عندما يلوح في الأفق موعد الضرائب النهائي بنهاية السنة المالية ، يتدافع العديد من رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة لإعداد مستنداتهم.

بينما تقوم بإعداد مستنداتك للضرائب ، فلماذا لا تجهز شركتك للعام القادم؟ وفقًا لتقرير صادر عن الرابطة الوطنية للأعمال الصغيرة ، فإن حوالي 20 ٪ من الشركات الصغيرة تقضي 120 ساعة كل عام في تجهيز أوراق الضرائب ، هذا قدر كبير من الوقت ، وغالبًا ما يكون في اللحظة الأخيرة ، في جمع الإيصالات ، وحساب الخصومات ، ووضعها جميعًا معًا في ملف الضرائب.

لكن من الممكن أن تظل في المقدمة ، خاصة إذا بدأت الآن ، من خلال تنظيم نفسك ، يمكنك تجنب صداع الضرائب في العام القادم حيث يصبح تقديم أوراقك للضرائب أمرًا بسيطًا وخاليًا من الإجهاد قدر الإمكان.

نحن نعلم أن ضرائب عام 2022 هي الأهم الآن ، لذلك إليك بعض الأساليب التي يمكنك استخدامها لضمان تقديم أوراقك للضرائب بشكل سلس في العام القادم.

كن منظمًا.

للمضي قدمًا ، فمن الضروري أحيانًا إلقاء نظرة خاطفة على الماضي ، قبل الاستعداد لتقديم الإقرارات الضريبية للعام القادم ، يمكن أن تستفيد العديد من الشركات الصغيرة من إلقاء نظرة أخرى على الإقرار الضريبي للعام الماضي.

أثناء البحث العميق في السجلات ، قد لا تلاحظ بعض الأرقام المهمة ، هل أنفق عملك الكثير على اللوازم المكتبية؟ أم أنك ركزت بعض النفقات الرئيسية على أشياء أهم؟

بغض النظر عن النتائج التي توصلت لها ، يمكن أن يكون هذا التمرين مفيدًا عند إعداد نشاطك التجاري لتقديم إقرار العام القادم ، ستضع أخطاء العام الماضي أمامك ليصبح من السهل تجنب ارتكاب نفس الأخطاء مرتين.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى فهم كل تلك البيانات التي سيتعين عليك جمعها لإقرار العام القادم ، يجب عليك تتبع مجموعة متنوعة من الإيرادات والمصروفات ، بما في ذلك:

• التحصيلات الإجمالية من مبيعات المنتج/الخدمة.
• العائدات والبدلات.
• الفائدة على حساب الأعمال.
• تكلفة البضائع.
• تكلفة المواد الخام واللوازم.
• مصروفات الدعاية.
• تكاليف المرافق (مثل الهواتف الأرضية والإنترنت وما إلى ذلك).
• مصاريف السفر
• العمولات المدفوعة للمقاولين.
• إهلاك الأصول التجارية.
• التأمينات.
• تكاليف تجهيز المكاتب.
• الأجور والرواتب.

سنتناول كيفية متابعة هذه المصروفات بعد لحظات.

بالنسبة للسجلات المكتوبة ، ابدأ في تخزينها في مجلد ، بعض الإيصالات والمستندات الورقية الأكثر شيوعًا التي تريد الاحتفاظ بها تحتوي على ما يلي:

• إيصالات التبرعات الخيرية.
• المصروفات الطبية.
• أي إيصالات دفع.
• رسوم الاستثمار.
• فواتير ضريبة الأملاك.

قم بإعداد أنظمة فعالة.

بمجرد أن تعرف ما تحتاجه لإقرار نهاية العام في العام القادم وما بعده ، فقد حان الوقت لوضع أنظمة لتتبع تلك البيانات ، هذا يعني أن الإحتفاظ بالإيصالات العشوائية في الأدراج لم يعد خيارًا متاحاً.

يمكن لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الصغيرة استخدام برامج المحاسبة لتتبع الإيرادات والمصروفات ، لضمان جودة الإقرار الضريبي للعام القادم ، قم بوضع بعض العادات الجيدة مثل:

• تسجيل المصروفات أولاً بأول على برنامج الفاتورة.
• التقاط صورة للإيصالات بهاتفك وحفظها على برنامج الفاتورة.
• تتبع الفواتير لمعرفة مقدار ما تصرفه الشركة في كل فئة (مثل رسوم تشغيل موقع الويب و إيجار مكتبك).
• إنشاء الفواتير وإدارتها في مكان واحد باستخدام برنامج مثل برنامج الفاتورة.
• تصوير وحفظ المستندات الضريبية المهمة مثل التأمينات وفواتير ضريبة الممتلكات في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قم بجدولة مراجعات مالية منتظمة.

لا ينبغي أن تكون الفترة التي تسبق الإقرار في نهاية العام هي المرة الوحيدة التي تراجع فيها مواردك المالية ، بالتأكيد ، رواد الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة مشغولون دائماً ، ولكن حتى أصحاب الشركات الكبيرة يمكنهم إيجاد القليل من الوقت -ساعة أو ساعتين فقط- لضمان تنظيم شئونهم المالية.

لتجنب المفاجآت ولإدارة شركتك بكفاءة ، فإن الحفاظ على مراجعة أموالك أمر بالغ الأهمية ، وبمجرد الانتهاء من جمع الأوراق المناسبة وإنشاء بعض أنظمة تتبع المصروفات ، تصبح المراجعة المالية أبسط بكثير.

خصص بعض الوقت في روزنامتك مرة واحدة في الشهر أو مرة كل ثلاثة أشهر للتعمق في الإيرادات والمصروفات ، يمكن لهذه الممارسة البسيطة أن تمنع ظهور أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة في وقت تقديم الإقرار الضريبي ، قم بوضع بعض التنبيهات في التقويم لضمان عدم نسيانها.

يمكن أن تساعد مراجعة سجلاتك بانتظام أيضًا في تزويدك برؤية أوضح لإدارة أعمالك بشكل أفضل ، على سبيل المثال ، يمكن لنظرة سريعة على الشؤون المالية لنشاطك التجاري أن تكشف أن متوسط ​​الوقت الذي يستغرقه العملاء للدفع هو 60 يومًا أو أكثر ، لتقليل من الفواتير المعلقة وتحسين التدفق النقدي ، يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية للعملاء لدفع فواتيرهم بعد 15 أو 30 يومًا.

وإجراء هذا النوع من التغيير عالي التأثير ليس بهذه الصعوبة ، فقد يأتي من القليل من البيانات ومراجعة سريعة لسجلاتك.

التخطيط المسبق للتغييرات الرئيسية.

خلال كل هذا التحضير ، من المحتمل أنك تفكر في العام القادم ، ما هي التغييرات الرئيسية التي ستحتفل بها أنت وشركتك في الأشهر الـ 12 القادمة؟

بعض الأحداث التي قد تؤثر على شركتك هي ما يلي:

• الزواج.
• إنجاب الأطفال.
• التقاعد.
• شراء المعدات الرئيسية.
• شراء/بيع الممتلكات التجارية أو الشخصية.

يمكن أن تؤثر كل هذه الأحداث على دخلك الخاضع للضريبة وقد تتطلب مستندات إضافية عند تقديم إقرارك إلى الضرائب.

للمساعدة في تعويض أي زيادة في الدخل الخاضع للضريبة من هذه التغييرات الرئيسية ، خطط لها مسبقًا بالأساليب التالية:

• زيادة مدخرات التقاعد: الادخار للتقاعد لا يؤهلك فقط للعيش بشكل جيد فيما بعد التقاعد ، ولكنه يقلل أيضًا من دخلك الخاضع للضريبة.
• تقديم تبرعات خيرية: مساعدة المؤسسات غير الربحية المؤهلة تعد مكسبًا للشركات والجمعيات الخيرية على حد سواء ، إذا قدمت تبرعًا قبل نهاية العام ، فيمكنك خصمه من إقرار نهاية العام لتقليل العبء الضريبي.

المضي قدما في التجهيز للعام القادم.

الآن بعد أن أصبح لديك فهم قوي لبعض الاستراتيجيات التنظيم للعام القادم ، يمكنك إعداد عملك بنجاح لتجنب أي أخطاء ضريبية في اللحظة الأخيرة ، على الرغم من أن هذه الاستعدادات قد تتطلب القليل من العمل الإضافي ، إلا أنها طريقة مؤكدة لضمان عدم مواجهة أي مفاجآت سيئة العام القادم.

قانونياً يُطلب من أصحاب الشركات الصغيرة أن يكون لديهم سجلات محاسبية دقيقة وحديثة مرة واحدة على الأقل في السنة لتقديمها.

لا تضمن لك السجلات المناسبة وفاءك بالتزاماتك الضريبية فحسب ، بل يمكنها أيضًا تقديم صورة أوضح عن الصحة المالية لشركتك ، بل وتساعدك أيضًا على كسب المزيد من المال وتوفيره ، ذلك لأن السجلات المناسبة يمكن أن تساعدك على تجنب العقوبات المحتملة والرسوم والتكاليف غير الضرورية ، وإيجاد فرص لتوفير المال ومساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بإدارة عملك.

في الواقع ، يمكن أن يوفر لك وجود معلومات مالية دقيقة وحديثة تحت تصرفك 365 يومًا في السنة مجموعة من الفوائد بعيدة المدى لأصحاب الأعمال الصغيرة ، سنوضح لك القليل منها:

يمكن أن تقلل من عبء الخضوع للمراجعات المالية.

إن وجود سجلات مالية دقيقة وحديثة يمكن أن يقلل من احتمالية الخضوع للمراجعة ، ولكن يمكن أيضًا أن يقلل الصداع الناتج عن المراجعة إلى الحد الأدنى في حالة إجرائها.

يمكن أن تحسن إدارة التدفق النقدي.

أحد أكبر التهديدات لبقاء الشركات الصغيرة هو ضعف إدارة التدفق النقدي ، في الواقع ، وجدت دراسة أجرتها أحد منظمات الإقتصاد العالمية أن 30٪ من الشركات الصغيرة تفشل نتيجة لنفاد الأموال.

ولكن من الصعب البقاء على اطلاع دائم بتدفق الأموال داخل وخارج الشركة بدون سجلات دقيقة ، لا تتيح لك السجلات المناسبة الحصول على صورة أكثر دقة عن الوضع المالي لشركتك فحسب ، بل يمكن أن تساعدك أيضًا على توقع وتجنب أي مشكلات محتملة في التدفق النقدي.

سوف تحسن قدرتك للحصول على التمويل.

السجلات الجيدة تسهل على مالكي الشركات الصغيرة الحصول على تمويل خارجي ، حيث إنها غالبًا ما تكون أول ما يطلبه مقدمو القروض والمستثمرون والأكثر أهمية لهم ، حتى إذا كنت لا تبحث عن تمويل خارجي في هذا الوقت ، يمكن للسجلات المناسبة تسريع العملية في حالة حدوث أزمة ، بعد كل شيء ، عندما تواجه مشكلة حرجة في التدفق النقدي ، ربما لا ترغب في قضاء قدر كبير من الوقت في العمل على تحديث سجلاتك قبل أن تتمكن من حلها ، بدلاً من ذلك ، يمكن أن تتيح لك السجلات المناسبة أن تطمئن إلى أن عملك جاهز لمتابعة التمويل الخارجي دون أي تأخير.

يمكن أن تحسن دورات الفواتير الخاصة بك.

إذا كانت دورة الفواتير تعمل بسلاسة ، فلا داعي للقلق مطلقًا بشأن تأخير دفعة لأحد الموردين ، أو عدم تحصيلك لأموالك ، سيسمح لك تتبع المدفوعات أيضًا باكتساب فهم أفضل لكيفية إنفاق الشركة لأموالها مما يساعدك في تقليل التكلفة ، ويمكنه أيضًا ضمان عدم تفويت أي مدفوعات قد تؤدي إلى دفع رسوم وغرامات تأخير غير ضرورية.

تضمن السجلات الصحيحة أنك ترسل الفواتير إلى العملاء المناسبين في الوقت المناسب ، وتساعدك أيضًا على إدارة وتتبع حسابات القبض الخاصة بك لضمان حصولك دائمًا على أجر مقابل عملك.

ستقلل من دورات التحصيل الخاصة بك.

كل يوم تنتظر فيه قبل إرسال فاتورة إلى العميل هو يوم بدون تحصيل ، حتى إذا كنت تستطيع الانتظار بضعة أيام لبضعة تحصيلات أخرى ، إلا أن الكثير من التأخيرات يمكن أن تؤدي إلى أزمة تدفق نقدي حقيقية ، إن ضمان حصولك على أموالك في الوقت المناسب يعد أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لمنع أزمة التدفق النقدي من تهديد عمل تجاري ناجح وقابل للاستمرار.

ستبقي موظفيك سعداء.

يمكن أن تساعد السجلات السليمة في تحسين رفاهية الموظفين ورفع معنوياتهم ، وليس فقط في قسم المحاسبة ، بدون سجلات دقيقة فإنك تخاطر بتأخير دفع رواتب الموظفين ، مما قد يتسبب في مجموعة من المتاعب لكلا الطرفين.

على سبيل المثال ، أي اختلال بين الدخل المعلن للموظف وأرباحه الفعلية قد يكون له تأثيرات على الإقرارات الضريبية.

سوف يساعدك على رؤية المور بشكل أوضح.

إذا كنت تقوم بتحديث سجلاتك بضع مرات في العام فقط ، فمن المحتمل أن تفقد رؤى مهمة يمكن أن تساعدك في أن تصبح رائداً أفضل للأعمال ، بدون سجلات دقيقة لن تكون على دراية بالمشاكل إلا عندما تحدث ، السجلات الغير دقيقة لا تؤدي إلى صعوبة تحديد المشكلات المالية فحسب ، بل تجعل حلها أيضًا أكثر صعوبة.

ومع ذلك ، من خلال السجلات المالية الدقيقة والحديثة ، ستتمكن من تحديد التهديدات المحتملة ومنعها قبل أن تصبح خطيرة.

لم يكن الأمر أسهل من أي وقت مضى.

كان هناك وقت كان يتعين فيه على أصحاب الشركات الصغيرة إعداد سجلاتهم بأنفسهم ، أو تعيين موظف بدوام كامل أو الاستعانة بمصادر خارجية لإعداد اللسجلات الخاصة بهم عن طريق شركة محاسبة مكلفة ، ولكن يوجد الآن خيار رابع يوفر مزيدًا من المرونة والراحة والكفاءة من حيث التكلفة مقارنة بكل ما سبق ، الحلول عبر الإنترنت مثل برنامج الفاتورة تقدم أدوات برمجية تساعد الشركات الصغيرة تجعل إدارة السجلات أسهل وأقل استهلاكًا للوقت وأكثر فعالية من حيث التكلفة من أي وقت مضى.

كصاحب عمل صغير ، علاقاتك مع عملائك ومورديك هي جوهر نجاحك ، لا يمكن لأي شركة ناشئة أو صغيرة أن تزدهر بدون علاقات إيجابية ، الأعمال الورقية هي ما يوثق هذه العلاقات ، لذا لا تدعها تقف في طريق نمو نشاطك التجاري ، فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في متابعة فواتيرك:

1. إنشاء نظام.

قم بإنشاء نظام لتتبع التفاصيل ، سواء كان ذلك من خلال برنامج الفاتورة أو وسائل الأخرى ، تأكد من أن النظام جاهز للعمل قبل البدء في ممارسة أعمالك التجارية ، أفضل الدراسات تقترح أيضًا أنه يجب إنشاء النظام قبل البدء في العمل ، يجب مراجعة نظامك بواسطة محاسب.

2. التعرف على الأساسيات.

بالنسبة للفواتير ، تعرف على من تدين له ، وكم تدين له ، ووقت السداد ، احتفظ بملخص هذه الأساسيات بحيث يكون متاحًا بسهولة وقم بمراجعتها بانتظام ، بالنسبة للفواتير ، يجب أن تفعل الشيء نفسه ، ستساعدك معرفة تدفقك النقدي غير المباشر على وضع الاستراتيجيات في مجالات العمل الأخرى ، أخيرًا  ،لا تعرف أبدًا متى يتصل بك البائع أو العميل ، وعدم اعترافك بالحقائق (أنا مدين لك بالمال ، أنت مدين لي بالمال) يمكن أن يخلق مشكلة كبيرة ويهدد علاقة مثمرة  (يتتبع برنامج الفاتورة كل هذا من أجلك.)

3. تنظيم الوقت.

ومع ذلك ، لا يزال يجب عليك جدولة الوقت على أساس منتظم لمراجعة تقارير حسابات الدفع وحسابات القبض بشكل كامل ، يعتمد توقيت هذه المراجعة على طبيعة عملك وما إذا كنت تواجه مشكلات تتعلق بالتدفق النقدي أم لا ، ومع ذلك يجب أن تخطط للنظر في الأرقام على أساس منتظم حتى تتمكن من توقع المشاكل وحلها قبل أن تتحول إلى مستحقات ضائعة ، أو مشاكل مع البائع.

4. التخطيط للمستقبل.

فكر في مصروفاتك للأشهر القليلة القادمة ، ثم قارن مصروفاتك بإيراداتك المقدرة ، لن يساعدك هذا فقط في البقاء على اطلاع بالفواتير ، ولكن ستكون قادر على تحديد أهداف مالية أقوى وأكثر واقعية لشركتك.

5. الحصول على تعليقات.

اسأل البائعين والعملاء عن تجربتهم في العمل مع شركتك ، و اهتم بالملاحظات ، بالنسبة لعملائك على وجه التحديد: هل الفاتورة واضحة بالنسبة لهم؟ هل أسعار المنتجات في الفاتورة واضحة و مفصلة؟ إذا كان اتواصلك مع عملائك غير واضح ، فسوف يتعثر العمل ، تأكد من قيامك بدورك من خلال الاهتمام بالفواتير بوعي ودقة مدروسين.

إدارة الأعمال التجارية تعد أمرًا مكلفًا ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة أو تلك التي بدأت للتو ، قد يصبح العثور على طرق لتقليل المصروفات أمر صعب ، ولكنه ضروري ، وهناك الكثير من الطرق البسيطة ، ولكن غالبًا ما يتم التغاضي عنها للتوفير في كل جانب من جوانب نشاطك التجاري تقريبًا ، قمنا بتجميع البعض منها:

1. لا تستخدم الأوراق.

هناك الكثير من الشركات التي تجد صعوبة في التخلي عن الأوراق ، لكن نتيجة هذا الاختيار مذهلة ، هناك العديد من الأدوات الرائعة المتاحة الآن -حتى التطبيقات الموجودة على هاتفك- والتي تجعل الطباعة أمر عفا عليه الزمن.

بعض ترشيحاتنا:

• CamScanner: هو تطبيق ماسح ضوئي رقمي للأجهزة المحمولة الخاصة بك ، قم بمسح المستندات ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات PDF وقم بإرسالها مباشرة من التطبيق.
• DocuSign: لا مزيد من الاجتماعات فقط لتوقيع المستندات ، أرسل المستندات بأمان للتوقيع دون استخدام المزيد من الورق.
• Google Drive: اعمل على نفس المستند مع كل فريقك في نفس الوقت ومن أي مكان ، أو قم بعمل تعليقات ليراها الأخرون لاحقًا.
• Issuu: تطبيق ناشر عبر الإنترنت يأخذ كتبك الإلكترونية والمواد تسويقية الأخرى ويحولها إلى نسخة رائعة عبر الإنترنت ويمكن مشاركتها بسهولة على وسائل التواصل الاجتماعي أو البريد الإلكتروني أو باستخدام رابط.

2. تحول للعمل عن بعد.

ضع في اعتبارك من ضمن المصروفات ، تكاليف تأجير مكان لعملك ، ما مدى أهميتها حقًا؟ هل يمكن أن يتم ما تنجزه هناك من المنزل؟ يمنحك توظيف العمال عن بُعد أيضًا مجموعة مواهب أكبر للاختيار من بينها ، كما يوفر على الجميع الوقت والمال الذين كانوا ينفقونه في التنقل ، وهو أمر مفيد أيضًا للبيئة!

3. توظيف من موظفين مستقلين (فري لانس).

الموظفون العاملون بدوام كامل مكلفون ، وبالرغم من أن فريقًا صغيرًا يمكن أن يكون قويًا ، فقد لا يتمكنون من القيام بكل العمل ، وبدلاً من تعيين موظف آخر براتب ، قم بالإستعانة بمصادر خارجية للتوظيف ، يوجد موظفون مستقلون موهوبون في جميع أنحاء البلاد يبحثون عن عمل ، وأجورهم أقل من التوظيف بدوام كامل ومن المرجح أن يخرجوا نتيجة أفضل من محاولة القيام بهذا العمل بنفسك.

4. اجعل اجتماعاتك موجزة ومختصرة.

ما لا يلاحظه الجميع هو أن الاجتماعات هي أمر باهظ الثمن وليس فقط بسبب التكنولوجيا اللازمة لإجراءها ، بل أيضاً يجب مراعاة جميع ساعات عمل و إنتاجية جميع المعنيين بالإجتماعات ، حتى بالنسبة للاجتماعات الافتراضية ، حافظ على تركيز اجتماعاتك على مهمة العمل وقم بدعوة الأشخاص الأكثر أهمية فقط.

5. تعيين المتدربين.

ابدأ برنامج تدريب داخلي وقم بتعيين واحد أو اثنين في السنة ، يمكنهم التعامل مع المهام التي لا يستطيع الموظفون الذين يتقاضون رواتب القيام بها أو طرح أفكار جديدة ، وبجزء بسيط من التكلفة ، ناهيك عن أن منظور الشخص الأصغر سنًا قد يساعدك على التفرع إلى قنوات جديدة ، مثل وسائل التواصل الاجتماعي.

6. إنشاء شراكات.

هل تعرف شركة ناجحة ولها قاعدة عملاء تتوافق مع عملك؟ الشراكة مفيدة للطرفين ويمكنها حقًا تعزيز نجاح عملك ، بعض الشركات تفضل عدم الصرف على الإعلانات للتركيز فقط على الشراكات.

7. قم بمراجعة مصروفاتك بانتظام.

إذا لم تكن محاسبًا ، فقد يبدو هذا مملاً جداً ، ومع ذلك ، فهي طريقة رائعة لمتابعة الأموال التي تجنيها والتي تصرفها ، عندما تضع المصروفات تحت المجهر ، يمكنك تحديد الأخطاء والمشاكل وإيجاد طرق للتبسيط والتحسين ، ضع في اعتبارك الربح أولاً لزيادة أرباحك وإجبارك على أن تصبح حازماً بخصوص المصروفات.

8. شراء اللوازم بالجملة.

أحد الطرق التي يمكن أن توفر لك الكثير من المصروفات هي الشراء بالجملة ، سواء أكنت تستخدم الكثير من حبر الطباعة أو عدد ما من الأقلام الرصاص أسبوعيًا ، فإن شراء هذه الأشياء بالجملة يمكن أن يقلل المصروفات التي قد تبدو ضئيلة ، ولكنها تزيد عند تراكمها عامًا بعد عام.

نأمل أن يساعدك هذا! قد يبدو بقاءك على اطلاع بأموالك أثناء إدارة عملك أمر ميؤوس منه في بعض الأحيان ، ولكنه ممكن وربما أسهل مما تعتقد!

من طرق توفير الأموال هي الاستغناء عن الورق و المستندات ، ولكن تحتاج الشركات الكبيرة والصغيرة إلى المستندات لأسباب مختلفة ، من عقود العملاء الجدد إلى عقود إيجار المكاتب إلى فواتير الخدمات ، يتلقى رواد الأعمال اعداد لا حصر لها من المستندات اللازمة لإدارة أعمالهم.

عندما تتم طباعة كل هذه المستندات ، فإنها تشغل مساحة كبيرة ، ويمكن أن تكلف أصحاب الأعمال مبالغ كثيرة ، أظهرت إحدى الدراسات أن الشركات تنفق 80 جنيهاً لكل موظف على الورق سنويًا ، وأن 50-70 ٪ من المساحات المكتبية يتم استخدامها لحفظ المستندات المطبوعة وتخزينها.

إحدى طرق توفير هذه التكاليف هي عدم استخدام الورق في عملك ، في حين أن هذه قد تبدو مهمة صعبة عندما تفكر فيها لأول مرة ، إلا أن مجموعة متنوعة من التقنيات الجديدة جعلت هذه المهمة أبسط وأكثر سلاسة للشركات.

هل تريد معرفة المزيد حول لماذا وكيف تصبح بلا أوراق؟ دعنا نتعرف على فوائد عدم استخدام الورق وبعض الطرق التي يمكنك العمل بها بدون استخدام الورق.

فوائد عدم استخدام الورق.

التخلص من المواد المطبوعة من عملك يوفر مزايا متعددة ، باختصار ، العمل الخالي من الورق يكون أكثر صداقة للبيئة ونظافة وكفاءة من عدة نواحٍ.

التحول الرقمي يوفر أموال الشركات.

إحدى الدراسات قدرت أن الشركات تنفق حوالي 8 مليون جنيه سنويًا في الورق ، كما أنه يكلف الشركة 20 جنيهاً في المتوسط ​​لتقديم مستند ، و 20 جنيهاً أخرى للعثور على مستند في غير مكانه ، و 220 جنيهاً لإعادة إنتاج مستند مفقود ، هذه مبالغ هائلة يتم إنفاقها على الورق وحده.

نقل جميع المستندات المطبوعة -بما في ذلك الخاصة بالمحاسبة- إلى مستندات رقمية يمكن أن يساعدك في خفض أو حتى التخلص من العديد من هذه التكاليف ، وجدت الأبحاث أن الشركات الرقمية تكون أكثر ربحية بنسبة 50٪ ، وتدر إيرادات أكثر بنسبة 13٪ ، وتقدر قيمتها بنسبة 19٪ أعلى من نظيراتها في الصناعة.

لذلك ، في حين أن اعتماد التقنيات والأساليب الخالية من الورق سيؤدي حتماً إلى تكاليف أولية ، فإن العائد طويل الأجل على استثمارك يثبت أن الرقمنة تؤتي ثمارها.

الأعمال الخالية من الورق تعتبر أكثر كفاءة.

يمكن أن تصبح الإدارة والبحث من خلال أنظمة حفظ الملفات الورقية أمرًا صعبًا للغاية ، لقد وضعنا جميعًا أوراقًا مهمة في غير مكانها في الماضي ، ونعرف هذا الشعور بالإحباط الناتج عنه.

ومع ذلك ، يمكن للأرشيفات الرقمية أن تجعل فريقك (وعملك) أكثر إنتاجية ، بدلاً من القلق بشأن المستندات المفقودة أو الخاطئة ، يمكنك البحث بسرعة في الأرشيفات الرقمية من أي مكان به اتصال بالإنترنت ببضع نقرات فقط.

إرسال المستندات الرقمية واستلامها يعد أكثر فاعلية بكثير من المستندات الورقية ، يمكن للمستندات الرقمية أن تجعل العمليات المعتادة أسرع ، سواء كنت ترسل فواتير إلكترونية أو تحصل على توقيع رقمي على عقد من أحد العملاء.

يعد تحرير المستندات الرقمية أمرًا بسيطًا مثل التحرير في برنامج الـWord  ، بينما يمكن تحرير ملفات PDF  على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تعرف على المزيد حول كيفية تحرير ملف  PDF، يمكنك عمل المزيد باستخدام محرر PDF متخصص ، تسمح لك البرامج المتخصصة بأشياء مثل توقيع المستندات عبر الإنترنت وتحويل البيانات إلى مستندات PDF دون استخدام أي ورق.

الأعمال غير الورقية أكثر تعتبر صداقة للبيئة.

طباعة آلاف الصفحات لشركتك لا تعد أمرًا رائعًا بالنسبة للبيئة ، يستخدم العامل العادي في حوالي  10000 ورقة سنويًا ويتم التخلص من حوالي 375 مليون خرطوشة حبر كل عام ، وينتهي معظم هذه النفايات في مدافن القمامة أو المحارق.

لكن التحول إلى عمل خالٍ من الورق يساعد في الحد من هذه النفايات ، وتوفير الأشجار والمياه ، وإبقاء الخراطيش بعيدة عن مدافن النفايات.

إذا لم يكن التحول إلى البيئة الخضراء حافزًا في حد ذاته ، فإن على سبيل المثال وزارة الطاقة الأمريكية تقدم مجموعة متنوعة من الإعفاءات الضريبية والخصومات للاستثمار في الممارسات الصديقة للبيئة ولربما نقتدي بهذه الممارسات قريباً في عالمنا العربي.

ثلاث طرق بسيطة للتخلص من الورق:

يعد التحول لعدم استخدام الورق أسهل مما تعتقد ، بل إنه أسهل عندما تأخذ الأمر خطوة بخطوة ، ابدأ بنقل أنواع المستندات الثلاثة الشائعة هذه إلى نسخ رقمية.

1. العقود الرقمية و عروض الاسعار.

عندما تطلب من العملاء أو المقاولين التوقيع على عقد لمشروع قادم ، قم بإلغاء العقود الورقية وعروض الأسعار ، بدلاً من ذلك ، قم بإعداد مسودة للنسخ الرقمية وقم بإرسالها عبر البريد الإلكتروني للتوقيع ، لن تتمكن فقط من استعادة هذه المستندات الموقعة بشكل أسرع ، ولكن سيكون من السهل الاحتفاظ بنسخة يمكنك الوصول إليها بسهولة في سجلاتك.

لإرسال وإدارة التوقيعات الخاصة بالعقود الرقمية والموجزات ، استخدم أداة سهلة الاستخدام مثل Adobe Acrobat أو DocuSign.

2. إيصالات البريد الإلكتروني.

عندما يدفع أحد عملائك مقابل منتج أو خدمة ، فإنك تقدم لهم إيصالًا ، لكن الإيصالات الورقية صعب تتبعها لكل من الشركات والعملاء ، بدلاً من ذلك ، اعرض إيصالات البريد الإلكتروني لعملائك.

غالباً سيفضل معظم عملائك النسخة الرقمية من إيصالاتهم ، يتوقع 85٪ من الناس القيام بأعمالهم التجارية رقميًا لأنهم يجدون المعاملات الورقية غير مريحة وبطيئة وغير موثوقة.

3. الفواتير الإلكترونية.

تعد الفاتورة من أكثر المستندات شيوعًا التي يستخدمها أصحاب الأعمال يوميًا ، والمزيد من الشركات تأخذ خطوة في الفواتير الرقمية.

استخدم برنامج مثل برنامج الفاتورة لفوترة عملائك وإعداد الفواتير عبر الإنترنت وفواتير عملك (مثل إيجار مكتبك ، والمرافق) ، الفواتير عبر الإنترنت لا تقلل من تكاليفك فقط ، بل تساعدك أيضًا في الحصول على أموالك بشكل أسرع.

المضي قدماً في الأعمال التجارية اللاورقية.

قد يبدو العمل الغير ورقي بمثابة مبادرة بيئية من شأنها أن تكلفك الكثير من المال ولا تستحق العناء ، لكن الاستغناء عن استخدام الورق له عائد استثماري يتجاوز الفوائد البيئية ، يمكنك أيضًا توفير بعض النقود وتكون أكثر إنتاجية في هذه العملية.

كما أوضحنا ، تحويل مستنداتك الورقية إلى رقمية يمكن أن يساعدك في إجراء تغييرات تدريجية مع الاستمرار في الاستمتاع بالمزايا.