لأجل متابعة الفواتير سهلت أجهزة الجوّال وأجهزة الكمبيوتر المحمولة حياتنا. فهي تسمح لنا بمراقبة أعمالنا عندما لا نكون في المكتب. 

يمكنك الرد على البريد الإلكتروني والانتقال إلى مكالمة وترتيب المواعيد واستخدام التطبيقات لمشاركة المستندات والتعاون من أي مكان، فكر في تطبيقات مثل Slack و Trello و Gmail وحتى تطبيق الخدمات المصرفية المفضل لديك عبر الإنترنت. تخيل الآن عالما بدونهم؟، لا يمكن تصوره.

لن يكون التعاون السلس ممكنًا. لا ترسل هذا البريد الإلكتروني السريع ، أو تسديد المدفوعات أثناء التنقل ، أو التحقق من أرصدة الحساب. سيتعين على كل شيء الانتظار حتى تعود إلى المكتب، بنفس الطرق التي تبسط بها هذه التطبيقات حياتك ، تساعد بعض التطبيقات في إدارة عمليات المحاسبة بالكامل، هذه التطبيقات هي تطبيقات محاسبة للأجهزة المحمولة ، وفي هذا المقال ، نشارك الفوائد العديدة لها لك ولعملك.

1. إدارة المحاسبة و متابعة الفواتير من هاتفك المحمول

انتشرت تطبيقات المحاسبة على الأجهزة المحمولة وتدرك الشركات أن الجوّال قد استحوذ على الأمور وأن العملاء يطلبون حلولًا تلبي احتياجات حياتهم المزدحمة، وعندما يتعلق الأمر بالمحاسبة ، هناك الكثير لتتبعه وإدارته. يجب عليك تتبع النفقات والدخل ، وإجراء المدفوعات ، وإنشاء البيانات المالية وتقديم الإقرارات الضريبية.

تتيح لك تطبيقات المحاسبة عبر الأجهزة المحمولة إدارة المحاسبة من هاتفك المحمول أثناء التنقل ومن أي مكان.

لم يعد عليك أن تكون في المكتب:

• هل ترغب في إرسال فاتورة أثناء التنقل؟
• التحقق من الوضع الحالي للدفع؟
• التقاط النفقات فور حدوثها؟
• هل تتعاون مع العملاء على فاتورة؟

كل هذا ممكن مع تطبيقات المحاسبة هذه. دعونا نرى مدى سهولة إرسال الفواتير وإدارة النفقات وعرض حالة الدفع والتعاون مع العملاء.

ارسال و متابعة الفواتير على الفور واغلاق الصفقات بشكل أسرع

هل عقدت للتو اجتماعًا كبيرًا مع أحد العملاء وتريد أن ترسل الفواتير او تغلق الصفقة بسرعه؟

لا توجد مشكلة ، قم بتجميع الفاتورة على الفور واضغط على إرسال. لا تعتقد أنه نظرًا لأنك تستخدم الهاتف المحمول ، فسوف تفقد الوظائف.

على سبيل المثال ، مع Revamp ، يمكن العثور على جميع الميزات المتوفرة على سطح المكتب على الهاتف المحمول. يتضمن ذلك القدرة على إضافة تواريخ الاستحقاق ، وتضمين الخصومات ، وتخصيص شروط الدفع ، وحساب الضرائب ، والمزيد.

علاوة على ذلك ، يسمح لك كبار مزودي برامج المحاسبة بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان. إنه ليس مناسبًا لعملائك فحسب ، ولكنه يساعدك في الحصول على أموال بشكل أسرع ويضمن بدء المشاريع في وقت أقرب.

وبمجرد حصولك على هذا المبلغ ، اطمئن لأن البرنامج يصنف هذا المبلغ تلقائيًا على أنه دخل.

التقاط المصاريف فور حدوثها

غداء عمل؟ باستخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة ، يمكنك التقاط إيصال النفقات هذا فورًا عن طريق التقاط صورة وسيقوم برنامج المحاسبة عبر الإنترنت الخاص بك بتصنيف تلك النفقات نيابة عنك ومن تصنيفات الدخل والمصروفات ، يمكنك تقييم ربحية عملك. سيقوم معظم موفري البرامج بإنشاء هذه التقارير نيابة عنك.

عرض حالة الدفع ولا تفوت أي تحديث

تتوقع دفعة من العميل؟ باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، يمكنك تسجيل الدخول ومعرفة ما إذا كان العميل قد عرض فاتورة أو دفعها.

والأفضل من ذلك ، ستتلقى إشعارًا فوريًا بحالة الدفع دون الحاجة إلى تسجيل الدخول.

يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات بالدفع المتأخر ليتم إرسالها تلقائيًا إلى العملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة.

تعاون أثناء التنقل

هل تتذكر الأيام التي أرسلت فيها فاتورة عبر البريد الإلكتروني؟ متأكد من أنك تفعل ، لحسن الحظ ، مع العديد من تطبيقات المحاسبة ، يمكنك التعاون مع العملاء داخل التطبيق. يمكن للعملاء تقديم ملاحظات وطرح الأسئلة. يمكنك بدورك الرد بتعليقاتك الخاصة وتحديث الفاتورة بسهولة لتعكس أي تغييرات متفق عليها.

يتيح لك ذلك التعامل مع المخاوف التي تعيق المشروع بشكل أسرع.

لا مزيد من المراجعة وإعادة إرسال الفواتير في سلاسل البريد الإلكتروني الخارجة عن السيطرة مع إصدارات مختلفة من المرفقات.

2. إنشاء و متابعة الفواتير بمظهر احترافي

ليس عليك التضحية بجودة فواتيرك عند استخدام الهاتف المحمول. لا تزال تطبيقات المحاسبة تتيح لك إنشاء فواتير احترافية. يمكنك الوصول إلى القوالب وضبط ألوانك وحتى إضافة شعار احترافي.

3. قل وداعاً للورق ومرحباً للسحابة

الهاتف المحمول مفيد لكوكب الأرض. لا تحتاج إلى الاحتفاظ بالإيصالات الورقية وتسجيل المعاملات المالية في الكتب.

يمكنك تخزين كل شيء في مكان واحد – من الفواتير والنفقات – لسهولة الوصول إليه. لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني أو تصفح دفاتر الأستاذ أو استشارة قسم المحاسبة. الوصول إلى جميع المعلومات الخاصة بك في موقع مركزي عبر أي جهاز.

4. الوصول إلى المعلومات عبر الأجهزة

من المحتمل أن يكون لديك كمبيوتر محمول وسطح مكتب وجهاز لوحي وهاتف محمول. يجب أن تنعكس أي تحديثات تجريها على أحد الأجهزة على الأجهزة الأخرى، هذا ما تسميه المزامنة ، ويقدم لك أفضل برامج المحاسبة ذلك، ولذلك ، عند إجراء تحديث على الطريق والعودة إلى المكتب ، ستنعكس التغييرات على سطح المكتب لديك.

5. تطبيقك ، منصتك

تعمل معظم تطبيقات المحاسبة مع أنظمة تشغيل شائعة مثل Android و iOS. في الواقع ، يعد Revamp أحد هذه التطبيقات. حتى إذا لم يكن لديك أي من هذه الأنظمة الأساسية ، فلا يزال بإمكانك استخدام التطبيق من خلال الوصول إليه من متصفحك.

6. التكامل مع تطبيقاتك المفضلة

تجد حلاً برمجيًا يعدك بالعالم ، ولكن هناك مشكلة: فهو لا يتكامل مع تطبيقاتك المفضلة والتطبيقات المهمة التي يجب أن يتكامل معها.

لحسن الحظ ، تسمح معظم التطبيقات بالتكامل  Revamp مثال جيد. يوفر التكامل مع بوابات الدفع ، مثل Stripe وغيرها الكثير 

بالإضافة إلى التطبيقات المعتادة ، سوف تتفاجأ بالعثور على العديد من التطبيقات الأخرى التي ستساعدك في عملك. لذلك ، تأكد من إطلاعك على عمليات الدمج المعروضة عند اختيار موفر برامج المحاسبة.

خاتمة

قوة تطبيقات الهاتف المحمول لا يمكن إنكارها. إنها تتيح لك الحفاظ على أعمالك الصغيرة أثناء التنقل.

يمكنك إرسال الفواتير على الفور وإدارة النفقات أثناء التنقل وعرض حالة الفواتير والتعاون أثناء التنقل. وكل هذا بين يديك.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا:

• إنشاء فواتير دون التضحية بالجودة
• تخزين المعلومات في السحابة
• الوصول إلى المعلومات عبر الأجهزة
• استخدم التطبيقات عبر الأنظمة الأساسية
• تتكامل مع جميع تطبيقاتك المفضلة الأخرى (وغيرها الكثير)

مع الفوائد العديدة ، السؤال هو: هل أنت مستعد للمحاسبة السهلة في أي مكان؟

لم أدرك أبدًا أنه لا يوجد أي خطأ في استخدام Word و Excel لإدارة عملي وكنت فخوراً بنظام التتبع الدقيق لدي ، و عمل الفواتير وهيكل المجلدات ، والطقوس المالية الأسبوعية والشهرية ولكن الحقيقة هي أن معرفة Word و Excel تجعله قرارًا سهلاً وتلقائيًا للعديد من المستقلين وأصحاب الأعمال الصغيرة. لهذا السبب ، فإننا نمنع الإشارات المزعجة التي تدل على أنها طريقة خاطئة لإدارة عملك. ولا نلاحظ مقدار الوقت الذي يستغرقه كل هذا.

فيما يلي خمس علامات يجب عليك إعادة النظر فيها باستخدام Word و Excel:

1. لقد أرسلت فاتورة بها أخطاء

تسحب فاتورة الشهر الماضي لعميلك ، وتضغط على “حفظ باسم” وقم بتحديث المعلومات. يبدو الأمر وكأنه ليس مشكلة كبيرة عندما تفعل ذلك. ما عليك سوى حفظ النسخة الجديدة وإرسال الفاتورة بطريقتها المرحة.

ولكن بعد ذلك تحصل على بريد إلكتروني من عميلك (أو قسم حسابات الدفع): لقد نسيت إعادة تسمية رقم الفاتورة. أو تحديث خط التاريخ. أو – والأسوأ من ذلك – أن الرياضيات الخاصة بك كانت غير سليمة. يجب عليك العودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتحرير النسخة الأصلية ، والتحقق من كل شيء وإرساله مرة أخرى.

إذا كنت قد استخدمت Word / Excel للفواتير لفترة من الوقت ، فمن المحتمل أن يكون هذا قد حدث. إذا لم يحدث ذلك ، فأنا أضمن ذلك. في المخطط الكبير للأشياء ، إنها ليست مشكلة كبيرة. لكن التفاصيل مهمة ، وعندما يحدث خطأ ، فهذا وقت ممتع وغير ضروري على الإطلاق، بدلاً من ذلك ، ابحث عن حل يقوم تلقائيًا بتحديث أرقام الفواتير والتواريخ. ضع الآلة الحاسبة بعيدًا ودع البرامج الجيدة تقوم بالحسابات نيابةً عنك.

2. لقد فقدت مستند أثناء عمل الفواتير

في المرة الأولى التي حدث فيها ذلك ، ربما كنت تقوم بمهام متعددة أكثر من اللازم لكن في بعض الأحيان من الممكن ان تكتشف فجوة في تاريخ الفواتير الخاص بك، من السهل تفسير هذه الأخطاء للخطأ البشري

ما كان يجب أن تدركه هو أنه سيحدث مرة أخرى. ما انت تحتاجه لم يكن نظامًا أفضل ، بل أداة أفضل. نميل إلى أن نكون قساة مع أنفسنا عندما نرتكب أخطاء ؛ ولكن بدلاً من التخلص من الفشل على نفسك ، استفسر عن أدواتك.

إذا لم تقطع السكين شريحة لحم ، ستحصل على سكين أفضل. إذا فشل نظام الفواتير لديك ، فلا تعتقد ، “أوه ، أنا لست جيدًا في المحاسبة.” ضع في اعتبارك ما إذا كان هناك حل أفضل.

3. لقد اكتشفت أخطاء في تقاريرك أثناء عمل الفواتير

علي سبيل المثال كنت تقوم بإعداد جدول بيانات واكتشفت نطاق مجموع يفتقد إلى خلية أضفتها لاحقًا.

برنامج Excel رائع لكنها أيضًا بعيدة عن الكمال. يجب إنشاء جداول البيانات الخاصة بك وملؤها وتحديثها يدويًا – وهذا يعني الأخطاء .

على الأرجح ، يتم أيضًا تجزئة Excel من فواتيرك وإيصالات نفقاتك، ودة يعني أن في مجموعة كاملة من البيانات اليدوية المطلوبة. ودة  بيزيد من احتمال حدوث أخطاء.

مرة أخرى: لا تعتقد أن هذا يعني أنك سيئ في المحاسبة، بدلاً من ذلك ، فكر في أداتك.

ماذا لو كان من الممكن التعامل مع فواتيرك ونفقاتك وتقاريرك باستخدام نفس الأداة التي تجمع كل شيء معًا تلقائيًا؟ بعد ذلك ، لن يكون عليك سوى إدخال المعلومات الصحيحة مرة واحدة وستنتقل جميعها.

وفي حالة ارتكابك لخطأ ما ، ما عليك سوى إصلاحه في مكان واحد. لا مزيد من المرور عبر الملفات والمجلدات لتحديث جميع المستندات وجداول البيانات المتأثرة. يبدو أفضل ، أليس كذلك؟

4. لديك مشاكل التدفق النقدي

التدفق النقدي هو مجرد واحدة من تلك المخاوف التي تأتي مع كونك صاحب عمل حر أو صاحب عمل صغير ، أليس كذلك؟

إذا كنت تتحقق من صندوق البريد يوميًا بحثًا عن الشيكات ، فقد حان الوقت لرفع مستوى نظام الدفع الخاص بك إلى حد ما ، تكون دائمًا مدينًا لأنظمة عملائك وجداولهم الزمنية ، يرغب المزيد والمزيد من الأشخاص في الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان.

هذه الفورية تجعل الأمر سهلاً بالنسبة لك كعميل ، لذلك إذا كنت تكافح من أجل الحصول على أموال ، أو تقيد نفسك بالمكان الذي يمكنك العمل فيه بسبب آثار الدفع / التدفق النقدي ، ففكر في أداة تتيح الدفع عبر الإنترنت. سيشكرك عملاؤك ومحفظتك.

5. إنك تقطع وقتًا كبيرًا لإعداد الفواتير والمحاسبة

هل تبدو مسك الدفاتر في المساء أو عطلة نهاية الأسبوع مألوفة؟ تعودت على تخصيص بعض وقت فراغك لإخراج فواتيرك وتحديث جداول البيانات الخاصة بك، هذا يجعل الفواتير تبدو وكأنها عمل روتيني أكثر أهمية مما يجب أن تكون عليه، وهذا يعني أيضًا أنك ربما  كنت ترسل الفواتير في الساعات الأولى ، او عندما كان عملائك لا يعملون. لذلك إذا كانت هناك مشكلات ، فقد كان هناك تأخير زمني قبل سماع الرد منها.

إذا اخترت أداة تجعل الفواتير وإدارة النفقات سلسلة من المهام الصغيرة التي يمكنك إدارتها أثناء التنقل ، فمن الأسهل دمج المحاسبة في حياتك العملية، لا داعي للانتظار للعودة إلى مكتبك والقيام بالأعمال الورقية. بدلاً من ذلك ، قم بتصغيرها إلى سلسلة من المهام الصغيرة التي تتكامل مع يومك. ولن تضيع وقت الفراغ في الأعمال الورقية.

بإختصار

هناك طريقة أفضل مثل Revamp يمكن أن تتكامل إدارة أموالك بسلاسة مع حياتك العملية باستخدام الأدوات المناسبة.

بالطبع ،  Revamp ليست الأداة الوحيدة في السوق ، لذا عليك بذل العناية الواجبة. من المهم العثور على الأداة المناسبة لشركتك الصغيرة . ضع في اعتبارك خياراتك وجرب بعض هذه الادوات ونتمنى أن تترك Word و Excel في مرآة الرؤية الخلفية!

امان البيانات مهم فمن المحتمل أنك تستخدم السحابة بالفعل لتخزين البيانات والبرامج والوصول إليها عبر الإنترنت بدلاً من محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، فكر في DropBox و Amazon Web Services و Box.

في الواقع ، الحوسبة السحابية ليست هي التكنولوجيا الجديدة، لقد كانت موجودة منذ الخمسينيات من القرن الماضي ، ولكنها اكتسبت مكانة بارزة فقط بين الجماهير بعد دخول Microsoft و Google السوق في عام 2008.

انتشرت التكنولوجيا الآن، إنها ظاهرة عالمية. يوجد المزيد من موفري الخدمات السحابية ومستخدمي هذه الأنظمة الأساسية أكثر من أي وقت مضى. ضع في اعتبارك هذه الإحصائيات الواضحة:

• وفقًا لتقرير منتدى الصناعة السحابية ، ارتفعت معدلات التبني في المملكة المتحدة من 48٪ في عام 2010 إلى 84٪ في عام 2015.
• على الصعيد العالمي ، من المتوقع أن ينمو السوق بنسبة 18٪ هذا العام .

لا ينبغي أن يفاجئك النمو الهائل، تقدم السحابة العديد من المزايا:

• زيادة الرشاقة
• تحسين سرعة الوصول إلى السوق
• انخفاض تكاليف البنية التحتية والتشغيل
• تحسين الأمن

في الواقع الأمن هو أحد أهم الفوائد ؛ 99٪ من الشركات في المملكة المتحدة ، التي استخدمت السحابة ، لم تتعرض أبدًا لخرق أمني.

بينما لا يزال الأمان يمثل الفائدة القصوى ، يعتقد الكثيرون خطأً أن بياناتهم ليست آمنة.

في هذا المقال ، سنوضح لك مدى أمانها بالفعل ، وسنسلط الضوء على فوائد استخدام السحابة.

انتهاء اسطورة امان البيانات

في الواقع ، تعد الانتهاكات الأمنية للبيانات المخزنة على السحابة أمرًا نادرًا. وفي السنوات القليلة الماضية ، لم تكن غالبية اختراق البيانات مرتبطة بالسحابة، بدلاً من ذلك ، كانت اختراقات داخلية للبيانات.

ومع ذلك ، تشير 73٪ من الشركات العالمية إلى أن أمن البيانات هو السبب الأكبر لعدم الانتقال إلى السحابة.

لماذا هذا؟  ما هي القضية الحقيقية ؟

يمنحك Revamp المحمول حرية إصدار فاتورة في أي مكان

تريد معظم الشركات التحكم المطلق في بياناتها ، وتتخلى عن السيطرة عند استخدام الخدمات السحابية. يفضلون الاحتفاظ بالبيانات داخل الشركة حتى لو كانت أقل أمانًا.

هذه الأسطورة تم كشفها. ولكن ، ما الذي يجعل السحابة آمنة جدًا؟، الأمان الذي يقدمه مقدمو الخدمات السحابية الرئيسيون

قبل الخوض في إجراءات الأمان النموذجية لأفضل الحلول السحابية ، أود التأكيد على أن موفري السحابة ليسوا جميعًا متشابهين. من المهم أن تسأل عن سياسات الأمان الخاصة بهم :

• هل يجرون عمليات تدقيق أمنية روتينية؟
• هل يتبعون التشريعات الحكومية؟
• هل لديهم جدار حماية ، واكتشاف مضاد للفيروسات ، ومصادقة مستخدم متعددة العوامل ، وتشفير بيانات؟

يقدم معظم موفري السحابة التشفير — الطريقة الأكثر فعالية لتأمين بياناتك عبر الإنترنت. يتضمن التشفير تحويل البيانات إلى رمز لمنع الوصول غير المرغوب فيه.

توفر الشركات الأخرى أيضًا طرقًا لتأمين المحتوى عند مشاركته. على سبيل المثال ، باستخدام Box ، لا ترسل ملفًا بالفعل ، ولكنك تقوم بإرسال معاينة للملف لا يمكنك تنزيلها.

بالإضافة إلى الأمن الداخلي ، تمنحك الشركات أيضًا القدرة على التحكم في البيانات.

أنها توفر لك خيار التعامل مع مفاتيح التشفير للوصول إلى البيانات. ويشجعك DropBox على استخدام المصادقة الثنائية (بدلاً من كلمة المرور ، تستخدم رمزًا لمرة واحدة).

إذا كنت لا تزال مترددًا في استخدام السحابة ، فإن النماذج الهجينة متاحة. يمكنهم تخزين البيانات الحساسة في سحابة خاصة وبيانات أخرى في سحابة عامة.

يخزن حل الاستضافة العامة بياناتك في مركز البيانات الخاص بهم ، وهم مسؤولون عن الإدارة والصيانة . مع السحابة الخاصة ، لديك سيطرة كاملة على تلك البيانات.

يعد الأمان بالتأكيد أحد الفوائد الرئيسية للترحيل إلى السحابة. لكن هل هناك غيرها؟

لماذا يجب أن تذهب إلى السحابة

دعنا نستكشف ست مزايا أخرى مقنعة:

1. تكاليف البنية التحتية والصيانة الخاصة بك أقل لأنك تحتاج إلى عدد أقل من الخوادم في الموقع
2. هناك صعوبة أقل بالنسبة لأقسام تكنولوجيا المعلومات والمشتريات في الاضطرار إلى الحصول على الأجهزة والبرامج
3. تصبح شركتك أكثر مرونة ؛ تم تصميم معظم الأنظمة الأساسية السحابية للجوال مما يعني أنها مصممة من أجل المرونة
4. أنت قادر على المنافسة بشكل أفضل ، محليًا وعالميًا ؛ يمكنك إنتاج منتجات بشكل أسرع وتحسين سرعة الوصول إلى السوق
5. لست ملزمًا بمكتب ويمكنك الوصول إلى المعلومات في أي مكان يوجد به اتصال بالإنترنت. هذا يؤدي إلى اتخاذ قرارات أسرع.
6. مشاركة الملفات في غاية السهولة. يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات عبر الإنترنت دون تثبيت البرامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

دعنا نشارك مثالاً لنوضح لك مدى واقعية هذه الفوائد:

في مقطع فيديو على YouTube ، ذكر روب ألكساندر ، كبير مسؤولي المعلومات في Capital One ، كيف ساعدت Amazon Web Services  في تقليل عدد مراكز البيانات من 8 إلى 5 في عام 2016.

تستفيد الشركة الآن من السرعة الأفضل في السوق والتوسع المحسن لاستيعاب الطلب المتزايد. والأهم من ذلك ، أن الشركة تعمل بأمان أكثر مما كانت تعمل مع مراكز البيانات الخاصة بها.

الخاتمة

وفر 11 ساعة في الأسبوع

بياناتك آمنة في السحابة. تنبع الأسطورة حول أمن البيانات غير الكافي من عدم رغبة الشركات في التخلي عن السيطرة. إنهم يشعرون أن ما لا يمكنهم السيطرة عليه ليس آمنًا. وهذا أمر مفهوم. فهمت.

ولكن الحقيقة هي أن أفضل الحلول المستندة إلى السحابة – مثل DropBox – آمنة. تعد الخروقات الأمنية نادرة جدًا.

إذا كنت تستخدم السحابة ، فلن تكون بياناتك أكثر أمانًا فحسب ، ولكنك ستدرك مجموعة من المزايا الأخرى. مزايا مثل انخفاض تكاليف البنية التحتية والصيانة ، وتقليل المتاعب لقسم تكنولوجيا المعلومات لديك ، وتحسين المرونة ، والقدرة على المنافسة بشكل أفضل على الصعيدين العالمي والمحلي ، وإمكانيات مشاركة الملفات ، واتخاذ القرارات بشكل أسرع.

هل أنت مستعد للترحيل إلى السحابة؟

من المحتمل أنك انتظرت قبل ارسال الفواتير إلى العميل سواء كنت مصممًا أو مؤلف إعلانات أو أي صاحب عمل صغير آخر قائم على الخدمة، لكن هل هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله حقًا؟ أليس هناك أوقات أفضل لإرسال فواتيرك مثل قبل أن تبدأ العمل؟ وماذا عن إرسال الفواتير في أيام محددة من الأسبوع؟

الجواب البسيط على هذه الأسئلة هو أنه يعتمد. يعتمد ذلك على مجموعة من العوامل. دعنا نستكشف هذه العوامل المختلفة من اجل ارسال الفواتير لمساعدتك في تحديد الوقت الذي يجب أن ترسل فيه فواتيرك بالضبط.

1. هل يجب تقديم الفواتير قبل بدء العمل؟

أحيانًا أقدم فاتورة قبل أن أقوم بالعمل لأنني أريد إيداعًا مقدمًا ، تقدم العديد من المزايا:

• زيادة الحماية

أنا متأكد من أنك ستوافق ، لا يوجد شيء أسوأ من إكمال المشروع ، فقط لانتظار السداد. تساعدك الودائع على التخلص من العملاء الذين لا يدفعون وتزيد من احتمالات الحصول على السداد الكامل.

ما هو الأرجح؟ شخص ما دفع لك بالكامل بعد أن دفع لك وديعة أو شخص ما دفع لك بالكامل بعد أن تجاهل وديعتك؟

• مشاركة أفضل للعملاء

عندما أعمل مع العملاء ، غالبًا ما أعتمد على مدخلاتهم وتعليقاتهم وتوجيهاتهم. إذا كان لدي سؤال معقول ، فأنا أريد أن أتمكن من التواصل معهم والحصول على رد. هذا يضمن نجاح مشاريع الكتابة الخاصة بي.

تزداد احتمالية الحصول على هذه المساعدة من العملاء إذا كانوا قد استثمروا بالفعل أموالاً في المشروع من خلال إيداع. لماذا؟ لأنهم يريدون الحصول على قيمة مقابل أموالهم.

• تحسين التدفق النقدي

هل نفدت الأموال النقدية خلال المشروع؟ هل اضطررت في أي وقت إلى العثور على أموال إضافية لأنه يتعين عليك  التعاقد ؟ توفر لك الودائع التدفق النقدي المطلوب وتمنع بعض مشاكل للعثور على بعض التدفق النقدي.

بالرغم من أن إرسال فاتورة تطلب إيداعًا مقدمًا قبل بدء العمل يعد أمرًا مناسبًا ، إلا أنه ليس دائمًا الحل الأفضل. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أنشأت علاقة صحية مع عميل يدفع لك في الوقت المحدد ، فيمكنك حينها التوصل إلى اتفاق وإرسال الفواتير شهريًا أو أسبوعيًا أو حتى عند إرسال العمل. بالحديث عن هذا الموضوع…

2. هل يجب عليك ارسال الفواتير أثناء إكمال العمل؟

يضمن إرسال الفواتير عند إرسال العمل أنه جديد في أذهان عملائك وأنهم أقل عرضة للتخلص منه تحت ضغط العمل.كما أنه يؤكد أن هناك دائمًا رسومًا مرتبطة بعملك (لا أعمل مجانًا ما لم تكن هناك ظروف فريدة).

وأخيرًا ، من حقك الحصول على أموال مقابل تقديم خدمة ، أليس كذلك؟

ومع ذلك ، فإن أحد الجوانب السلبية لهذا النهج هو أنك تقوم بإعداد الفواتير قبل أن يوافق العميل على اكتمال العمل. إذا عاد العميل بالعديد من الإضافات ، فسيشعر بأنك أصدرت فاتورة لوظيفة غير مكتملة وسيصاب بالإحباط.

3. هل يجب أن تنتظر ارسال الفواتير؟

لو انتظرت لإرسال فواتيرك ، فمن المحتمل أن تشعر أن هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب عليك فعله. إنه مهذب ولا يجعلك تبدو مثل جائع للمال، قد يكون هذا هو شعورك حقًا بهذه الطريقة ، أو قد تكون قد خسرت من قبل عميل في الماضي والآن أنت خائف من التعامل مع محادثة مالية محرجة محتملة في المستقبل.

إذا كنت خائفًا ، فقد حان الوقت للبدء في معالجة هذا الخوف من خلال الاستثمار في الأدوات التي تجعل المال أكثر قابلية للإدارة .

بالطبع ، في بعض الأحيان الانتظار هو الخيار الصحيح لأن هذه هي الاتفاقية التي لديك مع العميل. فكر في العملاء المشتركين.

قد تقرر أيضًا الانتظار لأنك تدير الفواتير بشكل روتيني. على سبيل المثال ، ربما تقوم بإصدار فاتورة في آخر شهر من كل شهر – تمنح العملاء 30 يومًا للدفع – بحيث يمكنك التحكم في “شيك راتب” ثابت.

في أي يوم من أيام الأسبوع يجب أن ترسل فاتورة؟

هناك الكثير من الأبحاث في أفضل يوم في الأسبوع لإرسال الفواتير

فالشركات التي تعمل بنظام الفواتير الأسبوعية أو نصف الشهرية – التي ترسل الفواتير في عطلات نهاية الأسبوع – تحصل على مدفوعات أسرع بعشرة أيام مقارنةً بالوقت الذي أرسلوا فيه الفواتير أيام الثلاثاء والخميس والجمعة.

فمن الواضح أن هناك آراء مختلفة حول وقت إصدار الفاتورة. هذا يطرح الأسئلة: إذا كان لكل شخص أيام مختلفة ، فمن على حق؟ الجواب: كلهم ​​كذلك، لكن كيف يمكن أن يكونوا جميعًا على حق؟

كما ترى ، سيعتمد أفضل يوم للفاتورة على عملك ، والصناعة ، والعملاء وسير العمل. على سبيل المثال ، سيكون لعملائك دورات فوترة فريدة ؛ يدفعون الفواتير في يوم معين من أيام الأسبوع. استهدف تلك الأيام ، ومن المحتمل أن تحصل على أموال بشكل أسرع . انتظر ، بضعة أيام ، ومن المحتمل أن تحصل على أموال في جولة الدفع التالية.

لدى الشركات أيضًا سياسات دفع مختلفة. بعض الشركات الكبيرة ، على سبيل المثال ، وضعت سياسات وإجراءات ؛ هذه فقط طريقة عملهم. لقد صادفت مؤخرًا شركة مثل هذه تدفع عن طريق شيك ، بعد 30 يومًا من استلام الفاتورة.

الآن ، إذا كنت غير قادر على تغيير هذه الشروط ولكنك اخترت العمل معهم ، على الأقل يمكنك التخطيط لذلك لأنك على علم بذلك.

الحد الأدنى

الفواتير هو الجزء الأخير ، ويمكن القول أنه أهم جزء في الحصول على الأموال. سواء كنت تفعل ذلك كهواية أو عمل ، يجب أن يظل توقيت الفاتورة في قمة اهتماماتك ، هذا لا يعني أن هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله دائمًا.

في الواقع ، لا توجد استراتيجية ذات مقاس واحد يناسب الجميع ، وعندما تقوم بالفاتورة ستعتمد كليًا عليك وتأتي من فهم عملك وكل موقف، قد يطلب العملاء الجدد إصدار فواتير قبل بدء العمل وقد يكون العملاء المخلصون ، قد تقرر حتى إصدار الفاتورة عند إكمال العمل لتأكيد عدم توفر أي شيء مجانًا.

وأما أفضل يوم في الأسبوع للفاتورة؟ حسنًا ، جرب وانظر ما يناسبك.

الان ، متى سترسل فواتيرك ؟

حان وقت الضريبة؟ قد يكون ذلك لأن تتبع النفقات بالطريقة الخاطئة فليس هناك من ينكر أن تتبع النفقات يوفر العديد من الفوائد:

• تصبح أكثر وعيًا بكيفية إنفاق أموالك وتحسين إدارة أموالك
• أنت على استعداد للوقت الضريبي وقد تحصل على المال
• يساعدك على جمع كل النفقات القابلة للفوترة ويضمن أنك لن تخسر المال
• أنت تعرف بالضبط أين يقف عملك ولديك تعامل أفضل مع التدفق النقدي الخاص بك

ومع ذلك ، لا يدرك العديد من أصحاب الأعمال هذه الفوائد لأنهم يستخدمون طرقًا مستهلكة للوقت وفوضوية وتؤدي إلى خسارة الأموال عند تقديم الإقرار الضريبي، أعلم أنه عندما بدأت عملي الصغير ، كنت أستخدم إحدى هذه الطرق. كنت أتتبع النفقات في جداول البيانات لأنني حقًا لم أكن أعرف أي شيء أفضل. الشيء المضحك هو أنني اعتقدت أنني كنت أفعل ذلك بشكل صحيح. الحقيقة أنني لم أكن كذلك وسرعان ما اكتشفت أن هناك طريقة أفضل.

في هذه المقالة ، نستكشف هذه الطريقة الأفضل. سيضمن لك البقاء على اطلاع دائم ، ومنظم ، وعدم خسارة الأموال في الوقت الضريبي. لكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة على عدد أصحاب الأعمال الذين يتتبعون النفقات والمشكلات التي يمكن أن تسببها.

كم عدد أصحاب الأعمال الذين يتتبعون المصروفات

إذا كنت مثل معظم أصحاب الأعمال ، فأنت تنسي الفواتير ولا تقوم بإنشائها وربما تقوم بتسليمها للمحاسب الخاص بك كل عام وجدول بيانات حيث تقوم بإدخال الإيصالات يدويًا، يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بها في عقلك دون انشائها إلى الفوضى وفقدان الإيصالات ويخلق كابوسًا مطلقًا عند تقديم الإقرارات الضريبية

بالطبع ، يعد إنشاء جداول البيانات وإدخال جميع نفقاتك يدويًا أفضل قليلاً. لكن مرة أخرى – كما اكتشفت ، هناك مشاكل ؛ يستغرق إدخال البيانات وقتًا ، وهذا هو الوقت الذي يمكن أن تقضيه في مجالات عمل مهمة أخرى، ثم ، بالطبع ، هناك مسألة مدى صعوبة المهمة. إنه أمر ممل ، في الواقع ، لدرجة أنك تماطل وتخبر نفسك ، “سأتحمل هذه النفقات غدًا.”

لكنك لا تفعل. الأيام تتحول إلى أسابيع. تتحول الأسابيع إلى أشهر ، وقبل أن تعرف ذلك ، حان موعد تقديم إقرارك الضريبي ، ولم تفعل شيئًا. تبدو مألوفة؟، كلنا كنا هناك؛ أنا أعلم أن لدي. الخبر السار هو أن هناك حلًا بسيطًا لإصلاح هذه المشكلات: المحاسبة السحابية .

الطريقة الجديدة لأجل تتبع النفقات : المحاسبة السحابية

1. تتبع المصاريف بدون الجهد اليدوي

تتيح لك معظم منصات المحاسبة السحابية ربط حسابك المصرفي أو بطاقة الائتمان الخاصة بك حتى يتم تحديث نفقاتك تلقائيًا (لا مزيد من الإدخال اليدوي!). عادة ما تحدث هذه التحديثات على أساس يومي ، ويمكنك ان تفتخر بمعرفة أنك على اطلاع دائم.

2. تتبع أثناء التنقل

توفر بعض برامج المحاسبية الحسابية أيضًا تطبيقًا للهاتف المحمول يتيح لك تتبع النفقات أثناء السير على الطريق . هل كان لديك اجتماع عمل؟ التقط صورة بسرعة وسجلها واستمتع براحة البال مع العلم أن البرنامج سيصنفها وينظمها من أجلك.

3. سجلات ضريبية أفضل

من خلال تخزين الإيصالات في السحابة ، يكون لديك أيضًا سجل ضريبي أكثر أمانًا من الاحتفاظ بجدول بيانات. لكن لماذا؟ حسنًا ، إذا تم تدقيقك وتتبع النفقات في جدول بيانات ، فسيتعين عليك إنتاج النسخة الأصلية ، والتي قد تكون مؤهلة. ناهيك عن أنك ربما تكون قد فقدتها.

لكن الأمر لا يتعلق فقط بالحصول على سجل ضريبي آمن. من خلال الاستثمار في برنامج مثل  Revamp  ، ستتلقى تصنيفات مصروفات تلقائية وستكون لديك إمكانية الوصول إلى فئات الأعمال المعفاة من الضرائب.

في النهاية سيكون لديك جميع الإيصالات في مكان واحد ، وستكون منظمًا بشكل أفضل في موسم الضرائب. والأهم من ذلك ، أنك هتضمن حصولك على أكبر قدر ممكن من المال من ضرائب الضرائب.

4. المصاريف القابلة للفوترة 

إذا كنت لا تتبع النفقات بشكل صحيح ، فقد تنسى إصدار فاتورة لعميلك. ولكن ، إذا كنت تستخدم السحابة ، يمكنك وضع علامة على أي نفقات على أنها قابلة للفوترة ، وإضافة ترميز – باستخدام حل المحاسبة السحابي المناسب – حتى سحبها إلى فاتورة.

5. السيطرة على التكاليف الخاصة بك = السيطرة على التدفق النقدي الخاص بك

يتيح لك تتبع النفقات في السحابة الحصول على قائمة جيدة بالنفقات المنظمة بدقة والتي ستساعدك على البقاء على رأس تكاليفك. سيكون لديك أيضًا إمكانية الوصول إلى التقارير المالية الهامة .

على سبيل المثال ، تُنشئ  Revamp تقارير الربح والنفقات التي يمكن الوصول إليها من لوحة التحكم الخاصة بها. ستعرف ما الذي تنفق أموالك عليه ، وكيف يعمل عملك ، وستكون لديك سيطرة قوية على التدفق النقدي الخاص بك.

الخلاصة: إذا قمت بتتبعها ، يمكنك تغييرها

ينسي معظم أصحاب الأعمال التدفق النقدي ، والخصومات ، والشعور العام بمكانة أعمالهم لأنهم إما لا يتتبعون نفقاتهم أو لديهم أنظمة غير مناسبة.

يؤدي الاحتفاظ بالإيصالات وتتبع النفقات في جداول البيانات فقط إلى المشكلات في المستقبل. فكيف يمكنك:

• هل تعرف ما الذي تنفق أموالك عليه؟
• تحديد ما إذا كنت تزيد أو تحت الميزانية؟
• تحسين إدارة الأموال واتخاذ قرارات مالية أفضل؟
• الحقيقة هي أنك لا تفعل ذلك.

لكن ليس عليك أن تكون في هذا الموقف. من خلال تبني المحاسبة السحابية ، يمكنك:

• إدارة النفقات دون الإدخال اليدوي
• تتبع النفقات أثناء التنقل
• إنشاء سجلات ضريبية أفضل
• تسجيل جميع النفقات القابلة للفوترة
• تحكم بشكل أفضل في تكاليفك وتدفقك النقدي

فما تنتظرون؟

إذا كنت تتتبع النفقات بالطريقة القديمة ، فقم بالترقية إلى حل أبسط. واحد من شأنه أن يبقيك منظمًا ، ويضع المزيد من المال في جيبك ويساعدك على معرفة كيفية أداء عملك. حل مثل Revamp .

تم تصميم Revamp لأصحاب الأعمال الصغيرة القائمة على الخدمات مثلك والذين ليس لديهم وقت للمحاسبة المعقدة. يوفر الحل أداة تعقب نفقات بسيطة لكنها قوية تتكامل مع ميزات إعداد الفواتير وإعداد التقارير. ومع وجود تجربة مجانية لمدة 15 يومًا – بدون قيود – فليس لديك ما تخسره.