررة والعملاء.

العديد من المهن أو شركات الخدمات المنزلية ، مثل عمال تنظيف المنازل ، لديهم قائمة من العملاء الذين يستخدمون خدماتهم بشكل منتظم ، يمكنك إنقاذ نفسك من الأعمال الروتينية للفواتير كل شهر عن طريق إعداد ملف تعريف في منصة المحاسبة السحابية الخاصة بك حتى يقوم البرنامج تلقائيًا بإضافة بيانات الفواتير نيابة عنك.

قد تكون المحاسبة السحابية هي الإجابة التي كنت تبحث عنها لمساعدتك في فهم كيفية قضاء وقتك وكيف تهتم بجميع المهام المحاسبية المرتبطة بإدارة الأعمال التجارية.

عندما يسألني أحد العملاء عن شكل الفاتورة الإلكترونية وعن كيفية تجنب المشاكل القانونية في فاتورته ، فإنه يسأل عادةً عن شيء واحد: كيفية التأكد من حصوله على أموال مقابل العمل الذي يقوم به.

بعد كل شيء ، لا يوجد شيء أسوأ من مطاردة أموالك ، يستهلك وقتك الثمين الذي يمكنك تكريسه لمشاريع أخرى ، علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي قلقك على أموالك إلى الكثير من الليالي بلا نوم.

من المؤكد أن قراء هذه المدونة يقدّرون كيف تخلص برنامج الفاتورة من مشاكل الفواتير ، ولكن قد تتساءل عما إذا كان هناك أي شيء يمكنك إضافته في فاتورتك لجعلها أكثر إلزامًا وتضمن حصولك على أموالك في الوقت المحدد أو على الأقل تحديد موعد إستحقاق.

الإجابة البسيطة هي أنه لا يوجد بند قانوني مضمون يضمن لك الدفع: العميل الوهمي سيظل عميلاً وهميًا بغض النظر عن مدى دقة صياغة فاتورتك ، ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل شكل الفاتورة الإلكترونية “قانوني” بشكل أكبر لضمان حصولك على أموال مقابل العمل الشاق الذي تقوم به.

1. بيانات العميل الصحيحة.

ربما كنت تعمل يومياً مع شخص ما ، لكن هذا لا يعني أن هذا الشخص هو المسؤول عن القسم المالي ، اعتمادًا على حجم شركة العميل ، قد يكون لديهم قسم محاسبة ، هذا يعني أن هذا الشخص يقوم فقط بإعادة توجيه فاتورتك إلى الشخص المسئول عن الفواتير ، لذلك إذا كانت هذا الشخص في إجازة ، فقد ينتهي الأمر بفاتورتك عالقة في صندوق الوارد الخاص بهم.

من لحظة بداية العمل مع العميل ، اطلب تفاصيل بيانات من هو المسؤول عن الدفع لك ، عادةً ما يكون من الأسهل التعامل مع هذا الشخص مباشرةً وإرسال الفواتير له ، بهذه الطريقة ستعرف أن قسم المحاسبة قد استلم فاتورتك بالفعل ، وقد يكون من الأسهل متابعة الدفعات المتأخرة معهم مباشرةً.

2. رقم تعريف فريد لكل فاتورة.

قم بإنشاء نوع من نظام الترقيم لتنظيم فواتيرك ، قد يكون هذا نظام ترقيم أساسي يبدأ بـ 001 أو يمكن أن يكون حسب التاريخ (على سبيل المثال 08142017). سيساعدك هذا في الحفاظ على فواتيرك منظمة للأغراض الضريبية ، كما أن نظام ترقيم الفواتير الجيد سيجعل الأمور أسهل (وسيكون شكل الفاتورة الإلكترونية أكثر احترافية) إذا احتجت إلى المتابعة مع عميل بشأن فاتورة متأخرة ، خذها مني ، ستبدو أكثر جدية عند الإستعلام عن حالة الفاتورة 0032 بدلاً من “تلك الفاتورة التي أرسلتها من اسبوعين”.

3. مطابقة شروط الفاتورة وشروط العقد.

عندما يتعلق الأمر بفواتير العملاء ، فأنت بحاجة إلى التأكد من تطابق جميع المعلومات مع التفاصيل الموضحة في العقد ، على سبيل المثال ، إذا كان العقد ينص على أن شروطك للدفع هي الدفع بعد 30 يوم من الإستلام ، فلا يمكنك المطالبة بالدفع عند استلام فاتورتك ، وإذا كنت لا تستخدم عقدًا يتضمن شروطًا للدفع ، فسترغب في تغيير ذلك على الفور.

4. أي تفاصيل أساسية يطلبها عميلك.

في بعض الحالات ، سيكون لدى الشركات متطلبات محددة بشأن المعلومات التي يجب أن تكون موجودة في الفاتورة ، على سبيل المثال ، سيطلب بعض العملاء أن تتضمن فاتورتك رقم البطاقة الضريبية (أو رقم الضمان الاجتماعي) ، أو قد تحتاج إلى إضافة ملخص تفصيلي للخدمات التي تقوم بإعداد فواتير لها ، قد يحدد البعض الآخر أنه يجب إرسال الفواتير إلكترونيًا أو عبر البريد العادي ، سيؤدي عدم وجود المعلومات الصحيحة في فاتورتك إلى تأخير الدفع ، لذلك من الأفضل دائمًا أن تسأل مقدمًا عما إذا كان لديهم احتياجات معينة.

5. تاريخ وشروط الدفع.

يجب أن تتضمن كل فاتورة تاريخ الإصدار وتاريخ الإستحقاق أو توضح شروط الدفع ، تعود المصطلحات الدقيقة التي تستخدمها إليك أنت وعميلك ، ولكن إليك بعض الاقتراحات:

بعض الأبحاث حول شروط الدفع وتأثيرها على احتمالية الحصول على الأموال توضح أن هناك مصطلحات مما يلي هي الطريقة المثلى: “شكرًا لك – نحن نقدر عملك حقًا! يُرجى إرسال الدفعة في غضون 21 يومًا من استلام هذه الفاتورة “.

كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان ، لن يعرف جميع العملاء معنى مصطلح “30 يوم” ، إن قول “خلال 30 يومًا” (أو حتى كتابة تاريخ الاستحقاق المحدد) سيكون أسهل أن يفهمه الجميع.

تجنب استخدام “الدفع عند الاستلام” كلما أمكن ذلك (إلا إذا ناقشت هذا الأمر مع العميل مسبقًا) ، قد تعتقد أن هذه اللغة ستساعدك في الحصول على أموالك بشكل أسرع ، ولكن عدم تحديد موعد نهائي فعلي يمكن أن يأتي بنتائج عكسية ، قد يفسرها بعض العملاء على أنها “ادفع كلما استطعت”.

6. تفاصيل الخدمات و المنتجات في الفاتورة.

يجب أن يوضح كل سطر في الفاتورة الخدمات او المنتجات التي يتم إصدار فواتير عنها بالضبط ، إذا تم تحصيل رسوم ثابتة من العميل عن الخدمات ، فأنت بحاجة إلى تحديد ما تحصل عليه ، إذا كنت تتقاضى أجرك بالساعة ، فحدد أجر الساعة وعدد الساعات التي إستغرقتها في العمل.

من الجيد قراءة هذا الجزء من الفاتورة بسهولة ، ولكن حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان ، إنها فرصة جيدة لتذكير عميلك بقيمة العمل الذي قدمته.

ملاحظة أخيرة: لتجنب المشاكل القانونية ، ناقش دائمًا شروط الدفع مع العميل في البداية.

النهج الاستباقي هو دائمًا أفضل طريقة لضمان دفع فواتيرك في الوقت المحدد ، ناقش شروط الدفع الخاصة بك مع العملاء مبكراً ، لست بحاجة إلى أن تبدو محاميًا صارمًا يمكنك صياغتها في شكل سؤال بسيط مثل “يدفع لي عملائي الآخرون في غضون 21 يومًا من إكتمال المشروع ، هل هذا يناسبك؟”

هذا كافي ، إذا لاحظت أي إرتباك في رد فعلهم ، فثق بحدسك وامض قدمًا ، بالإضافة إلى ذلك ، قم دائمًا بإدراج شروط الدفع في عقدك ، سيؤدي هذا لتسهيل متابعة الدفع في حالة حدوث خطأ.

انك تتعلم كيفية إنشاء فاتورة لا تحتوي على أي أخطاء خطوة أساسية لأصحاب الأعمال الصغيرة، بينما يعد إنشاء فاتورة مهمة بسيطة جدًا ، يمكن أن تتلاشى أخطاء صغيرة بسهولة، لا تخف أبدًا … هناك أدوات ونصائح للمساعدة

لا تدع أخطاء الفواتير تؤخر السداد

يواجه العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة تأخيرات مماثلة في الدفع لأنهم يفعلون أيضًا بعض الأخطاء الشائعة جدًا في الفواتير مثل إرسال الفاتورة إلى الشخص الخطأ ، وعدم تحديد شروط الدفع ، وعدم تضمين رقم أمر الشراء.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا أو كنت تريد حقًا معرفة كيفية إنشاء فاتورة بأقل قدر من الاخطاء ، فأنت في المكان الصحيح. في هذا المقال ، ستتعلم كيفية إنشاء فاتورة بالطريقة الصحيحة. سنناقش عن هذا المقال:

• ما هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في فاتورتك
• كيفية إنشاء فاتورة في مجموعة متنوعة من البرامج (ولماذا تعتبر قوالب الفاتورة أفضل صديق لك)
• بديل للقوالب التي تجعل عملية تحرير الفواتير في غاية السهولة

العناصر الأساسية لأي فاتورة

الفاتورة عالية المستوى هي مستند يوضح تفاصيل الخدمات التي تقدمها والمبلغ المستحق ومتى تتوقع الدفع.

ولكن عندما تنظر عن قرب وتقارن بين أي فاتورتين ، ستلاحظ وجود بعض الجوانب المشتركة بينهما. فيما يلي 15 عنصرًا من العناصر الأكثر شيوعًا الموجودة في أي فاتورة، ضع في بالك أثناء قراءة هذا أن بعض العناصر ممكن الا تنطبق عليك.

• شعار عمل يجعلك تبدو كمحترف
• اسم شركتك — عادةً بخط أكبر — أعلى الفاتورة
• معلومات الاتصال الخاصة بك ، حتى يعرف العملاء كيفية الحصول عليك
• عنوان إرسال الفواتير الخاص بالعميل — كلا الاسم وتفاصيل الفاتورة. لاحظ أنه في بعض الشركات ، لا يكون العميل الذي تعمل معه هو الشخص الذي ترسل إليه الفاتورة
• تاريخ الإصدار أو تاريخ الفاتورة
• شروط الدفع ، حتى يعرف العملاء عدد الأيام التي تلي تاريخ الإصدار التي يتعين عليهم دفع الفاتورة بها. على الرغم من أنه قد يكون لديك شروط دفع محددة لعملك ، إلا أن الشركات الكبرى غالبًا ما يكون لها شروطها الخاصة التي تلتزم بها بشدة. تأكد من أن فاتورتك تعكس ما وافقت عليه
• تاريخ استحقاق يوضح متى تتوقع أن يتم الدفع لك. هذا هو مجرد تاريخ الإصدار بالإضافة إلى شروط الدفع الخاصة بك
• رقم الفاتورة لمساعدتك على تتبع فواتيرك والبقاء منظمًا لموسم الضرائب. سترغب في إنشاء أرقام فواتير متسلسلة للحفاظ على ترتيب الأشياء جيدًا
• وصف الخدمة ، حتى يعرف العملاء ما يدفعون مقابله
• المعدل الساعي أو الثابت الذي تحدده عادةً في مراحل المشروع المبكرة عند إنشاء تقدير المشروع
• مبلغ الضريبة التي قد تكون أو لا تكون قابلة للتطبيق
• إجمالي الخط لكل خدمة تقدمها
• أي خصومات قد ترغب في تطبيقها لعملاء وخدمات محددة
• المبلغ المستحق حتى يعرف العميل ما يجب دفعه
• ملاحظات أخرى مثل شكرهم على أعمالهم أو تفاصيل حسابك المصرفي. إذا كنت تطلب إيداعًا للفاتورة ، فذكرها هنا

كيفية إنشاء فاتورة : القوالب هي أفضل صديق لك

الآن بعد أن فهمت العناصر المهمة للفواتير الأكثر فاعلية ، فلننظرعلى العديد من البرامج المختلفة التي يمكنك استخدامها لإنشاء فواتيرك. وتشمل جداول بيانات Google و Google Docs و Microsoft Excel و Microsoft Word وبرامج الفواتير.

توفر كل هذه البرامج قوالب فواتير يمكنك الوصول إليها وتعديلها وحفظها وإرسالها إلى عملائك. نظرًا لأن هذه القوالب غالبًا ما يتم تنظيمها مثل الفواتير الأكثر فاعلية – مع العناصر الرئيسية المذكورة – يمكنك الشعور بالثقة بشأن إنشاء فاتورة بالطريقة الصحيحة.

يمكنك الوصول بسهولة إلى هذه القوالب من داخل أي من البرامج. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم جداول بيانات Google ، فحدد “جديد” متبوعًا بـ “جداول بيانات Google” و “من نموذج”. أو ، إذا كنت تفضل استخدام Word ، فحدد “ملف” ، “جديد من القالب” واكتب “فاتورة” في شريط البحث ، لاحظ أن العملية الدقيقة قد تختلف وفقًا لإصدار Word لديك

بدلاً من ذلك ، إذا سئمت من القوالب القياسية وجميع التخصيصات ، يمكنك تنزيل قوالب الفاتورة من خدمة برامج المحاسبة مثل  Revamp.  تقدم  Revamp مكتبة من قوالب الفاتورة الجميلة لكل من Word و Excel و Google Sheets و Google Docs و Adobe PDF.

تبدو هذه القوالب احترافية ، وهي مصممة خصيصًا لأصحاب الأعمال الصغيرة ومتاحة في صناعات مثل التصميم الجرافيكي والتصوير الفوتوغرافي والبناء والعديد من الصناعات الأخرى. ونظرًا لأن هذه القوالب لها تصميم كامل ، فسوف تقضي وقتًا أقل في إضافة وإزالة الحقول الموجودة في فاتورتك ، ووقتًا أطول في إعداد الفواتير وتلقي الأموال.

بديل لقوالب أفضل لأجل إنشاء فاتورة

لكن قوالب الفواتير ستساعدك فقط حتى الآن. حتى مع النموذج الأكثر روعة ، سوف تضيع الوقت في إنشاء وإرسال الفواتير. فسيتعين عليك إضافة عناصر سطر والتنقيب في الخلايا وحفظها كملف PDF قبل إرفاق الفاتورة برسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى العميل.

وإذا كانت هناك أي أخطاء في تلك الفواتير ، فسيتعين عليك دائمًا الرجوع إلى المستند الأصلي لإصلاحها قبل الحفظ مرة أخرى كملف  PDF  وإرساله إلى العميل. (نعم ، حتى النموذج الرائع عرضة للخطأ البشري).

قد لا يبدو إهدار بضع دقائق كثيرًا ، ولكنه يتراكم بسرعة كلما أرسلت المزيد من الفواتير. قبل أن تعرف ذلك ، لقد أهدرت الكثير من الوقت في إعداد الفواتير. الوقت الذي كان يمكن أن تقضيه في العمل الذي تحبه أو الاسترخاء مع العائلة

الاخبار الجيدة! يمكنك استعادة هذه المرة والتركيز على تلك الأشياء التي تهمك باستخدام برنامج الفواتير المناسب.

ما الذي يمكن أن يقدمه لك برنامج الفواتير المناسب

سيساعدك برنامج الفواتير الصحيح على:

• تجنب تلك الأخطاء المزعجة في تحرير الفواتير، على سبيل المثال ، سيقوم الحل الصحيح تلقائيًا بإنشاء أرقام فواتير بترتيب تسلسلي وحتى حساب قيمة فاتورتك
• عملاء “مدهشون” بفواتير ذات مظهر احترافي يمكنك إنشاؤها في دقائق
• إدارة السداد المتأخر عن طريق السماح لك بتعيين وإرسال تذكيرات مخصصة للدفع المتأخر على فترات زمنية مختلفة، هذه الميزة تزيل تلك المحادثات المالية المحرجة
• احصل على مدفوعاتك بشكل أسرع من خلال السماح لك بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان وطلب إيداع مقدمًا
• وفر الوقت بالسماح لك بتكرار الفواتير الحالية، هذه الميزة مثالية إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاتورة مماثلة لتلك التي أرسلتها من قبل
• فاتورة بعملة العميل بفضل الفواتير متعددة العملات
• فاتورة بما تستحقه من خلال السماح لك بإضافة الوقت والنفقات المتعقبة إلى الفاتورة
• أرسل فواتير متكررة وفقًا لجدول زمني إلى العملاء المعتمدين على الاشتراك ، حتى لا تضيع وقتك في إنشاء فاتورة جديدة كل شهر

Revamp هو الحل الذي يقدم جميع الميزات المذكورة وأكثر! سيساعدك حل المحاسبة والفواتير الشامل للشركات الصغيرة في إنشاء فاتورة خالية من الأخطاء في وقت قصير جدًا، باستخدام  Revamp ستصبح الفواتير في غاية السهولة، ستعمل على تحسين عملية تحرير الفواتير بالكامل وسيكون لديك المزيد من الوقت للأشياء التي تحبها

إذن ، هل أنت مستعد لإنشاء وإدارة فواتيرك في Revamp؟ إذن جرب Revamp اليوم. مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا وبدون الحاجة إلى بطاقة ائتمان ، ليس لديك ما تخسره على الإطلاق.

من المحتمل أنك على الأقل ارتكبت خطأً واحدًا من أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية هذه ، عندي لك اخبار جيدة ، بمجرد أن تدرك هذه الأخطاء ، يسهل عليك تجنبها و إصلاحها!

تعد طباعة وإرسال فاتورة إلى عملائك خطوة مهمة في الحصول على الأموال ، لا شك أنك تفهم هذا ، ولكن في كثير من الأحيان عندما تكون في عجلة من أمرك لإرسال هذه الفواتير ، قد ترتكب بعض الأخطاء الشائعة في الفواتير التي تؤدي إلى التأخير في الحصول على الدفعات.

تعد إحدى أسهل الطرق لتجنب أخطاء الفواتير هي استخدام برنامج الفاتوة أو نموذج فاتورة مجاني ، يمكنك تقليل عدد الأخطاء الشائعة التي تحدث في الفواتير ، باستخدام برامج الفوترة أو نماذج الفواتير المجانية.

بالنظر إلى مدى أهمية الفواتير في عملية الدفع الخاصة بك ، والتي تؤثر بدورها على التدفق النقدي الخاص بك ، يجب تجنب أخطاء الفواتير هذه.

إليك ثمانية أخطاء شائعة جدًا في الفواتير يمكنك تجنبها بسهولة.

المحتويات

    الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

    الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

    الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

    الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

    الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

    الخطأ السادس: عدم المتابعة.

    الخطأ السابع: إدراج رسوم الضرائب.

    الخطأ الثامن: إرسال فاتورة تتضمن أخطاء.

    كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

بصفتي كاتب مستقل ، عادةً ما أقدم فاتورتي على الفور بعد تقديم مسودتي الأولى إلى العميل ، في الحالات التي تفاوضت فيها على الدفع مقدمًا ، أقوم بإرسال الفاتورة قبل أن أبدأ بالعمل وأطلب الرصيد عند إرسال مقالتي.

في كلتا الحالتين ، لا تنتظر حتى يطلب عملاؤك الفاتورة ، إنهم مشغولون ، ومن المحتمل أنهم سينسون تذكيرك ، وقد تتراكم الفواتير غير المدفوعة ، المسؤولية مسؤوليتك.

كلما أسرعت في إرسال الفاتورة ، زادت سرعة دفع العميل ، لذا يُرجى عدم الانتظار حتى نهاية الشهر ، تصرف على الفور بمجرد إنتهاء عملك ، سترى مدى سهولة تجنب أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية.

الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

بصفتك صاحب عمل ، هل أخطأت بإرسال “فواتير مفتوحة” إلى العملاء وشروط الدفع غير موضحة بالفاتورة؟ ضع في اعتبارك هذه الأمثلة:

“عند الاستلام” هذا السطر يخبر العميل أنه يتعين عليه الدفع في أسرع وقت ممكن ، ولكن “في أقرب وقت ممكن” هذه أيضاً غير محددة.

“في خلال 30 يوم من الإستلام” أيضاً مربك لأولئك الذين لا يتمتعون بالخبرة في مجال الأعمال.

عبارة “الدفع في خلال X عدد أيام من الإستلام” يمكن أيضًا فهمها بشكل مختلف بين العملاء.

لتجنب أي لبس ، حدد يوم الدفع بالضبط ، على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال فاتورتك في الأول من أغسطس وتريد السداد في خلال أسبوع ، فقم بتعيين تاريخ الدفع يوم الثامن من أغسطس ، القدرة على تخصيص تواريخ الاستحقاق هي ميزة يوفرها برنامج الفاتورة.

سيساعدك تحديد موعد الدفع أيضًا على التنبؤ بالتدفق النقدي ، حيث سيكون لديك فكرة أفضل عن موعد استلام الدفعة.

الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

بينما لا يحتاج بعض العملاء إلى فاتورة تفصيلية ومفصلة ، البعض الآخر يحتاجها ، بالنسبة للعديد من العملاء ، فإن الفواتير الالكترونية أمر يتعلق بالإجراءات ويساعدهم عند تتبع مصروفاتهم وتسجيلها.

تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة ، بغض النظر عن هوية العميل ، هي طريقة مضمونة لتجنب تلقي الرسائل والمكالمات من العملاء يشتكون من عدم وضوح الفاتورة ، يمكن أن يؤثر هذا على دفع فاتورتك في الوقت المناسب لأن العميل قد أعاد الفاتورة إليك الآن لإجراء المراجعات.

على سبيل المثال ، إذا صممت موقع إلكتروني لأحد العملاء ، قم بإدراج عنوان الموقع وعدد الصفحات به وأذكر وصف الموقع و كل شئ داخل الوصف في الفاتورة.

الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

صدق أو لا تصدق ، هذا ليس أحد أكبر أخطاء الفواتير الالكترونية فقط ، بل أحد أكبر أخطاء الفواتير عامةً ، على مدونة Revamp هناك مقال بعنوان ” كيفية استخدام شروط الدفع في فاتورتك للحصول على الأموال بشكل أسرع ” سلط الضوء على كيف يمكن لإظهار المجاملة في فاتورتك أن يجعل العميل يدفع لك بشكل أسرع وينتج عنه تدفق نقدي إيجابي ، على سبيل المثال ، 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم “شكرًا لك” في شروط الدفع يتم تحصيلها في أقل من سبعة أيام ، 12.70٪ يتم تحصيلها في أقل من 14 يومًا.

ومع ذلك ، يفشل العديد من مالكي الأنشطة التجارية في إدراج عبارات مثل “شكرًا لك” أو “يُرجى الدفع بحلول [التاريخ]”.

اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث ، 89.61٪ من الفواتير يتم تحصيلها عندما تحتوي على كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تحتوي على كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعل العملاء يدفعون بشكل أسرع.

لماذا لا تجرب؟

الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

من المهم تحديد الشروط وتقديم تقرير مفصل للخدمات والتكاليف والمنتجات لتجنب الفشل في أي مشروع.

من الضروري أيضًا إعادة صياغة هذه البنود وتحديد الخدمات التي قدمتها عند إرسال الفواتير ، لماذا ا؟ حتى تتمكن من حماية نفسك.

يمكن للعملاء أحيانًا تقديم المزيد من الطلبات عن طريق طلب مراجعات وتغييرات إضافية بعد إصدار الفاتورة ، إعادة صياغة الشروط يحميك من هذا السلوك ويقلل من مخاطر المصطلحات غير الواضحة.

الخطأ السادس: عدم المتابعة.

لقد أرسلت الفاتورة ، ومرت ثلاثة أسابيع ، ولم يتم تحصيلها بعد ، هل قمت بالمتابعة؟

لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي أرسلت فيها فاتورة ، وقمت بمتابعتها بعد أسبوع ، إعتذر لك العميل عن التأخير ثم أرسل لك دفعة في نفس اليوم.

ينسى بعض العملاء الدفع لأنهم مشغولون ، سينتظر بعض العملاء حتى تاريخ الاستحقاق المحدد للدفع ، بينما ينتظر البعض الآخر حتى تتصل بهم (نعم ، هذا النوع من العملاء موجود بالفعل) ، في كلتا الحالتين ، المتابعة تحل مشاكل التأخر في السداد.

الخطأ السابع: إضافة رسوم الضرائب.

لا أحد يحب المفاجآت ، إذا كنت بحاجة إلى القيام بعمل إضافي يتجاوز الاتفاقية ، فتحدث إلى عميلك قبل القيام بهذا العمل وخاصة قبل إصدار فاتورة له.

بعيدًا عن أخطاء الفواتير الالكترونية الشائعة التي تجعل من الصعب عليك الحصول على أموال ، فإن صدمة عملائك بتكاليف ورسوم إضافية كالضرائب تضر بعلاقتك مع العميل.

الخطأ الثامن: إرسال فاتورة بها أخطاء.

هل أرسلت فاتورة وبعد أن أرسلتها أدركت أن التاريخ غير صحيح ، ورقم الفاتورة غير صحيح ، وهناك أخطاء إملائية ، تتضمّن المعلومات التي طلبها العميل؟

هل نسيت يومًا إضافة رقم السجل التجاري الخاص بك؟ تحتاج الشركات الصغيرة إلى التفكير في كيفية تعامل عملائها مع علاماتهم التجارية ، لذا فإن التجربة الإيجابية المستمرة يمكن أن تساعدك أيضًا في الحصول على أموالك في الوقت المحدد.

أنا متأكد من أنك قد ارتكبت واحدًا على الأقل من هذه الأخطاء ، لا سيما عند إنشاء الفواتير في Excel. الحل هو التدقيق في فواتيرك بحثًا عن الأخطاء الإملائية وجميع الأخطاء الأخرى قبل إرسالها ، سيجنبك هذا الرسائل المستمرة من عملائك والتي تؤدي إلى مزيد من التأخير في السداد.

بدلاً من ذلك ، قم بإستخدام نظام الفواتير الالكترونية عبر الإنترنت ، يتيح لك برنامج الفاتورة تجنب هذه الأخطاء ، وسيقوم بتحديث رقم الفاتورة أثناء إنشاء الفواتير ، ويتيح لك معاينة الفواتير قبل إرسالها.

كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

بصرف النظر عن هذه الميزات والفوائد ، وغيرها من الميزات المذكورة في المنشور ، يساعدك برنامج الفاتورة على:

• إقناع عملائك بالفواتير المخصصة.
• الحصول على أموالك مقدمًا عن طريق تحديد تاريخ الإستحقاق.
• إدارة الفواتير المتأخرة عن طريق متابعة الفواتير متأخرة
• مكافأة العملاء المميزين بالخصومات.
• تلبية احتياجات العميل من خلال الفواتير متعددة العملات والفواتير متعددة اللغات.

إذن ، هل أنت مستعد لتحسين عملية الفوترة الخاصة بك؟ جرب برنامج الفاتورة مجانًا لمدة 30 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان وتعرف على مدى سهولة تجنب هذه الأخطاء (وجرب مزايا أخرى لا حصر لها أيضًا!)

 عندك عمل حر جانبي خاص بك تديره؟ فيما يلي بعض الطرق البسيطة لتساعدك على النجاح.

على الصعيد العالمي ، يقوم الكثير من الأشخاص بإنشاء اعمال جانبية بجانب وظيفتهم ، في أمريكا على سبيل المثال ، وفقًا لـ Bankrate ، يوجد 44 مليون شخص عندهم وظيفة ثانية ، وهذه الأرقام قابلة للزيادة حيث ان الكثيرون بدأوا يدركوا مدى أهمية الأعمال الجانبية.

من الجيد أنك إذا كنت تقرأ هذا ، فإنك تدير عمل حر جانبي خاص بك ، يمكنك مشاهدته بطريقة معينة: ربما يكون مشروعًا شغوفًا ، أو مصدرًا مناسبًا للدخل الإضافي ، أو وسيلة لتغطية نفقاتك أو حتى وسيلة للانغماس في أشياء لا يمكنك تحمل تكلفتها بأي طريقة أخرى.

بغض النظر ، من المحتمل أنك فكرت في الشكل الذي سيبدو عليه الأمر إذا اخترت العمل بدوام كامل ، ومع ذلك ، لست مستعدًا الآن للتخلي عن الأمان والعديد من الامتيازات الأخرى في وظيفتك اليومية ، في الواقع ، قد لا تكون مستعدًا أبدًا ، خاصة إذا كنت قد قررت أن عملك الجانبي هو مشروعك الشغوف. وهذا جيد!

ولكن ، مهما كانت أسبابك لإبقاء عملك الجانبي هذا على الهامش ، فهناك طرق يمكنك من خلالها تحسينه بحيث إذا قررت تطويره إلى عمل بدوام كامل ، فستحصل على كل أمورك مرتبة و مضبوطة.

فيما يلي أربع طرق لتهيئة جهودك لتحقيق النجاح:

1. السيطرة على الموارد المالية الأساسية.

من المحتمل أنك تدير عمل حر بسيط وتريد تقليل المصروفات العامة ، أليس كذلك؟ قد يعني هذا تجنب الاستثمار في الأدوات أو البرامج التي تعتبرها غير ضرورية ، أليس كذلك؟

كان لدي نفس العقلية عندما كانت “الكتابة” هي عملي الجانبي.

ولكن هل تعلم؟ الانتقال إلى العمل بدوام كامل كان سيصبح أسهل بكثير لو استثمرت في بعض أدوات العمل الأساسية ، المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) هي مجرد مثال واحد على البرامج التي كنت أتمنى أن أستخدمها منذ البداية لأنها كانت ستوفر لي الكثير من الوقت ، ولكنها ساعدتني على النمو في المستقبل.

الفواتير أفضل من إستخدام Word أو  Excel

من المحتمل انك تستخدم -مثل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة- برنامج Excel لإنشاء الفواتير وإدارتها ، Excel  هو كل ما تعرفه ، وهو مألوف للجميع.

تكمن المشكلة في أن هذه الألفة -بجانب الرغبة في الحفاظ على انخفاض التكاليف- تجعلك تتجاهل الإشارات الواضحة التي تشير إلى أنها ليست أفضل طريقة لإنشاء وإدارة فواتيرك: استخدام Excel يستغرق وقتًا طويلاً ومن السهل أن تفقد المستندات.

من السهل أيضًا ارتكاب بعض الأخطاء الشائعة في الفواتير ، مثل قيم الفواتير غير الصحيحة وأرقام أوامر الشراء الخاطئة ، تعني هذه الأخطاء أنه يجب عليك تعديل الفاتورة وحفظها كملف PDF ثم إرسالها مرة أخرى ، يُعد هذا مجهودًا كبيرًا لشيء بسيط مثل إرسال فاتورة.

لحسن الحظ ، فإن المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) تجعل الفواتير سهلة ، لذا فإنك تقضي وقتًا أقل في إنشاء الفواتير وإصلاح الأخطاء وتقضي المزيد من الوقت في تنمية عملك الجانبي ، على سبيل المثال ، تتيح لك الفواتير باستخدام برنامج الفاتورة:

• إنشاء فواتير احترافية بسرعة: إضافة ملاحظة شخصية و معلومات إضافية عن الفاتورة.
• معرفة مقدار الدخل الذي يجلبه عملك الجانبي من خلال تقارير الدخل التي يمكن الوصول إليها من قسم التقارير.
• إضافة قائمة بعملائك لتسهيل إنشاء فاتورة لكل عميل.
• تسجيل المصروفات و تصنيفها.

تتبع مصروفاتك بطريقة إحترافية.

من الشائع عند الكثيرين تتبع المصروفات عن طريق الاحتفاظ بالإيصالات في حقيبة أو صندوق ما واستخدام برنامج Excel لتسجيل المعاملات ، في الواقع هذه هي الطريقة التي كنت أتبعها في تتبع مصروفاتي.

المشكلة هي أن هذه الأساليب تستغرق وقتًا طويلاً وتتسم بالفوضى ، دعونا لا ننسى الإيصالات والأموال المفقودة عند تقديم الإقرارات الضريبية ، يؤدي عدم التنظيم هذا إلى تصنيفات غير صحيحة للمصروفات مما يؤدي لأخطاء في حساب الضرائب و دفع أموال زائدة عن الضرائب الحقيقية المستحقة عليك.

ولكن باستخدام المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) ، يمكنك حل مشاكلك:

• تتبع مصروفاتك دون جهد يدوي.
• إضافة المصروفات على البرنامج واترك البرنامج يقوم بالحسابات بدلاً عنك.
• إنشاء سجلات ضريبية أفضل: يتم تخزين المصروفات وتصنيفها في البرنامج ، بحيث تكون منظمًا عندما يأتي وقت الضرائب ولا تخسر المال.
• تعرف بالضبط على كيفية أداء عملك الجانبي عن طريق سحب المصروفات (ومعلومات الدخل) في تقارير الأرباح ، يمكنك بعد ذلك معرفة ما تحتاج إلى تحسينه.

2. استثمر في نفسك: طور مهاراتك

لا يهم المجال الذي تعمل فيه أو مهنتك ، سيكون لديك منافسة ، ولكن كيف ستتميز عن منافسيك؟

هناك طريقة واحدة وهي الاستثمار في نفسك وحرفتك ، على سبيل المثال ، إذا كان عملك الجانبي هوا انك تعمل كمصمم ويب (عمل حر) ، ففكر في طرق يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك في تصميم الويب.

لكن لا تركز فقط على المهارات المتعلقة بمهنتك ، بدلاً من ذلك ، استثمر في العديد من مجالات الأعمال: وسائل التواصل الاجتماعي ، والمبيعات ، وخدمة العملاء ، وأساسيات المحاسبة ، والقيادة (قم بزيارة Udemy للوصول إلى آلاف الدورات القصيرة التي يمكنك المشاركة فيها في أوقات فراغك).

إذا استغرقت القليل من الوقت للتعلم وتطوير مهاراتك ، فسوف تهيئ نفسك لانتقال أكثر سلاسة إذا قررت العمل بدوام كامل ، أو ببساطة ستكون قادرًا على التعامل مع عملاء أكثر طموحًا (وكسب أموال أكثر) في عملك الجانبي.

3. ابدأ تسويق نفسك

قد يكون لديك بالفعل عدد قليل من العملاء يمكنك الاعتماد عليهم للحصول على تدفق مستمر من الدخل ، لكن هناك احتمالات بأن عملك على ما يرام بسبب انك فقط تعمل مع العملاء الذين يأتون لك بسهولة.

في الواقع ، قد يكون هذا أحد الأسباب التي تجعلك تعتقد أنك أبداً لن تحول عملك الحر الجانبي هذا لدوام كامل ، حسنًا ، خمن ماذا يمكنك أن تفعل ، إنها مجرد مسألة تسويقية: أنشئ علامة تجارية ، وأنشئ موقعًا إلكترونيًا يعرض عملك ، وتأكد من أن حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي تعكس مهامك الجانبية ، على سبيل المثال ، يمكنك تحديث ملفك الشخصي على LinkedIn لتظهر بالضبط ما هو عملك الجانبي.

أيضًا ، فكر في ما وراء فضاء الإنترنت في كيفية التواصل مع أصحاب الأعمال المحليين ، عندما تساعد عدد قليل من الشركات ، تنتشر الأخبار بسرعة ، وسيزدهر عملك الجانبي.

علاوة على ذلك ، ابدأ في تحديد عميلك المثالي:

• ما العمل الذي تستمتع به ولمن؟ على سبيل المثال ، قد تستمتع بالعمل مع الشركات الصغيرة بدلاً من الشركات الكبيرة.
• كيف تريدهم أن يعملوا معك؟ ربما تستمتع بالتعاون بدلاً من العمل بمفردك؟
• كيف يجب أن يعاملوك؟ أراهن أنك تريد عميلًا يسهل التعامل معه ويتواصل معك ويدفع لك في الوقت المحدد ، أليس كذلك؟ قم بتدوين هذه الملاحظات لكي تعرف ما الذي يجب البحث عنه عند التحدث إلى العملاء المحتملين.

  من خلال رسم صورة لعميلك المثالي ، ستصبح أكثر استعدادًا للعثور عليهم وإنشاء عروض قيمة على موقعك الإلكتروني.

4. تعلم أن تكون أكثر إنتاجية.

وجود عمل جانبي يعني أنك تقوم بعمل إضافي بالإضافة إلى وظيفتك الأساسية ، هذا يعني على الأرجح أنك ستضطر للعمل بشكل إضافي في وقت فراغك ، ولكن ، إذا لم تكن حريصًا ، فقد يؤدي هذا إلى تدمير نمط حياتك بسرعة.

قد لا تلاحظ هذا في البداية ، خاصةً إذا كان عملك الجانبي هو شغفك الذي تحبه ، وهكذا ، قد يكون العمل في عطلات نهاية الأسبوع أمراً إعتيادياً ، ربما تجد نفسك تكتب بعض المنشورات على المدونة التي تحبها؟ الحقيقة هي أن هذا لا يزال يعمل ، وأي عمل يتطلب فترة توقف لتجديد وشحنطاقتك الإبداعية.

لهذا يجب عليك تحسين إدارة وقتك من خلال تتبع وقتك ، هذا أيضاً يعني أنه ليس لديك مجال للتسويف في عملك الأساسي ، لذلك يجب عليك زيادة الاهتمام بعملك الجانبي.

يتيح لك تتبع الوقت معرفة بالضبط ما الذي تقضي وقتك فيه ، ومقدار الوقت الذي تقضيه ، وكيف يمكنك الاستفادة منه بشكل أكثر إنتاجية ، في النهاية سيساعدك هذا على إدارة عملك بطريقة أكثر إحكامًا وكسب المزيد من المال ، إذا تمكنت من هذا ، ستتمكن من الاسترخاء والإستمتاع بوقتك.

خاتمة

يعد العمل الجانبي طريقة رائعة لكسب المزيد من المال والحصول على أموال مقابل فعل ما تحب.

على الرغم من أنك ربما فكرت في تحويلها إلى وظيفة بدوام كامل ، إلا أن إستقرار وظيفتك الأساسية  يجعل التخلي عنها صعب جداً.

لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك تحسين عملك الجانبي لتحقيق النجاح ، لذا إذا قررت تحويله إلى وظيفة بدوام كامل يومًا ما ، فأنت جاهز ، للقيام بذلك ، استعد للنجاح من خلال:

• أصقل مهاراتك في جميع مجالات العمل.
• تسويق نفسك حتى تكون جاهزًا.
• تحسين إدارة وقتك حتى لا تنهك.

    الاستثمار في أدوات الأعمال مثل برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) لتحسين الفواتير وتتبع المصروفات.

إحدى هذه الأدوات هي برنامج الفاتورة ، نعم أنا أقولها لك بلا خجل ، لكنني أعتقد اعتقادًا راسخًا أن الاستثمار فيه سيجعل عملك أكثر ربحًا ويهيئك للنجاح.

برنامج الفاتورة هو برنامج محاسبة للشركات الصغيرة مصمم للأعمال التجارية الصغيرة ، فهو يجعل الفواتير أمر سهل ، ويبسط تتبع المصروفات ، وتسهيل العمليات المحاسبية المعقدة ويتيح لك معرفة أداء عملك الجانبي بسهولة عن طريق التقارير.

جرب برنامج الفاتورة اليوم ، مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا ، ليس لديك ما تخسره.

لأجل متابعة الفواتير سهلت أجهزة الجوّال وأجهزة الكمبيوتر المحمولة حياتنا. فهي تسمح لنا بمراقبة أعمالنا عندما لا نكون في المكتب. 

يمكنك الرد على البريد الإلكتروني والانتقال إلى مكالمة وترتيب المواعيد واستخدام التطبيقات لمشاركة المستندات والتعاون من أي مكان، فكر في تطبيقات مثل Slack و Trello و Gmail وحتى تطبيق الخدمات المصرفية المفضل لديك عبر الإنترنت. تخيل الآن عالما بدونهم؟، لا يمكن تصوره.

لن يكون التعاون السلس ممكنًا. لا ترسل هذا البريد الإلكتروني السريع ، أو تسديد المدفوعات أثناء التنقل ، أو التحقق من أرصدة الحساب. سيتعين على كل شيء الانتظار حتى تعود إلى المكتب، بنفس الطرق التي تبسط بها هذه التطبيقات حياتك ، تساعد بعض التطبيقات في إدارة عمليات المحاسبة بالكامل، هذه التطبيقات هي تطبيقات محاسبة للأجهزة المحمولة ، وفي هذا المقال ، نشارك الفوائد العديدة لها لك ولعملك.

1. إدارة المحاسبة و متابعة الفواتير من هاتفك المحمول

انتشرت تطبيقات المحاسبة على الأجهزة المحمولة وتدرك الشركات أن الجوّال قد استحوذ على الأمور وأن العملاء يطلبون حلولًا تلبي احتياجات حياتهم المزدحمة، وعندما يتعلق الأمر بالمحاسبة ، هناك الكثير لتتبعه وإدارته. يجب عليك تتبع النفقات والدخل ، وإجراء المدفوعات ، وإنشاء البيانات المالية وتقديم الإقرارات الضريبية.

تتيح لك تطبيقات المحاسبة عبر الأجهزة المحمولة إدارة المحاسبة من هاتفك المحمول أثناء التنقل ومن أي مكان.

لم يعد عليك أن تكون في المكتب:

• هل ترغب في إرسال فاتورة أثناء التنقل؟
• التحقق من الوضع الحالي للدفع؟
• التقاط النفقات فور حدوثها؟
• هل تتعاون مع العملاء على فاتورة؟

كل هذا ممكن مع تطبيقات المحاسبة هذه. دعونا نرى مدى سهولة إرسال الفواتير وإدارة النفقات وعرض حالة الدفع والتعاون مع العملاء.

ارسال و متابعة الفواتير على الفور واغلاق الصفقات بشكل أسرع

هل عقدت للتو اجتماعًا كبيرًا مع أحد العملاء وتريد أن ترسل الفواتير او تغلق الصفقة بسرعه؟

لا توجد مشكلة ، قم بتجميع الفاتورة على الفور واضغط على إرسال. لا تعتقد أنه نظرًا لأنك تستخدم الهاتف المحمول ، فسوف تفقد الوظائف.

على سبيل المثال ، مع Revamp ، يمكن العثور على جميع الميزات المتوفرة على سطح المكتب على الهاتف المحمول. يتضمن ذلك القدرة على إضافة تواريخ الاستحقاق ، وتضمين الخصومات ، وتخصيص شروط الدفع ، وحساب الضرائب ، والمزيد.

علاوة على ذلك ، يسمح لك كبار مزودي برامج المحاسبة بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان. إنه ليس مناسبًا لعملائك فحسب ، ولكنه يساعدك في الحصول على أموال بشكل أسرع ويضمن بدء المشاريع في وقت أقرب.

وبمجرد حصولك على هذا المبلغ ، اطمئن لأن البرنامج يصنف هذا المبلغ تلقائيًا على أنه دخل.

التقاط المصاريف فور حدوثها

غداء عمل؟ باستخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة ، يمكنك التقاط إيصال النفقات هذا فورًا عن طريق التقاط صورة وسيقوم برنامج المحاسبة عبر الإنترنت الخاص بك بتصنيف تلك النفقات نيابة عنك ومن تصنيفات الدخل والمصروفات ، يمكنك تقييم ربحية عملك. سيقوم معظم موفري البرامج بإنشاء هذه التقارير نيابة عنك.

عرض حالة الدفع ولا تفوت أي تحديث

تتوقع دفعة من العميل؟ باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، يمكنك تسجيل الدخول ومعرفة ما إذا كان العميل قد عرض فاتورة أو دفعها.

والأفضل من ذلك ، ستتلقى إشعارًا فوريًا بحالة الدفع دون الحاجة إلى تسجيل الدخول.

يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات بالدفع المتأخر ليتم إرسالها تلقائيًا إلى العملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة.

تعاون أثناء التنقل

هل تتذكر الأيام التي أرسلت فيها فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟ متأكد من أنك تفعل ، لحسن الحظ ، مع العديد من تطبيقات المحاسبة ، يمكنك التعاون مع العملاء داخل التطبيق. يمكن للعملاء تقديم ملاحظات وطرح الأسئلة. يمكنك بدورك الرد بتعليقاتك الخاصة وتحديث الفاتورة بسهولة لتعكس أي تغييرات متفق عليها.

يتيح لك ذلك التعامل مع المخاوف التي تعيق المشروع بشكل أسرع.

لا مزيد من المراجعة وإعادة إرسال الفواتير في سلاسل البريد الإلكتروني الخارجة عن السيطرة مع إصدارات مختلفة من المرفقات.

2. إنشاء و متابعة الفواتير بمظهر احترافي

ليس عليك التضحية بجودة فواتيرك عند استخدام الهاتف المحمول. لا تزال تطبيقات المحاسبة تتيح لك إنشاء فواتير احترافية. يمكنك الوصول إلى القوالب وضبط ألوانك وحتى إضافة شعار احترافي.

3. قل وداعاً للورق ومرحباً للسحابة

الهاتف المحمول مفيد لكوكب الأرض. لا تحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصالات الورقية وتسجيل المعاملات المالية في الكتب.

يمكنك تخزين كل شيء في مكان واحد – من الفواتير والنفقات – لسهولة الوصول إليه. لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني أو تصفح دفاتر الأستاذ أو استشارة قسم المحاسبة. الوصول إلى جميع المعلومات الخاصة بك في موقع مركزي عبر أي جهاز.

4. الوصول إلى المعلومات عبر الأجهزة

من المحتمل أن يكون لديك كمبيوتر محمول وسطح مكتب وجهاز لوحي وهاتف محمول. يجب أن تنعكس أي تحديثات تجريها على أحد الأجهزة على الأجهزة الأخرى، هذا ما تسميه المزامنة ، ويقدم لك أفضل برامج المحاسبة ذلك، ولذلك ، عند إجراء تحديث على الطريق والعودة إلى المكتب ، ستنعكس التغييرات على سطح المكتب لديك.

5. تطبيقك ، منصتك

تعمل معظم تطبيقات المحاسبة مع أنظمة تشغيل شائعة مثل Android و iOS. في الواقع ، يعد Revamp أحد هذه التطبيقات. حتى إذا لم يكن لديك أي من هذه الأنظمة الأساسية ، فلا يزال بإمكانك استخدام التطبيق من خلال الوصول إليه من متصفحك.

6. التكامل مع تطبيقاتك المفضلة

تجد حلاً برمجيًا يعدك بالعالم ، ولكن هناك مشكلة: فهو لا يتكامل مع تطبيقاتك المفضلة والتطبيقات المهمة التي يجب أن يتكامل معها.

لحسن الحظ ، تسمح معظم التطبيقات بالتكامل  Revamp مثال جيد. يوفر التكامل مع بوابات الدفع ، مثل Stripe وغيرها الكثير 

بالإضافة إلى التطبيقات المعتادة ، سوف تتفاجأ بالعثور على العديد من التطبيقات الأخرى التي ستساعدك في عملك. لذلك ، تأكد من إطلاعك على عمليات الدمج المعروضة عند اختيار موفر برامج المحاسبة.

خاتمة

قوة تطبيقات الهاتف المحمول لا يمكن إنكارها. إنها تتيح لك الحفاظ على أعمالك الصغيرة أثناء التنقل.

يمكنك إرسال الفواتير على الفور وإدارة النفقات أثناء التنقل وعرض حالة الفواتير والتعاون أثناء التنقل. وكل هذا بين يديك.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا:

• إنشاء فواتير دون التضحية بالجودة
• تخزين المعلومات في السحابة
• الوصول إلى المعلومات عبر الأجهزة
• استخدم التطبيقات عبر الأنظمة الأساسية
• تتكامل مع جميع تطبيقاتك المفضلة الأخرى (وغيرها الكثير)

مع الفوائد العديدة ، السؤال هو: هل أنت مستعد للمحاسبة السهلة في أي مكان؟

لم أدرك أبدًا أنه لا يوجد أي خطأ في استخدام Word و Excel لإدارة عملي وكنت فخوراً بنظام التتبع الدقيق لدي ، و عمل الفواتير وهيكل المجلدات ، والطقوس المالية الأسبوعية والشهرية ولكن الحقيقة هي أن معرفة Word و Excel تجعله قرارًا سهلاً وتلقائيًا للعديد من المستقلين وأصحاب الأعمال الصغيرة. لهذا السبب ، فإننا نمنع الإشارات المزعجة التي تدل على أنها طريقة خاطئة لإدارة عملك. ولا نلاحظ مقدار الوقت الذي يستغرقه كل هذا.

فيما يلي خمس علامات يجب عليك إعادة النظر فيها باستخدام Word و Excel:

1. لقد أرسلت فاتورة بها أخطاء

تسحب فاتورة الشهر الماضي لعميلك ، وتضغط على “حفظ باسم” وقم بتحديث المعلومات. يبدو الأمر وكأنه ليس مشكلة كبيرة عندما تفعل ذلك. ما عليك سوى حفظ النسخة الجديدة وإرسال الفاتورة بطريقتها المرحة.

ولكن بعد ذلك تحصل على بريد إلكتروني من عميلك (أو قسم حسابات الدفع): لقد نسيت إعادة تسمية رقم الفاتورة. أو تحديث خط التاريخ. أو – والأسوأ من ذلك – أن الرياضيات الخاصة بك كانت غير سليمة. يجب عليك العودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتحرير النسخة الأصلية ، والتحقق من كل شيء وإرساله مرة أخرى.

إذا كنت قد استخدمت Word / Excel للفواتير لفترة من الوقت ، فمن المحتمل أن يكون هذا قد حدث. إذا لم يحدث ذلك ، فأنا أضمن ذلك. في المخطط الكبير للأشياء ، إنها ليست مشكلة كبيرة. لكن التفاصيل مهمة ، وعندما يحدث خطأ ، فهذا وقت ممتع وغير ضروري على الإطلاق، بدلاً من ذلك ، ابحث عن حل يقوم تلقائيًا بتحديث أرقام الفواتير والتواريخ. ضع الآلة الحاسبة بعيدًا ودع البرامج الجيدة تقوم بالحسابات نيابةً عنك.

2. لقد فقدت مستند أثناء عمل الفواتير

في المرة الأولى التي حدث فيها ذلك ، ربما كنت تقوم بمهام متعددة أكثر من اللازم لكن في بعض الأحيان من الممكن ان تكتشف فجوة في تاريخ الفواتير الخاص بك، من السهل تفسير هذه الأخطاء للخطأ البشري

ما كان يجب أن تدركه هو أنه سيحدث مرة أخرى. ما انت تحتاجه لم يكن نظامًا أفضل ، بل أداة أفضل. نميل إلى أن نكون قساة مع أنفسنا عندما نرتكب أخطاء ؛ ولكن بدلاً من التخلص من الفشل على نفسك ، استفسر عن أدواتك.

إذا لم تقطع السكين شريحة لحم ، ستحصل على سكين أفضل. إذا فشل نظام الفواتير لديك ، فلا تعتقد ، “أوه ، أنا لست جيدًا في المحاسبة.” ضع في اعتبارك ما إذا كان هناك حل أفضل.

3. لقد اكتشفت أخطاء في تقاريرك أثناء عمل الفواتير

علي سبيل المثال كنت تقوم بإعداد جدول بيانات واكتشفت نطاق مجموع يفتقد إلى خلية أضفتها لاحقًا.

برنامج Excel رائع لكنها أيضًا بعيدة عن الكمال. يجب إنشاء جداول البيانات الخاصة بك وملؤها وتحديثها يدويًا – وهذا يعني الأخطاء .

على الأرجح ، يتم أيضًا تجزئة Excel من فواتيرك وإيصالات نفقاتك، ودة يعني أن في مجموعة كاملة من البيانات اليدوية المطلوبة. ودة  بيزيد من احتمال حدوث أخطاء.

مرة أخرى: لا تعتقد أن هذا يعني أنك سيئ في المحاسبة، بدلاً من ذلك ، فكر في أداتك.

ماذا لو كان من الممكن التعامل مع فواتيرك ونفقاتك وتقاريرك باستخدام نفس الأداة التي تجمع كل شيء معًا تلقائيًا؟ بعد ذلك ، لن يكون عليك سوى إدخال المعلومات الصحيحة مرة واحدة وستنتقل جميعها.

وفي حالة ارتكابك لخطأ ما ، ما عليك سوى إصلاحه في مكان واحد. لا مزيد من المرور عبر الملفات والمجلدات لتحديث جميع المستندات وجداول البيانات المتأثرة. يبدو أفضل ، أليس كذلك؟

4. لديك مشاكل التدفق النقدي

التدفق النقدي هو مجرد واحدة من تلك المخاوف التي تأتي مع كونك صاحب عمل حر أو صاحب عمل صغير ، أليس كذلك؟

إذا كنت تتحقق من صندوق البريد يوميًا بحثًا عن الشيكات ، فقد حان الوقت لرفع مستوى نظام الدفع الخاص بك إلى حد ما ، تكون دائمًا مدينًا لأنظمة عملائك وجداولهم الزمنية ، يرغب المزيد والمزيد من الأشخاص في الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان.

هذه الفورية تجعل الأمر سهلاً بالنسبة لك كعميل ، لذلك إذا كنت تكافح من أجل الحصول على أموال ، أو تقيد نفسك بالمكان الذي يمكنك العمل فيه بسبب آثار الدفع / التدفق النقدي ، ففكر في أداة تتيح الدفع عبر الإنترنت. سيشكرك عملاؤك ومحفظتك.

5. إنك تقطع وقتًا كبيرًا لإعداد الفواتير والمحاسبة

هل تبدو مسك الدفاتر في المساء أو عطلة نهاية الأسبوع مألوفة؟ تعودت على تخصيص بعض وقت فراغك لإخراج فواتيرك وتحديث جداول البيانات الخاصة بك، هذا يجعل الفواتير تبدو وكأنها عمل روتيني أكثر أهمية مما يجب أن تكون عليه، وهذا يعني أيضًا أنك ربما  كنت ترسل الفواتير في الساعات الأولى ، او عندما كان عملائك لا يعملون. لذلك إذا كانت هناك مشكلات ، فقد كان هناك تأخير زمني قبل سماع الرد منها.

إذا اخترت أداة تجعل الفواتير وإدارة النفقات سلسلة من المهام الصغيرة التي يمكنك إدارتها أثناء التنقل ، فمن الأسهل دمج المحاسبة في حياتك العملية، لا داعي للانتظار للعودة إلى مكتبك والقيام بالأعمال الورقية. بدلاً من ذلك ، قم بتصغيرها إلى سلسلة من المهام الصغيرة التي تتكامل مع يومك. ولن تضيع وقت الفراغ في الأعمال الورقية.

بإختصار

هناك طريقة أفضل مثل Revamp يمكن أن تتكامل إدارة أموالك بسلاسة مع حياتك العملية باستخدام الأدوات المناسبة.

بالطبع ،  Revamp ليست الأداة الوحيدة في السوق ، لذا عليك بذل العناية الواجبة. من المهم العثور على الأداة المناسبة لشركتك الصغيرة . ضع في اعتبارك خياراتك وجرب بعض هذه الادوات ونتمنى أن تترك Word و Excel في مرآة الرؤية الخلفية!

شروط دفع فواتيرك لها القدرة على التأثير في الوقت الذي يدفع فيه العملاء لك وحتى تقليل عدد الفواتير الغير المدفوعة.

بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير أو مستقل ، ربما كيفية الحصول على الاموال هي أحد أكبر التحديات.

ربما لديك عملاء يتأخرون في الدفع باستمرار ، أو كنت تطاردهم دائمًا للدفع ، ربما لديك حتى فواتير لست متأكدًا من أنك ستقوم بتحصيلها في أي وقت.

أردنا أن نفهم ما إذا كانت هناك أي أنماط للتحصيل بشكل أسرع ، لذلك قام فريق مختص في تحليلات البيانات ببعض البحث في ما يستخدمه التجار كشروط دفع للفواتير في عام 2019 ، وكيف أثرت هذه الشروط على مدفوعات العملاء.

جاهز لرؤية النتائج؟…

يوضح الرسم البياني أعلاه كيف تؤثر الكلمات الرئيسية (على المحور السفلي) المستخدمة في شروط دفع الفاتورة على سرعة دفع العملاء (موضحة باللون)، يوجد على الجانب الأيمن عمود يوضح جميع الفواتير التي تمت معالجتها ، بغض النظر عن الكلمات الرئيسية المستخدمة في شروط دفع الفواتير الخاصة بهم.

على سبيل المثال ، يتم دفع 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم كلمة “شكرًا لك” في شروط الدفع في أقل من سبعة أيام مع دفع 12.70٪ إضافية في أقل من 14 يومًا.

تبين أنه إذا منحت عملائك مزيدًا من الوقت للدفع ، سيأخذوا الكثير من الوقت للدفع فعلاً ، بل إن وضع “30 يومًا” في شروط الدفع الخاصة بك له معدل أقل من وقت الدفع مقارنة بعمود “كل الفواتير”.

واحدة من أكثر النقاط المهمة في كيفية الحصول على الاموال هي انك إذا طلبت الدفع في أقرب وقت سوف يتم الدفع لك في أقرب وقت.

• قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن في عام 2019 ، تم إرسال 1393062 فاتورة بها كلمة “30 يومًا” في شروط دفع الفاتورة
• من بين هذه الفواتير ، تم دفع 40.22٪ فقط في غضون سبعة أيام ونسبة كبيرة بلغت 27.56٪ تم دفعها بعد أكثر من 30 يومًا
• بالمقارنة ، كلمة “7 أيام” تؤدي إلى الدفع في أقل من سبعة أيام بنسبة 58.05٪ وفي أكثر من 30 يومًا بنسبة 16.51٪ فقط.

بالنسبة إلى الكلمات الرئيسية التي لا تحدد أيامًا (الفائدة ، من فضلك و شكراً لك) ، كانت هناك أيضًا زيادة طفيفة في وقت الدفع مقابل “جميع الفواتير” ، تصدرت كلمة “شكرًا لك” ، مما أدى إلى دفع الفواتير في غضون سبعة أيام بنسبة 45.12٪.

يوضح الرسم البياني التالي الكلمات الرئيسية التي تجعل العملاء يدفعون الفواتير بالفعل

استخدام الكلمة الرئيسية ” الفائدة ” في شروط الدفع أدى إلى سداد الفاتورة بالكامل بنسبة 92.15٪ ، تليها “14 يومًا” بنسبة 91.51٪ ، بالمقارنة بين جميع الفواتير المرسلة في عام 2019 ، تم دفع 78.61٪ فقط بالفعل ، يبدو أن إدراج أي من شروط الدفع هذه يمكن أن يساعدك في الحصول على مدفوعاتك.

إن مفتاح الحصول على مدفوعاتك بشكل أسرع هو طلب السداد في غضون سبعة أيام والبدء في تحصيل الفائدة على الفواتير غير المدفوعة ، أكتب عبارة “شكرًا لك” وستكون قد أرسيت قواعدك (وعلاقاتك مع العملاء)!

إذاً ما هي شروط دفع الفواتير ؟

قبل أن تتسرع في تحديث شروط دفع الفاتورة ، هناك بعض  الأشياء التي يجب أن تعرفها.

مدى سرعة الدفع التي تتوقعها مقابل الخدمات

• إذا كانت هناك رسوم فائدة على التأخر في السداد
• ما هي طرق الدفع المقبولة

تمنح شروط الدفع أيضًا الشركات الصغيرة تحكم أفضل في التدفق النقدي لأنها تساعد العملاء على فهم كيفية معالجة الفواتير.

في حين أن هناك العديد من الخيارات المتعلقة بالعبارات التي يجب إدراجها في شروط الدفع ، فإن بعض العبارات لا يسهل على الجميع فهمها.

قم بإختيار عبارات مفهمومة للجميع.

قم بتخصيص شروط الدفع التي تناسبك.

من السهل تخطي السطر الموجود في الجزء السفلي من الفاتورة وتجاهله ، ولكنه بالتأكيد شيء سترغب في الرجوع إليه إذا لم يدفع العميل في الوقت المحدد أو لم يدفع على الإطلاق.

توجد شروط دفع الفواتير لمساعدتك في الحصول على مدفوعاتك وفقًا للشروط التي اتفقت عليها أنت وعملائك :

تحكم متى يدفعون لك.

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن الأمر يستحق الذكر: شروط الدفع تخبر عملائك حرفيًا بموعد الدفع لك. لذلك عند التفاوض على العقود مع العملاء ، تأكد من مناقشة شروط الدفع الخاصة بك ، تذكر أن هذا العقد هو لحماية عملك ، كنقطة بداية اكتب شروط دفع الفاتورة التي تخدمك جيدًا ثم تفاوض بعدها.

من الناحية المثالية ، يجب أن تحقق شروط الدفع الخاصة بك توازنًا بين زيادة سرعة تحصيلك للأموال وتجنب إزعاج عملائك ، تذكر ، في حين أن الحصول على الاموال هو الهدف الأساسي ، إلا أنك لا تزال ترغب في تعزيز علاقاتك بالعملاء ، ومع ذلك ، لا تجعل تحديات أعمالهم (التدفق النقدي أو الديون) مشكلتك.

ولا تنس البحث أعلاه ، إذا كان لديك عملاء ليس لديهم مشكلة في الدفع خلال سبعة أيام ، فاطلب منهم ذلك ، إذا لم تسأل ، فقد يفترضون أن 30 يومًا هو ميعاد مناسب وسينتهي بك الأمر في انتظار السداد لفترة أطول مما يجب.

تذكر أنه إذا كان لدى العميل عدة فواتير للدفع ولم يكن لديه أموال كافية ، فمن المرجح أن يعطي الأولوية للفواتير المستحقة عاجلاً و/أو التي لها فوائد مرتبطة بها.

تحكم في كيفية الدفع.

من المؤكد أنه يجب أن يكون لك رأي في كيفية دفع العملاء مقابل منتجاتك وخدماتك ، ومن المهم إدراج هذا في شروط الدفع الخاصة بك.

عند تحديد طرق مقبولة في شروط الدفع الخاصة بك ، اجعلها مريحة قدر الإمكان لعملائك ، هناك العديد من المتغيرات التي يجب مراعاتها اعتمادًا على عدد المدفوعات التي تتعامل معها كل شهر ، ولكن بشكل عام ، السماح للعملاء بالدفع بالطريقة المفضلة تجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

إذا كنت معتادًا على تلقي الشيكات والنقد ، ففكر في التبديل إلى الدفع عبر الإنترنت أو الدفع ببطاقات الائتمان ، سيؤدي هذا إلى زيادة احتمالية قيام العملاء بالدفع في الوقت المحدد ، من أكثر طرق الدفع تقدمًا التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار هي السماح للعملاء بالدفع ببطاقات الائتمان أو التحويلات المصرفية مباشرةً على الفواتير.

اجعل شروط الدفع جزءًا من عقدك.

من المهم التفاوض على شروط الدفع الخاصة بك قبل أن تبدأ العمل مع أي عميل ، معظم العملاء منفتحون على إجراء محادثة حول توقعاتك وتوقعاتهم ، بمجرد الاتفاق على شروط الدفع ، تأكد من تحديدها في عقد العميل بالإضافة إلى فاتورتك.

مع ظهور شروط الدفع الخاصة بك في كل من فواتيرك وعقد العميل ، فإنك تتمتع بوضع قانوني إذا لم يدفع العميل الفاتورة عندما يحين موعد السداد ، لا تحتاج بالضرورة إلى اللجوء إلى القضاء في كل مرة تتأخر فيها المدفوعات بضعة أيام ، ولكن قد يكون من الأمور التي يجب مراعاتها إذا تم تجاهل رسائل المتابعة الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.

توقعك لموعد الدفع يعني تدفق نقدي أفضل.

أحد أكبر التحديات التي يواجهها أي صاحب عمل صغير أو صاحب عمل مستقل هو كيفية الحصول على الاموال ، وبينما يمكن لأدوات مثل أدوات المدفوعات عبر الإنترنت أن تسرع من تحصيل الفاتورة ، فإن تحديد شروط الدفع يمكن أن يساعدك أيضًا في توقع التدفق النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كانت فاتورة العميل بمبلغ 2000 جنيه مستحقة للدفع في خلال سبعة أيام من تاريخ الفاتورة ، وعادة ما يدفع في الوقت المحدد ، فيمكنك توقع الحصول على 2000 جنيه من السيولة في سبعة أيام ، إن معرفة مقدار الأموال التي تحصل عليها يجعل من السهل جدًا وضع الميزانية بشكل مناسب.

إذن ، كم يجب أن تكون فترة إستحقاق الفواتير؟

باختصار ، تم استخدام “الدفع في خلال 30 يوم من تاريخ الفاتورة ” كمعيار ذهبي للدفع لأن نهاية كل شهر يتم تقفيل الميزانية الشهرية للشركات ، ببساطة ستكون هناك دائمًا حالات يتعين عليك فيها التوافق مع كيفية إنجاز الأمور بطرق أخرى.

بخلاف ذلك ، تحكم بشكل كامل في تاريخ الاستحقاق وأي شرط دفع آخر في فواتيرك ، من الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير عند تعيين شروط الدفع ، سجل الدفع للعميل ، ومبلغ الفاتورة ، وطرق الدفع التي تقبلها.

إذا كان لديك عميل يتجاهل عادةً الدفع في خلال 30 يوم ويدفع بعد 40 يوم من تاريخ الفاتورة ، فإن تقليل مدة الاستحقاق إلى 15 يومًا قد يقنعه بالدفع في غضون 30 يومًا ، ومع ذلك ، فإن المبلغ الموجود في الفاتورة قد يجعل من الصعب على بعض أصحاب الأعمال الدفع في خلال 7 أيام أو حتى خلال 30 يوم ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لبعض الشركات لدفع النقود إذا كانت مبلغ فاتورتك مبلغًا كبيرًا.

هناك شيء واحد يجب عليك أيضًا مراعاته عند اتخاذ قرار بشأن أي مصطلح للدفع وهو طرق الدفع التي تقبلها ، عادةً ما تكون بطاقات الائتمان والمدفوعات المصرفية طرقًا آمنة وسريعة لدفع الفاتورة ، ولكن إذا كان عميلك خارج البلاد ، فقد يتعين عليه تحويل الأموال لك.

غالبًا ما تستغرق التحويلات المالية الدولية عدة أيام ويمكن حتى تعليقها اعتمادًا على البلدان والبنوك المشاركة في المعاملات ، إذا كنت تعرف كيف يدفع عملاؤك لك ، فيمكنك تعديل تواريخ استحقاق الفاتورة وفقًا لذلك.

تحسين شروط دفع فاتورتك

قد تنظر في شروط دفع فاتورتك الحالية وتعتقد أنك قد قمت بتغطية كل شيء ، ولكن لن يضر إعادة النظر فيها لكل عميل جديد أو على فترات منتظمة ، مع تغير عملك ، قد يحتاجون إلى تحديث ، وهنا بعض الأشياء لتضعها في الاعتبار:

اجعلها موجزة ومختصرة

إذا كنت تريد أن يدفع العميل في خلال 30 يومًا ، قم بوضع عبارة “30 يوم ” أو “مستحقة بعد 30 يوم من الاستلام” ، الحفاظ على شروطك قصيرة وواضحة وفي صلب الموضوع يضمن عدم وجود سوء تفاهم.

قل من فضلك وشكراً

حرفيا ، اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث أعلاه ، يتم دفع 89.61٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعلك العملاء يدفعون بشكل أسرع.

كن واقعيًا ومرنًا

إن فهم أن عملائك هم أيضًا أصحاب أعمال يمكن أن يساعدك في إنشاء شروط دفع الفواتير التي تناسب احتياجاتك ولا تضع عليهم ضغطًا غير ضروري ، ليس كل عمل لديه تدفق نقدي كافي لدفع الفواتير بعد سبعة أيام من استلامها ، أو لديه هوامش للتعامل مع 20٪ غرامة تأخير السداد ، التواصل المنفتح مع عملائك هو أفضل طريقة لدعم الشروط المتفق عليها في فواتيرك.

قم بإضافة رسوم التأخير

كما هو موضح في البحث ، يعتبر تضمين رسوم التأخير أحد أفضل الطرق لإجبار العملاء على الدفع ، يتم دفع 92.15٪ من الفواتير عندما تتضمن مصطلح “الفائدة” في شروط سداد الفاتورة.

شروطك للدفع هي مفتاحك الرئيسي لتحصيل أسرع

كما ذكرنا سابقًا ، فإن طلب السداد في خلال سبعة أيام ، وتحصيل الفائدة على الفواتير المتأخرة أو غير المدفوعة سيجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

ولكن ، قبل كل شيء ، تحدث إلى عملائك حول شروط دفع فاتورتك مسبقًا قبل القيام بأي عمل لهم ، يعد التواصل المنفتح حول توقعاتك وتوقعاتهم طريقة رائعة لتجنب سوء التفاهم.

بعد ذلك ، بمجرد بدء العمل وإرسال الفواتير ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى شروط الدفع الخاصة بك ومناقشتك الأولية حول تواريخ الاستحقاق والفائدة وطرق الدفع وما إلى ذلك إذا احتجت إلى ذلك في أي وقت.