8 أخطاء شائعة في الفواتير الالكترونية يمكنك تجنبها بسهولة

الفواتير الالكترونية

Written by Omar Selim

مارس 30, 2022

من المحتمل أنك على الأقل ارتكبت خطأً واحدًا من أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية هذه ، عندي لك اخبار جيدة ، بمجرد أن تدرك هذه الأخطاء ، يسهل عليك تجنبها و إصلاحها!

تعد طباعة وإرسال فاتورة إلى عملائك خطوة مهمة في الحصول على الأموال ، لا شك أنك تفهم هذا ، ولكن في كثير من الأحيان عندما تكون في عجلة من أمرك لإرسال هذه الفواتير ، قد ترتكب بعض الأخطاء الشائعة في الفواتير التي تؤدي إلى التأخير في الحصول على الدفعات.

تعد إحدى أسهل الطرق لتجنب أخطاء الفواتير هي استخدام برنامج الفاتوة أو نموذج فاتورة مجاني ، يمكنك تقليل عدد الأخطاء الشائعة التي تحدث في الفواتير ، باستخدام برامج الفوترة أو نماذج الفواتير المجانية.

بالنظر إلى مدى أهمية الفواتير في عملية الدفع الخاصة بك ، والتي تؤثر بدورها على التدفق النقدي الخاص بك ، يجب تجنب أخطاء الفواتير هذه.

إليك ثمانية أخطاء شائعة جدًا في الفواتير يمكنك تجنبها بسهولة.

المحتويات

    الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

    الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

    الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

    الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

    الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

    الخطأ السادس: عدم المتابعة.

    الخطأ السابع: إدراج رسوم الضرائب.

    الخطأ الثامن: إرسال فاتورة تتضمن أخطاء.

    كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

بصفتي كاتب مستقل ، عادةً ما أقدم فاتورتي على الفور بعد تقديم مسودتي الأولى إلى العميل ، في الحالات التي تفاوضت فيها على الدفع مقدمًا ، أقوم بإرسال الفاتورة قبل أن أبدأ بالعمل وأطلب الرصيد عند إرسال مقالتي.

في كلتا الحالتين ، لا تنتظر حتى يطلب عملاؤك الفاتورة ، إنهم مشغولون ، ومن المحتمل أنهم سينسون تذكيرك ، وقد تتراكم الفواتير غير المدفوعة ، المسؤولية مسؤوليتك.

كلما أسرعت في إرسال الفاتورة ، زادت سرعة دفع العميل ، لذا يُرجى عدم الانتظار حتى نهاية الشهر ، تصرف على الفور بمجرد إنتهاء عملك ، سترى مدى سهولة تجنب أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية.

الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

بصفتك صاحب عمل ، هل أخطأت بإرسال “فواتير مفتوحة” إلى العملاء وشروط الدفع غير موضحة بالفاتورة؟ ضع في اعتبارك هذه الأمثلة:

“عند الاستلام” هذا السطر يخبر العميل أنه يتعين عليه الدفع في أسرع وقت ممكن ، ولكن “في أقرب وقت ممكن” هذه أيضاً غير محددة.

“في خلال 30 يوم من الإستلام” أيضاً مربك لأولئك الذين لا يتمتعون بالخبرة في مجال الأعمال.

عبارة “الدفع في خلال X عدد أيام من الإستلام” يمكن أيضًا فهمها بشكل مختلف بين العملاء.

لتجنب أي لبس ، حدد يوم الدفع بالضبط ، على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال فاتورتك في الأول من أغسطس وتريد السداد في خلال أسبوع ، فقم بتعيين تاريخ الدفع يوم الثامن من أغسطس ، القدرة على تخصيص تواريخ الاستحقاق هي ميزة يوفرها برنامج الفاتورة.

سيساعدك تحديد موعد الدفع أيضًا على التنبؤ بالتدفق النقدي ، حيث سيكون لديك فكرة أفضل عن موعد استلام الدفعة.

الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

بينما لا يحتاج بعض العملاء إلى فاتورة تفصيلية ومفصلة ، البعض الآخر يحتاجها ، بالنسبة للعديد من العملاء ، فإن الفواتير الالكترونية أمر يتعلق بالإجراءات ويساعدهم عند تتبع مصروفاتهم وتسجيلها.

تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة ، بغض النظر عن هوية العميل ، هي طريقة مضمونة لتجنب تلقي الرسائل والمكالمات من العملاء يشتكون من عدم وضوح الفاتورة ، يمكن أن يؤثر هذا على دفع فاتورتك في الوقت المناسب لأن العميل قد أعاد الفاتورة إليك الآن لإجراء المراجعات.

على سبيل المثال ، إذا صممت موقع إلكتروني لأحد العملاء ، قم بإدراج عنوان الموقع وعدد الصفحات به وأذكر وصف الموقع و كل شئ داخل الوصف في الفاتورة.

الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

صدق أو لا تصدق ، هذا ليس أحد أكبر أخطاء الفواتير الالكترونية فقط ، بل أحد أكبر أخطاء الفواتير عامةً ، على مدونة Revamp هناك مقال بعنوان ” كيفية استخدام شروط الدفع في فاتورتك للحصول على الأموال بشكل أسرع ” سلط الضوء على كيف يمكن لإظهار المجاملة في فاتورتك أن يجعل العميل يدفع لك بشكل أسرع وينتج عنه تدفق نقدي إيجابي ، على سبيل المثال ، 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم “شكرًا لك” في شروط الدفع يتم تحصيلها في أقل من سبعة أيام ، 12.70٪ يتم تحصيلها في أقل من 14 يومًا.

ومع ذلك ، يفشل العديد من مالكي الأنشطة التجارية في إدراج عبارات مثل “شكرًا لك” أو “يُرجى الدفع بحلول [التاريخ]”.

اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث ، 89.61٪ من الفواتير يتم تحصيلها عندما تحتوي على كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تحتوي على كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعل العملاء يدفعون بشكل أسرع.

لماذا لا تجرب؟

الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

من المهم تحديد الشروط وتقديم تقرير مفصل للخدمات والتكاليف والمنتجات لتجنب الفشل في أي مشروع.

من الضروري أيضًا إعادة صياغة هذه البنود وتحديد الخدمات التي قدمتها عند إرسال الفواتير ، لماذا ا؟ حتى تتمكن من حماية نفسك.

يمكن للعملاء أحيانًا تقديم المزيد من الطلبات عن طريق طلب مراجعات وتغييرات إضافية بعد إصدار الفاتورة ، إعادة صياغة الشروط يحميك من هذا السلوك ويقلل من مخاطر المصطلحات غير الواضحة.

الخطأ السادس: عدم المتابعة.

لقد أرسلت الفاتورة ، ومرت ثلاثة أسابيع ، ولم يتم تحصيلها بعد ، هل قمت بالمتابعة؟

لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي أرسلت فيها فاتورة ، وقمت بمتابعتها بعد أسبوع ، إعتذر لك العميل عن التأخير ثم أرسل لك دفعة في نفس اليوم.

ينسى بعض العملاء الدفع لأنهم مشغولون ، سينتظر بعض العملاء حتى تاريخ الاستحقاق المحدد للدفع ، بينما ينتظر البعض الآخر حتى تتصل بهم (نعم ، هذا النوع من العملاء موجود بالفعل) ، في كلتا الحالتين ، المتابعة تحل مشاكل التأخر في السداد.

الخطأ السابع: إضافة رسوم الضرائب.

لا أحد يحب المفاجآت ، إذا كنت بحاجة إلى القيام بعمل إضافي يتجاوز الاتفاقية ، فتحدث إلى عميلك قبل القيام بهذا العمل وخاصة قبل إصدار فاتورة له.

بعيدًا عن أخطاء الفواتير الالكترونية الشائعة التي تجعل من الصعب عليك الحصول على أموال ، فإن صدمة عملائك بتكاليف ورسوم إضافية كالضرائب تضر بعلاقتك مع العميل.

الخطأ الثامن: إرسال فاتورة بها أخطاء.

هل أرسلت فاتورة وبعد أن أرسلتها أدركت أن التاريخ غير صحيح ، ورقم الفاتورة غير صحيح ، وهناك أخطاء إملائية ، تتضمّن المعلومات التي طلبها العميل؟

هل نسيت يومًا إضافة رقم السجل التجاري الخاص بك؟ تحتاج الشركات الصغيرة إلى التفكير في كيفية تعامل عملائها مع علاماتهم التجارية ، لذا فإن التجربة الإيجابية المستمرة يمكن أن تساعدك أيضًا في الحصول على أموالك في الوقت المحدد.

أنا متأكد من أنك قد ارتكبت واحدًا على الأقل من هذه الأخطاء ، لا سيما عند إنشاء الفواتير في Excel. الحل هو التدقيق في فواتيرك بحثًا عن الأخطاء الإملائية وجميع الأخطاء الأخرى قبل إرسالها ، سيجنبك هذا الرسائل المستمرة من عملائك والتي تؤدي إلى مزيد من التأخير في السداد.

بدلاً من ذلك ، قم بإستخدام نظام الفواتير الالكترونية عبر الإنترنت ، يتيح لك برنامج الفاتورة تجنب هذه الأخطاء ، وسيقوم بتحديث رقم الفاتورة أثناء إنشاء الفواتير ، ويتيح لك معاينة الفواتير قبل إرسالها.

كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

بصرف النظر عن هذه الميزات والفوائد ، وغيرها من الميزات المذكورة في المنشور ، يساعدك برنامج الفاتورة على:

  • إقناع عملائك بالفواتير المخصصة.
  • الحصول على أموالك مقدمًا عن طريق تحديد تاريخ الإستحقاق.
  • إدارة الفواتير المتأخرة عن طريق متابعة الفواتير متأخرة
  • مكافأة العملاء المميزين بالخصومات.
  • تلبية احتياجات العميل من خلال الفواتير متعددة العملات والفواتير متعددة اللغات.

إذن ، هل أنت مستعد لتحسين عملية الفوترة الخاصة بك؟ جرب برنامج الفاتورة مجانًا لمدة 30 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان وتعرف على مدى سهولة تجنب هذه الأخطاء (وجرب مزايا أخرى لا حصر لها أيضًا!)

البرنامج الرائد للحسابات والمبيعات لرواد اعمال التجارة الالكترونية وخدمات المهن الحرة: https://www.alfatora.com/ar/

You May Also Like…

0 تعليق