من المحتمل أنك على الأقل ارتكبت خطأً واحدًا من أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية هذه ، عندي لك اخبار جيدة ، بمجرد أن تدرك هذه الأخطاء ، يسهل عليك تجنبها و إصلاحها!

تعد طباعة وإرسال فاتورة إلى عملائك خطوة مهمة في الحصول على الأموال ، لا شك أنك تفهم هذا ، ولكن في كثير من الأحيان عندما تكون في عجلة من أمرك لإرسال هذه الفواتير ، قد ترتكب بعض الأخطاء الشائعة في الفواتير التي تؤدي إلى التأخير في الحصول على الدفعات.

تعد إحدى أسهل الطرق لتجنب أخطاء الفواتير هي استخدام برنامج الفاتوة أو نموذج فاتورة مجاني ، يمكنك تقليل عدد الأخطاء الشائعة التي تحدث في الفواتير ، باستخدام برامج الفوترة أو نماذج الفواتير المجانية.

بالنظر إلى مدى أهمية الفواتير في عملية الدفع الخاصة بك ، والتي تؤثر بدورها على التدفق النقدي الخاص بك ، يجب تجنب أخطاء الفواتير هذه.

إليك ثمانية أخطاء شائعة جدًا في الفواتير يمكنك تجنبها بسهولة.

المحتويات

    الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

    الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

    الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

    الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

    الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

    الخطأ السادس: عدم المتابعة.

    الخطأ السابع: إدراج رسوم الضرائب.

    الخطأ الثامن: إرسال فاتورة تتضمن أخطاء.

    كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

الخطأ الأول: عدم إرسال فاتورتك على الفور.

بصفتي كاتب مستقل ، عادةً ما أقدم فاتورتي على الفور بعد تقديم مسودتي الأولى إلى العميل ، في الحالات التي تفاوضت فيها على الدفع مقدمًا ، أقوم بإرسال الفاتورة قبل أن أبدأ بالعمل وأطلب الرصيد عند إرسال مقالتي.

في كلتا الحالتين ، لا تنتظر حتى يطلب عملاؤك الفاتورة ، إنهم مشغولون ، ومن المحتمل أنهم سينسون تذكيرك ، وقد تتراكم الفواتير غير المدفوعة ، المسؤولية مسؤوليتك.

كلما أسرعت في إرسال الفاتورة ، زادت سرعة دفع العميل ، لذا يُرجى عدم الانتظار حتى نهاية الشهر ، تصرف على الفور بمجرد إنتهاء عملك ، سترى مدى سهولة تجنب أخطاء تحرير الفواتير الالكترونية.

الخطأ الثاني: عدم تحديد تاريخ استحقاق السداد.

بصفتك صاحب عمل ، هل أخطأت بإرسال “فواتير مفتوحة” إلى العملاء وشروط الدفع غير موضحة بالفاتورة؟ ضع في اعتبارك هذه الأمثلة:

“عند الاستلام” هذا السطر يخبر العميل أنه يتعين عليه الدفع في أسرع وقت ممكن ، ولكن “في أقرب وقت ممكن” هذه أيضاً غير محددة.

“في خلال 30 يوم من الإستلام” أيضاً مربك لأولئك الذين لا يتمتعون بالخبرة في مجال الأعمال.

عبارة “الدفع في خلال X عدد أيام من الإستلام” يمكن أيضًا فهمها بشكل مختلف بين العملاء.

لتجنب أي لبس ، حدد يوم الدفع بالضبط ، على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال فاتورتك في الأول من أغسطس وتريد السداد في خلال أسبوع ، فقم بتعيين تاريخ الدفع يوم الثامن من أغسطس ، القدرة على تخصيص تواريخ الاستحقاق هي ميزة يوفرها برنامج الفاتورة.

سيساعدك تحديد موعد الدفع أيضًا على التنبؤ بالتدفق النقدي ، حيث سيكون لديك فكرة أفضل عن موعد استلام الدفعة.

الخطأ الثالث: عدم تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة.

بينما لا يحتاج بعض العملاء إلى فاتورة تفصيلية ومفصلة ، البعض الآخر يحتاجها ، بالنسبة للعديد من العملاء ، فإن الفواتير الالكترونية أمر يتعلق بالإجراءات ويساعدهم عند تتبع مصروفاتهم وتسجيلها.

تفصيل المنتجات والخدمات في الفاتورة ، بغض النظر عن هوية العميل ، هي طريقة مضمونة لتجنب تلقي الرسائل والمكالمات من العملاء يشتكون من عدم وضوح الفاتورة ، يمكن أن يؤثر هذا على دفع فاتورتك في الوقت المناسب لأن العميل قد أعاد الفاتورة إليك الآن لإجراء المراجعات.

على سبيل المثال ، إذا صممت موقع إلكتروني لأحد العملاء ، قم بإدراج عنوان الموقع وعدد الصفحات به وأذكر وصف الموقع و كل شئ داخل الوصف في الفاتورة.

الخطأ الرابع: عدم إظهار المجاملة في فاتورتك.

صدق أو لا تصدق ، هذا ليس أحد أكبر أخطاء الفواتير الالكترونية فقط ، بل أحد أكبر أخطاء الفواتير عامةً ، على مدونة Revamp هناك مقال بعنوان ” كيفية استخدام شروط الدفع في فاتورتك للحصول على الأموال بشكل أسرع ” سلط الضوء على كيف يمكن لإظهار المجاملة في فاتورتك أن يجعل العميل يدفع لك بشكل أسرع وينتج عنه تدفق نقدي إيجابي ، على سبيل المثال ، 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم “شكرًا لك” في شروط الدفع يتم تحصيلها في أقل من سبعة أيام ، 12.70٪ يتم تحصيلها في أقل من 14 يومًا.

ومع ذلك ، يفشل العديد من مالكي الأنشطة التجارية في إدراج عبارات مثل “شكرًا لك” أو “يُرجى الدفع بحلول [التاريخ]”.

اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث ، 89.61٪ من الفواتير يتم تحصيلها عندما تحتوي على كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تحتوي على كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعل العملاء يدفعون بشكل أسرع.

لماذا لا تجرب؟

الخطأ الخامس: عدم إعادة صياغة الشروط.

من المهم تحديد الشروط وتقديم تقرير مفصل للخدمات والتكاليف والمنتجات لتجنب الفشل في أي مشروع.

من الضروري أيضًا إعادة صياغة هذه البنود وتحديد الخدمات التي قدمتها عند إرسال الفواتير ، لماذا ا؟ حتى تتمكن من حماية نفسك.

يمكن للعملاء أحيانًا تقديم المزيد من الطلبات عن طريق طلب مراجعات وتغييرات إضافية بعد إصدار الفاتورة ، إعادة صياغة الشروط يحميك من هذا السلوك ويقلل من مخاطر المصطلحات غير الواضحة.

الخطأ السادس: عدم المتابعة.

لقد أرسلت الفاتورة ، ومرت ثلاثة أسابيع ، ولم يتم تحصيلها بعد ، هل قمت بالمتابعة؟

لا يمكنني إخبارك بعدد المرات التي أرسلت فيها فاتورة ، وقمت بمتابعتها بعد أسبوع ، إعتذر لك العميل عن التأخير ثم أرسل لك دفعة في نفس اليوم.

ينسى بعض العملاء الدفع لأنهم مشغولون ، سينتظر بعض العملاء حتى تاريخ الاستحقاق المحدد للدفع ، بينما ينتظر البعض الآخر حتى تتصل بهم (نعم ، هذا النوع من العملاء موجود بالفعل) ، في كلتا الحالتين ، المتابعة تحل مشاكل التأخر في السداد.

الخطأ السابع: إضافة رسوم الضرائب.

لا أحد يحب المفاجآت ، إذا كنت بحاجة إلى القيام بعمل إضافي يتجاوز الاتفاقية ، فتحدث إلى عميلك قبل القيام بهذا العمل وخاصة قبل إصدار فاتورة له.

بعيدًا عن أخطاء الفواتير الالكترونية الشائعة التي تجعل من الصعب عليك الحصول على أموال ، فإن صدمة عملائك بتكاليف ورسوم إضافية كالضرائب تضر بعلاقتك مع العميل.

الخطأ الثامن: إرسال فاتورة بها أخطاء.

هل أرسلت فاتورة وبعد أن أرسلتها أدركت أن التاريخ غير صحيح ، ورقم الفاتورة غير صحيح ، وهناك أخطاء إملائية ، تتضمّن المعلومات التي طلبها العميل؟

هل نسيت يومًا إضافة رقم السجل التجاري الخاص بك؟ تحتاج الشركات الصغيرة إلى التفكير في كيفية تعامل عملائها مع علاماتهم التجارية ، لذا فإن التجربة الإيجابية المستمرة يمكن أن تساعدك أيضًا في الحصول على أموالك في الوقت المحدد.

أنا متأكد من أنك قد ارتكبت واحدًا على الأقل من هذه الأخطاء ، لا سيما عند إنشاء الفواتير في Excel. الحل هو التدقيق في فواتيرك بحثًا عن الأخطاء الإملائية وجميع الأخطاء الأخرى قبل إرسالها ، سيجنبك هذا الرسائل المستمرة من عملائك والتي تؤدي إلى مزيد من التأخير في السداد.

بدلاً من ذلك ، قم بإستخدام نظام الفواتير الالكترونية عبر الإنترنت ، يتيح لك برنامج الفاتورة تجنب هذه الأخطاء ، وسيقوم بتحديث رقم الفاتورة أثناء إنشاء الفواتير ، ويتيح لك معاينة الفواتير قبل إرسالها.

كيف تساعد فواتير برنامج الفاتورة في تجنب الأخطاء الشائعة

بصرف النظر عن هذه الميزات والفوائد ، وغيرها من الميزات المذكورة في المنشور ، يساعدك برنامج الفاتورة على:

• إقناع عملائك بالفواتير المخصصة.
• الحصول على أموالك مقدمًا عن طريق تحديد تاريخ الإستحقاق.
• إدارة الفواتير المتأخرة عن طريق متابعة الفواتير متأخرة
• مكافأة العملاء المميزين بالخصومات.
• تلبية احتياجات العميل من خلال الفواتير متعددة العملات والفواتير متعددة اللغات.

إذن ، هل أنت مستعد لتحسين عملية الفوترة الخاصة بك؟ جرب برنامج الفاتورة مجانًا لمدة 30 يومًا دون الحاجة إلى بطاقة ائتمان وتعرف على مدى سهولة تجنب هذه الأخطاء (وجرب مزايا أخرى لا حصر لها أيضًا!)

 عندك عمل حر جانبي خاص بك تديره؟ فيما يلي بعض الطرق البسيطة لتساعدك على النجاح.

على الصعيد العالمي ، يقوم الكثير من الأشخاص بإنشاء اعمال جانبية بجانب وظيفتهم ، في أمريكا على سبيل المثال ، وفقًا لـ Bankrate ، يوجد 44 مليون شخص عندهم وظيفة ثانية ، وهذه الأرقام قابلة للزيادة حيث ان الكثيرون بدأوا يدركوا مدى أهمية الأعمال الجانبية.

من الجيد أنك إذا كنت تقرأ هذا ، فإنك تدير عمل حر جانبي خاص بك ، يمكنك مشاهدته بطريقة معينة: ربما يكون مشروعًا شغوفًا ، أو مصدرًا مناسبًا للدخل الإضافي ، أو وسيلة لتغطية نفقاتك أو حتى وسيلة للانغماس في أشياء لا يمكنك تحمل تكلفتها بأي طريقة أخرى.

بغض النظر ، من المحتمل أنك فكرت في الشكل الذي سيبدو عليه الأمر إذا اخترت العمل بدوام كامل ، ومع ذلك ، لست مستعدًا الآن للتخلي عن الأمان والعديد من الامتيازات الأخرى في وظيفتك اليومية ، في الواقع ، قد لا تكون مستعدًا أبدًا ، خاصة إذا كنت قد قررت أن عملك الجانبي هو مشروعك الشغوف. وهذا جيد!

ولكن ، مهما كانت أسبابك لإبقاء عملك الجانبي هذا على الهامش ، فهناك طرق يمكنك من خلالها تحسينه بحيث إذا قررت تطويره إلى عمل بدوام كامل ، فستحصل على كل أمورك مرتبة و مضبوطة.

فيما يلي أربع طرق لتهيئة جهودك لتحقيق النجاح:

1. السيطرة على الموارد المالية الأساسية.

من المحتمل أنك تدير عمل حر بسيط وتريد تقليل المصروفات العامة ، أليس كذلك؟ قد يعني هذا تجنب الاستثمار في الأدوات أو البرامج التي تعتبرها غير ضرورية ، أليس كذلك؟

كان لدي نفس العقلية عندما كانت “الكتابة” هي عملي الجانبي.

ولكن هل تعلم؟ الانتقال إلى العمل بدوام كامل كان سيصبح أسهل بكثير لو استثمرت في بعض أدوات العمل الأساسية ، المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) هي مجرد مثال واحد على البرامج التي كنت أتمنى أن أستخدمها منذ البداية لأنها كانت ستوفر لي الكثير من الوقت ، ولكنها ساعدتني على النمو في المستقبل.

الفواتير أفضل من إستخدام Word أو  Excel

من المحتمل انك تستخدم -مثل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة- برنامج Excel لإنشاء الفواتير وإدارتها ، Excel  هو كل ما تعرفه ، وهو مألوف للجميع.

تكمن المشكلة في أن هذه الألفة -بجانب الرغبة في الحفاظ على انخفاض التكاليف- تجعلك تتجاهل الإشارات الواضحة التي تشير إلى أنها ليست أفضل طريقة لإنشاء وإدارة فواتيرك: استخدام Excel يستغرق وقتًا طويلاً ومن السهل أن تفقد المستندات.

من السهل أيضًا ارتكاب بعض الأخطاء الشائعة في الفواتير ، مثل قيم الفواتير غير الصحيحة وأرقام أوامر الشراء الخاطئة ، تعني هذه الأخطاء أنه يجب عليك تعديل الفاتورة وحفظها كملف PDF ثم إرسالها مرة أخرى ، يُعد هذا مجهودًا كبيرًا لشيء بسيط مثل إرسال فاتورة.

لحسن الحظ ، فإن المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) تجعل الفواتير سهلة ، لذا فإنك تقضي وقتًا أقل في إنشاء الفواتير وإصلاح الأخطاء وتقضي المزيد من الوقت في تنمية عملك الجانبي ، على سبيل المثال ، تتيح لك الفواتير باستخدام برنامج الفاتورة:

• إنشاء فواتير احترافية بسرعة: إضافة ملاحظة شخصية و معلومات إضافية عن الفاتورة.
• معرفة مقدار الدخل الذي يجلبه عملك الجانبي من خلال تقارير الدخل التي يمكن الوصول إليها من قسم التقارير.
• إضافة قائمة بعملائك لتسهيل إنشاء فاتورة لكل عميل.
• تسجيل المصروفات و تصنيفها.

تتبع مصروفاتك بطريقة إحترافية.

من الشائع عند الكثيرين تتبع المصروفات عن طريق الاحتفاظ بالإيصالات في حقيبة أو صندوق ما واستخدام برنامج Excel لتسجيل المعاملات ، في الواقع هذه هي الطريقة التي كنت أتبعها في تتبع مصروفاتي.

المشكلة هي أن هذه الأساليب تستغرق وقتًا طويلاً وتتسم بالفوضى ، دعونا لا ننسى الإيصالات والأموال المفقودة عند تقديم الإقرارات الضريبية ، يؤدي عدم التنظيم هذا إلى تصنيفات غير صحيحة للمصروفات مما يؤدي لأخطاء في حساب الضرائب و دفع أموال زائدة عن الضرائب الحقيقية المستحقة عليك.

ولكن باستخدام المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) ، يمكنك حل مشاكلك:

• تتبع مصروفاتك دون جهد يدوي.
• إضافة المصروفات على البرنامج واترك البرنامج يقوم بالحسابات بدلاً عنك.
• إنشاء سجلات ضريبية أفضل: يتم تخزين المصروفات وتصنيفها في البرنامج ، بحيث تكون منظمًا عندما يأتي وقت الضرائب ولا تخسر المال.
• تعرف بالضبط على كيفية أداء عملك الجانبي عن طريق سحب المصروفات (ومعلومات الدخل) في تقارير الأرباح ، يمكنك بعد ذلك معرفة ما تحتاج إلى تحسينه.

2. استثمر في نفسك: طور مهاراتك

لا يهم المجال الذي تعمل فيه أو مهنتك ، سيكون لديك منافسة ، ولكن كيف ستتميز عن منافسيك؟

هناك طريقة واحدة وهي الاستثمار في نفسك وحرفتك ، على سبيل المثال ، إذا كان عملك الجانبي هوا انك تعمل كمصمم ويب (عمل حر) ، ففكر في طرق يمكنك من خلالها تحسين مهاراتك في تصميم الويب.

لكن لا تركز فقط على المهارات المتعلقة بمهنتك ، بدلاً من ذلك ، استثمر في العديد من مجالات الأعمال: وسائل التواصل الاجتماعي ، والمبيعات ، وخدمة العملاء ، وأساسيات المحاسبة ، والقيادة (قم بزيارة Udemy للوصول إلى آلاف الدورات القصيرة التي يمكنك المشاركة فيها في أوقات فراغك).

إذا استغرقت القليل من الوقت للتعلم وتطوير مهاراتك ، فسوف تهيئ نفسك لانتقال أكثر سلاسة إذا قررت العمل بدوام كامل ، أو ببساطة ستكون قادرًا على التعامل مع عملاء أكثر طموحًا (وكسب أموال أكثر) في عملك الجانبي.

3. ابدأ تسويق نفسك

قد يكون لديك بالفعل عدد قليل من العملاء يمكنك الاعتماد عليهم للحصول على تدفق مستمر من الدخل ، لكن هناك احتمالات بأن عملك على ما يرام بسبب انك فقط تعمل مع العملاء الذين يأتون لك بسهولة.

في الواقع ، قد يكون هذا أحد الأسباب التي تجعلك تعتقد أنك أبداً لن تحول عملك الحر الجانبي هذا لدوام كامل ، حسنًا ، خمن ماذا يمكنك أن تفعل ، إنها مجرد مسألة تسويقية: أنشئ علامة تجارية ، وأنشئ موقعًا إلكترونيًا يعرض عملك ، وتأكد من أن حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي تعكس مهامك الجانبية ، على سبيل المثال ، يمكنك تحديث ملفك الشخصي على LinkedIn لتظهر بالضبط ما هو عملك الجانبي.

أيضًا ، فكر في ما وراء فضاء الإنترنت في كيفية التواصل مع أصحاب الأعمال المحليين ، عندما تساعد عدد قليل من الشركات ، تنتشر الأخبار بسرعة ، وسيزدهر عملك الجانبي.

علاوة على ذلك ، ابدأ في تحديد عميلك المثالي:

• ما العمل الذي تستمتع به ولمن؟ على سبيل المثال ، قد تستمتع بالعمل مع الشركات الصغيرة بدلاً من الشركات الكبيرة.
• كيف تريدهم أن يعملوا معك؟ ربما تستمتع بالتعاون بدلاً من العمل بمفردك؟
• كيف يجب أن يعاملوك؟ أراهن أنك تريد عميلًا يسهل التعامل معه ويتواصل معك ويدفع لك في الوقت المحدد ، أليس كذلك؟ قم بتدوين هذه الملاحظات لكي تعرف ما الذي يجب البحث عنه عند التحدث إلى العملاء المحتملين.

  من خلال رسم صورة لعميلك المثالي ، ستصبح أكثر استعدادًا للعثور عليهم وإنشاء عروض قيمة على موقعك الإلكتروني.

4. تعلم أن تكون أكثر إنتاجية.

وجود عمل جانبي يعني أنك تقوم بعمل إضافي بالإضافة إلى وظيفتك الأساسية ، هذا يعني على الأرجح أنك ستضطر للعمل بشكل إضافي في وقت فراغك ، ولكن ، إذا لم تكن حريصًا ، فقد يؤدي هذا إلى تدمير نمط حياتك بسرعة.

قد لا تلاحظ هذا في البداية ، خاصةً إذا كان عملك الجانبي هو شغفك الذي تحبه ، وهكذا ، قد يكون العمل في عطلات نهاية الأسبوع أمراً إعتيادياً ، ربما تجد نفسك تكتب بعض المنشورات على المدونة التي تحبها؟ الحقيقة هي أن هذا لا يزال يعمل ، وأي عمل يتطلب فترة توقف لتجديد وشحنطاقتك الإبداعية.

لهذا يجب عليك تحسين إدارة وقتك من خلال تتبع وقتك ، هذا أيضاً يعني أنه ليس لديك مجال للتسويف في عملك الأساسي ، لذلك يجب عليك زيادة الاهتمام بعملك الجانبي.

يتيح لك تتبع الوقت معرفة بالضبط ما الذي تقضي وقتك فيه ، ومقدار الوقت الذي تقضيه ، وكيف يمكنك الاستفادة منه بشكل أكثر إنتاجية ، في النهاية سيساعدك هذا على إدارة عملك بطريقة أكثر إحكامًا وكسب المزيد من المال ، إذا تمكنت من هذا ، ستتمكن من الاسترخاء والإستمتاع بوقتك.

خاتمة

يعد العمل الجانبي طريقة رائعة لكسب المزيد من المال والحصول على أموال مقابل فعل ما تحب.

على الرغم من أنك ربما فكرت في تحويلها إلى وظيفة بدوام كامل ، إلا أن إستقرار وظيفتك الأساسية  يجعل التخلي عنها صعب جداً.

لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك تحسين عملك الجانبي لتحقيق النجاح ، لذا إذا قررت تحويله إلى وظيفة بدوام كامل يومًا ما ، فأنت جاهز ، للقيام بذلك ، استعد للنجاح من خلال:

• أصقل مهاراتك في جميع مجالات العمل.
• تسويق نفسك حتى تكون جاهزًا.
• تحسين إدارة وقتك حتى لا تنهك.

    الاستثمار في أدوات الأعمال مثل برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) لتحسين الفواتير وتتبع المصروفات.

إحدى هذه الأدوات هي برنامج الفاتورة ، نعم أنا أقولها لك بلا خجل ، لكنني أعتقد اعتقادًا راسخًا أن الاستثمار فيه سيجعل عملك أكثر ربحًا ويهيئك للنجاح.

برنامج الفاتورة هو برنامج محاسبة للشركات الصغيرة مصمم للأعمال التجارية الصغيرة ، فهو يجعل الفواتير أمر سهل ، ويبسط تتبع المصروفات ، وتسهيل العمليات المحاسبية المعقدة ويتيح لك معرفة أداء عملك الجانبي بسهولة عن طريق التقارير.

جرب برنامج الفاتورة اليوم ، مع نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا ، ليس لديك ما تخسره.

شروط دفع فواتيرك لها القدرة على التأثير في الوقت الذي يدفع فيه العملاء لك وحتى تقليل عدد الفواتير الغير المدفوعة.

بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير أو مستقل ، ربما كيفية الحصول على الاموال هي أحد أكبر التحديات.

ربما لديك عملاء يتأخرون في الدفع باستمرار ، أو كنت تطاردهم دائمًا للدفع ، ربما لديك حتى فواتير لست متأكدًا من أنك ستقوم بتحصيلها في أي وقت.

أردنا أن نفهم ما إذا كانت هناك أي أنماط للتحصيل بشكل أسرع ، لذلك قام فريق مختص في تحليلات البيانات ببعض البحث في ما يستخدمه التجار كشروط دفع للفواتير في عام 2019 ، وكيف أثرت هذه الشروط على مدفوعات العملاء.

جاهز لرؤية النتائج؟…

يوضح الرسم البياني أعلاه كيف تؤثر الكلمات الرئيسية (على المحور السفلي) المستخدمة في شروط دفع الفاتورة على سرعة دفع العملاء (موضحة باللون)، يوجد على الجانب الأيمن عمود يوضح جميع الفواتير التي تمت معالجتها ، بغض النظر عن الكلمات الرئيسية المستخدمة في شروط دفع الفواتير الخاصة بهم.

على سبيل المثال ، يتم دفع 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم كلمة “شكرًا لك” في شروط الدفع في أقل من سبعة أيام مع دفع 12.70٪ إضافية في أقل من 14 يومًا.

تبين أنه إذا منحت عملائك مزيدًا من الوقت للدفع ، سيأخذوا الكثير من الوقت للدفع فعلاً ، بل إن وضع “30 يومًا” في شروط الدفع الخاصة بك له معدل أقل من وقت الدفع مقارنة بعمود “كل الفواتير”.

واحدة من أكثر النقاط المهمة في كيفية الحصول على الاموال هي انك إذا طلبت الدفع في أقرب وقت سوف يتم الدفع لك في أقرب وقت.

• قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن في عام 2019 ، تم إرسال 1393062 فاتورة بها كلمة “30 يومًا” في شروط دفع الفاتورة
• من بين هذه الفواتير ، تم دفع 40.22٪ فقط في غضون سبعة أيام ونسبة كبيرة بلغت 27.56٪ تم دفعها بعد أكثر من 30 يومًا
• بالمقارنة ، كلمة “7 أيام” تؤدي إلى الدفع في أقل من سبعة أيام بنسبة 58.05٪ وفي أكثر من 30 يومًا بنسبة 16.51٪ فقط.

بالنسبة إلى الكلمات الرئيسية التي لا تحدد أيامًا (الفائدة ، من فضلك و شكراً لك) ، كانت هناك أيضًا زيادة طفيفة في وقت الدفع مقابل “جميع الفواتير” ، تصدرت كلمة “شكرًا لك” ، مما أدى إلى دفع الفواتير في غضون سبعة أيام بنسبة 45.12٪.

يوضح الرسم البياني التالي الكلمات الرئيسية التي تجعل العملاء يدفعون الفواتير بالفعل

استخدام الكلمة الرئيسية ” الفائدة ” في شروط الدفع أدى إلى سداد الفاتورة بالكامل بنسبة 92.15٪ ، تليها “14 يومًا” بنسبة 91.51٪ ، بالمقارنة بين جميع الفواتير المرسلة في عام 2019 ، تم دفع 78.61٪ فقط بالفعل ، يبدو أن إدراج أي من شروط الدفع هذه يمكن أن يساعدك في الحصول على مدفوعاتك.

إن مفتاح الحصول على مدفوعاتك بشكل أسرع هو طلب السداد في غضون سبعة أيام والبدء في تحصيل الفائدة على الفواتير غير المدفوعة ، أكتب عبارة “شكرًا لك” وستكون قد أرسيت قواعدك (وعلاقاتك مع العملاء)!

إذاً ما هي شروط دفع الفواتير ؟

قبل أن تتسرع في تحديث شروط دفع الفاتورة ، هناك بعض  الأشياء التي يجب أن تعرفها.

مدى سرعة الدفع التي تتوقعها مقابل الخدمات

• إذا كانت هناك رسوم فائدة على التأخر في السداد
• ما هي طرق الدفع المقبولة

تمنح شروط الدفع أيضًا الشركات الصغيرة تحكم أفضل في التدفق النقدي لأنها تساعد العملاء على فهم كيفية معالجة الفواتير.

في حين أن هناك العديد من الخيارات المتعلقة بالعبارات التي يجب إدراجها في شروط الدفع ، فإن بعض العبارات لا يسهل على الجميع فهمها.

قم بإختيار عبارات مفهمومة للجميع.

قم بتخصيص شروط الدفع التي تناسبك.

من السهل تخطي السطر الموجود في الجزء السفلي من الفاتورة وتجاهله ، ولكنه بالتأكيد شيء سترغب في الرجوع إليه إذا لم يدفع العميل في الوقت المحدد أو لم يدفع على الإطلاق.

توجد شروط دفع الفواتير لمساعدتك في الحصول على مدفوعاتك وفقًا للشروط التي اتفقت عليها أنت وعملائك :

تحكم متى يدفعون لك.

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن الأمر يستحق الذكر: شروط الدفع تخبر عملائك حرفيًا بموعد الدفع لك. لذلك عند التفاوض على العقود مع العملاء ، تأكد من مناقشة شروط الدفع الخاصة بك ، تذكر أن هذا العقد هو لحماية عملك ، كنقطة بداية اكتب شروط دفع الفاتورة التي تخدمك جيدًا ثم تفاوض بعدها.

من الناحية المثالية ، يجب أن تحقق شروط الدفع الخاصة بك توازنًا بين زيادة سرعة تحصيلك للأموال وتجنب إزعاج عملائك ، تذكر ، في حين أن الحصول على الاموال هو الهدف الأساسي ، إلا أنك لا تزال ترغب في تعزيز علاقاتك بالعملاء ، ومع ذلك ، لا تجعل تحديات أعمالهم (التدفق النقدي أو الديون) مشكلتك.

ولا تنس البحث أعلاه ، إذا كان لديك عملاء ليس لديهم مشكلة في الدفع خلال سبعة أيام ، فاطلب منهم ذلك ، إذا لم تسأل ، فقد يفترضون أن 30 يومًا هو ميعاد مناسب وسينتهي بك الأمر في انتظار السداد لفترة أطول مما يجب.

تذكر أنه إذا كان لدى العميل عدة فواتير للدفع ولم يكن لديه أموال كافية ، فمن المرجح أن يعطي الأولوية للفواتير المستحقة عاجلاً و/أو التي لها فوائد مرتبطة بها.

تحكم في كيفية الدفع.

من المؤكد أنه يجب أن يكون لك رأي في كيفية دفع العملاء مقابل منتجاتك وخدماتك ، ومن المهم إدراج هذا في شروط الدفع الخاصة بك.

عند تحديد طرق مقبولة في شروط الدفع الخاصة بك ، اجعلها مريحة قدر الإمكان لعملائك ، هناك العديد من المتغيرات التي يجب مراعاتها اعتمادًا على عدد المدفوعات التي تتعامل معها كل شهر ، ولكن بشكل عام ، السماح للعملاء بالدفع بالطريقة المفضلة تجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

إذا كنت معتادًا على تلقي الشيكات والنقد ، ففكر في التبديل إلى الدفع عبر الإنترنت أو الدفع ببطاقات الائتمان ، سيؤدي هذا إلى زيادة احتمالية قيام العملاء بالدفع في الوقت المحدد ، من أكثر طرق الدفع تقدمًا التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار هي السماح للعملاء بالدفع ببطاقات الائتمان أو التحويلات المصرفية مباشرةً على الفواتير.

اجعل شروط الدفع جزءًا من عقدك.

من المهم التفاوض على شروط الدفع الخاصة بك قبل أن تبدأ العمل مع أي عميل ، معظم العملاء منفتحون على إجراء محادثة حول توقعاتك وتوقعاتهم ، بمجرد الاتفاق على شروط الدفع ، تأكد من تحديدها في عقد العميل بالإضافة إلى فاتورتك.

مع ظهور شروط الدفع الخاصة بك في كل من فواتيرك وعقد العميل ، فإنك تتمتع بوضع قانوني إذا لم يدفع العميل الفاتورة عندما يحين موعد السداد ، لا تحتاج بالضرورة إلى اللجوء إلى القضاء في كل مرة تتأخر فيها المدفوعات بضعة أيام ، ولكن قد يكون من الأمور التي يجب مراعاتها إذا تم تجاهل رسائل المتابعة الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.

توقعك لموعد الدفع يعني تدفق نقدي أفضل.

أحد أكبر التحديات التي يواجهها أي صاحب عمل صغير أو صاحب عمل مستقل هو كيفية الحصول على الاموال ، وبينما يمكن لأدوات مثل أدوات المدفوعات عبر الإنترنت أن تسرع من تحصيل الفاتورة ، فإن تحديد شروط الدفع يمكن أن يساعدك أيضًا في توقع التدفق النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كانت فاتورة العميل بمبلغ 2000 جنيه مستحقة للدفع في خلال سبعة أيام من تاريخ الفاتورة ، وعادة ما يدفع في الوقت المحدد ، فيمكنك توقع الحصول على 2000 جنيه من السيولة في سبعة أيام ، إن معرفة مقدار الأموال التي تحصل عليها يجعل من السهل جدًا وضع الميزانية بشكل مناسب.

إذن ، كم يجب أن تكون فترة إستحقاق الفواتير؟

باختصار ، تم استخدام “الدفع في خلال 30 يوم من تاريخ الفاتورة ” كمعيار ذهبي للدفع لأن نهاية كل شهر يتم تقفيل الميزانية الشهرية للشركات ، ببساطة ستكون هناك دائمًا حالات يتعين عليك فيها التوافق مع كيفية إنجاز الأمور بطرق أخرى.

بخلاف ذلك ، تحكم بشكل كامل في تاريخ الاستحقاق وأي شرط دفع آخر في فواتيرك ، من الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير عند تعيين شروط الدفع ، سجل الدفع للعميل ، ومبلغ الفاتورة ، وطرق الدفع التي تقبلها.

إذا كان لديك عميل يتجاهل عادةً الدفع في خلال 30 يوم ويدفع بعد 40 يوم من تاريخ الفاتورة ، فإن تقليل مدة الاستحقاق إلى 15 يومًا قد يقنعه بالدفع في غضون 30 يومًا ، ومع ذلك ، فإن المبلغ الموجود في الفاتورة قد يجعل من الصعب على بعض أصحاب الأعمال الدفع في خلال 7 أيام أو حتى خلال 30 يوم ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لبعض الشركات لدفع النقود إذا كانت مبلغ فاتورتك مبلغًا كبيرًا.

هناك شيء واحد يجب عليك أيضًا مراعاته عند اتخاذ قرار بشأن أي مصطلح للدفع وهو طرق الدفع التي تقبلها ، عادةً ما تكون بطاقات الائتمان والمدفوعات المصرفية طرقًا آمنة وسريعة لدفع الفاتورة ، ولكن إذا كان عميلك خارج البلاد ، فقد يتعين عليه تحويل الأموال لك.

غالبًا ما تستغرق التحويلات المالية الدولية عدة أيام ويمكن حتى تعليقها اعتمادًا على البلدان والبنوك المشاركة في المعاملات ، إذا كنت تعرف كيف يدفع عملاؤك لك ، فيمكنك تعديل تواريخ استحقاق الفاتورة وفقًا لذلك.

تحسين شروط دفع فاتورتك

قد تنظر في شروط دفع فاتورتك الحالية وتعتقد أنك قد قمت بتغطية كل شيء ، ولكن لن يضر إعادة النظر فيها لكل عميل جديد أو على فترات منتظمة ، مع تغير عملك ، قد يحتاجون إلى تحديث ، وهنا بعض الأشياء لتضعها في الاعتبار:

اجعلها موجزة ومختصرة

إذا كنت تريد أن يدفع العميل في خلال 30 يومًا ، قم بوضع عبارة “30 يوم ” أو “مستحقة بعد 30 يوم من الاستلام” ، الحفاظ على شروطك قصيرة وواضحة وفي صلب الموضوع يضمن عدم وجود سوء تفاهم.

قل من فضلك وشكراً

حرفيا ، اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث أعلاه ، يتم دفع 89.61٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعلك العملاء يدفعون بشكل أسرع.

كن واقعيًا ومرنًا

إن فهم أن عملائك هم أيضًا أصحاب أعمال يمكن أن يساعدك في إنشاء شروط دفع الفواتير التي تناسب احتياجاتك ولا تضع عليهم ضغطًا غير ضروري ، ليس كل عمل لديه تدفق نقدي كافي لدفع الفواتير بعد سبعة أيام من استلامها ، أو لديه هوامش للتعامل مع 20٪ غرامة تأخير السداد ، التواصل المنفتح مع عملائك هو أفضل طريقة لدعم الشروط المتفق عليها في فواتيرك.

قم بإضافة رسوم التأخير

كما هو موضح في البحث ، يعتبر تضمين رسوم التأخير أحد أفضل الطرق لإجبار العملاء على الدفع ، يتم دفع 92.15٪ من الفواتير عندما تتضمن مصطلح “الفائدة” في شروط سداد الفاتورة.

شروطك للدفع هي مفتاحك الرئيسي لتحصيل أسرع

كما ذكرنا سابقًا ، فإن طلب السداد في خلال سبعة أيام ، وتحصيل الفائدة على الفواتير المتأخرة أو غير المدفوعة سيجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

ولكن ، قبل كل شيء ، تحدث إلى عملائك حول شروط دفع فاتورتك مسبقًا قبل القيام بأي عمل لهم ، يعد التواصل المنفتح حول توقعاتك وتوقعاتهم طريقة رائعة لتجنب سوء التفاهم.

بعد ذلك ، بمجرد بدء العمل وإرسال الفواتير ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى شروط الدفع الخاصة بك ومناقشتك الأولية حول تواريخ الاستحقاق والفائدة وطرق الدفع وما إلى ذلك إذا احتجت إلى ذلك في أي وقت.

إمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط يناسبك سوف يضع عملك على الطريق الصحيح.

عندما تبدأ نشاط تجاري صغير ، هناك الكثير من التكاليف التي يجب وضعها في الاعتبار ، من أدوات تجارتك إلى أدوات التسويق (مثل موقعك الإلكتروني) ، والبرامج التي تحتاجها ، يمكن أن تكون التكاليف باهظة ، غالبًا لا تكون برامج المحاسبة في قائمة الأولويات.

ناهيك عن أن الكثير من هذه المصروفات مطلوبة قبل حتى أن تبدأ أو تكتسب عملاء أو تحقق دخل ثابت.

من الطبيعي (ومن المنطقي) محاولة تأجيل بعض تكاليف بدء التشغيل المبكرة ، “سأفعل هذا بمجرد أن يأتي المال” أو “سأستثمر في هذا عندما تبدأ الأمور في الازدياد!” أو “ستكون هذه أولويتي الأولى عندما أحقق أرباحًا”

شئ أساسي: برنامج محاسبة لإدارة أموالك.

برنامج المحاسبة استثمار غير مهم لماذا ا؟ لأنه في البداية يمكنك ببساطة تسجيل معاملاتك بإستخدام برامج Word و Excel حتى يكون لديك تدفق مالي كبير يحتاج إلى برامج أفضل ، أليس هذا صحيح؟

أنا هنا لأخبرك أن هذا المنطق – رغم أنه مفهوم – إلا أنه خاطئ ، وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تعطي الأولوية لبرامج المحاسبة تمامًا مثل الأدوات الأخرى لتجارتك عندما تبدأ نشاط تجاري صغير:

1. أنت تريد أن تمنح نفسك أفضل احتمالات النجاح

الحقيقة المؤلمة والقاسية عن الشركات الصغيرة هي أن : يفشل الكثير منها ، في الواقع يفشل 33٪ في خلال أول عامين ، وفي مثل هذه الأوقات الصعبة ، تصبح هذه الاحتمالات مذهلة.

قد يكون السبب هو أن القليل من المال يأتي ، أو أن الكثير من المال يتم استنزافه من خلال مصروفات خارجة عن السيطرة ، قد يكون السبب هو أن العملاء يتخلون عن الشركة قبل موعد الدفع.

إذا بدأت في السيطرة على إيراداتك وتكاليفك ، فستكون لديك فرصة أفضل لأن لا تكون واحدًا من تلك الـ 33٪ ، استثمر في برنامج المحاسبة المناسب وستتمكن بسهولة من:

• ان تبقى على اطلاع دائم بالفواتير في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.
• يمكنك تحصيل المدفوعات بسهولة عبر الإنترنت حتى لا تضطر إلى التعامل مع “الشيكات في البريد”.
• تتبع وتصنيف إيصالات المصروفات ، حتى تعرف بالضبط مقدار ما يتم صرفه.

2. عملاؤك سوف يشكرونك لجعل تعاملاتهم أسهل

لو أن كل التجار يستخدمون برنامج للفواتير و المحاسبة ، كل شهر أنت ستحصل على فواتير في البريد الإلكتروني ، توضح بوضوح كل مشترياتك

هذا أسهل بكثير بالنسبة لك من تلقي مكالمات مزعجة من التجار ، والأفضل من هذا ، إنه يجعلك تعلم حجم مشترياتك ، وتفكر في ما هو أهم بالنسبة لك.

كما يجعلك تثق بهم أكثر .

غالبًا ما يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة تحديات في بناء الثقة مع العملاء ، فلماذا لا تقدم نفسك بطريقة تجعلك تبدو أكثر احترافًا من البقية !؟

و كل هذا فقط بإستخدام برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة

لكن في النهاية ، لا أتوقع أنهم يفعلوا ذلك حقًا من أجلك ، في الواقع ، توقع أنهم يفعلوا ذلك ليتقاضوا أموالهم بشكل أسرع ، لذا حقًا ، إنه فوز للطرفين.

3. باستخدام برنامج المحاسبة المناسب ، ستتمكن بسرعة من إتقان التدفق النقدي

ربما تكون دراما التدفق النقدي هي التجربة الأكثر شيوعًا وخصوصاً لأصحاب الأعمال الصغيرة .

هناك سيناريوهات تجعلني قلقاً ومستيقظًا في الليل: ماذا لو كنت بحاجة للسفر بالطائرة لحالة طوارئ ما؟ ماذا لو مرضت؟ لا يسعني إلا أن أتخيل كيف يكون الحال بالنسبة لصاحب عمل صغير يتعامل مع دخل متغير.

لتنمية عملك ، تحتاج أولاً إلى إتقان التدفق النقدي ، ومن الصعب إتقان ما لا يمكنك قياسه ، إذا كنت لا تتتبع دخلك وتكاليفك ، فأنت تنظر فقط إلى رصيد مصرفي يتأرجح ، بدون رؤية واضحة حول كيفية التحكم فيه.

بإمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط ستتمكن من التحكم في التدفق النقدي الخاص بك ، يمكنك بسهولة تتبع وقياس الدخل والتكاليف ، سيساعدك أيضًا في حل اي مشكلة في وقتها ، على سبيل المثال:

• إنخفاض المبيعات في شهر ما؟ إذاً حان الوقت لزيادة الجهد للحصول على المزيد من العملاء.
• إستنزاف الكثير من المال ؟ إذاً حان الوقت لخفض بعض التكاليف والتدقيق أكثر في المصروفات.

ولكن إذا لم تتمكن من تتبعها ، فلا يمكنك تغييرها.

4. برامج المحاسبة ستجبرك على أن تكون موضوعيًا

كونك صاحب مشروع صغير فهذا يجعلك تشعر بالشغف لمشروغك ، أنت تحب ما تفعله ، في الغالب أنك تحلم بهذا لفترة طويلة.

لكن هذا الشغف يمكن أن يلقي أحيانًا بظلاله على تصرفاتك ، قد تفضل العمل الذي تستمتع به على العمل المربح ، أو ببساطة تعيش في حالة إنكار لحقائق دخلك ومصروفاتك.

جزء من أن تصبح مالكًا تجاريًا ناضجًا هو تعلم كيفية النظر إلى أداء عملك دون تحيز ، دع الحقائق تتحدث.

مرة أخرى ، فإن برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة ستفعل هذا تماماً ، سترى الخدمات التي تجلب لك أكبر قدر من المال ، وستكون قادر على معرفة أين تقضي معظم الوقت.

لكن برامج المحاسبة قد لا تكون دائمًا أداة لتعكير المزاج!

• قد ترى أحياناً أن عملائك المفضلين هم أيضًا الأكثر ربحًا لك ، مما يسمح لك بالبناء على تلك العلاقات
• قد تكتشف أن العمل الذي بدا وكأنه “ربح سريع” هو العمل الذي نتج عنه أكبر قدر من التراجع في الأرباح وتكون قادرًا على تبرير إهمالك له.

تعلُم رؤية الأشياء بموضوعية هو منظور قيم يجب اكتسابه ، لكن من المحتمل أنك لن تتعلمه بدون أداة تمنحك ملاحظات سهلة وفورية ودقيقة.

5. اختر برنامج محاسبة يمكنك النمو باستخدامه.

بالتأكيد ، يمكنك البدء باستخدام Word و Excel ، لقد فعلت هذا عندما كان لدي عمل صغير … لذلك أعرف إلى أي مدى يمكنك الذهاب باستخدام هذه الأدوات البسيطة التي يمكن الوصول إليها.

سأخبرك ما هي المشكلة: ستصل إلى نقطة حيث سيتوقفوا عن العمل ، سيكون لديك عدد كبير جدًا من الفواتير لإرسالها وتتبعها ، وسينهار النظام بأكمله من الداخل ، بعد ذلك ، في الوقت الذي تكون فيه مشغولاً للغاية ومتوتراً ، ستواجه قرارًا صعبًا: ما البرنامج الذي يجب أن أستخدمه؟

لا أعرف عنك أكثر منك ، لكن عن نفسي ، أنا أكره اتخاذ القرارات بالإجبار ، أفضل عمل ما يجب ، والاستثمار في البرامج التي تعد أداة ثابتة وموثوقة بالنسبة لي خلال تلك الأوقات الصعبة.

أريد أن أقوم باختيارات تخدمني اليوم وغدًا ، ولهذا السبب أعتقد أنه من الخطأ عدم إعطاء الأولوية لحل برامج المحاسبة من البداية.

الخلاصة

أنت بالفعل تحب ما تفعله ، لست بحاجة إلى إقناعك بأن تصبح أكثر شغفًا بالتصوير الفوتوغرافي أو الكتابة أو استشارات الأعمال أو أيًا كانت الخدمة التي تقدمها.

ولكن لكي تكون صاحب مشروع صغير ناجح ، تحتاج أيضًا إلى تدريب نفسك لتكون شغوفًا بإدارة أموالك ، ليس بالضرورة أن تكون إدارة أموالك أمر غير طبيعي.

فيما يلي طرق لجعل الأمر أسهل:

• استثمر مبكرًا في البرامج المناسبة.
• التزم باستخدامها بشكل صحيح.
• واظب على رؤية الإحصائيات و الأرقام.

معظم الناس يكرهون التمرين إلى ان يجدوا صالة رياضية يحبونها ويبدأون في رؤية النتائج؟ الأمر نفسه مع إدارة الشؤون المالية ، ابحث عن برنامج مثل برنامج الفاتورة الذي تم تصميمه ليجعلك تشعر بالراحة ، وسيكون عبارة عن آلة أعمال صغيرة بسيطة.

بصفتك صاحب نشاط تجاري صغير أو مستقل ، فمن المألوف أن تتحمل مصروفات نيابة عن عملائك عند العمل في المشاريع ، تُعرف هذه بالمصروفات القابلة للإسترداد ، ومن المقبول تمامًا أن تحاسب عملائك عليها.

ومع ذلك ، فإن المفتاح هو التأكد من أن فواتيرك لا تشكل مفاجأة لعميلك ، على العكس ، قد تكافح من أجل الحصول على أموالك.

لمعرفة المزيد حول المصروفات القابلة للاسترداد وكيفية إصدار فاتورة لعملائك ، اقرأ هذا الدليل الكامل. ستتعلم فيه:

• ما هي المصروفات القابلة للإسترداد
• أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد
• كيفية تسجيلها وتتبعها بشكل صحيح
• كيفية إدارتها
• أفضل الممارسات لجمعها

ما هي المصروفات القابلة للإسترداد؟

تُعرف أيضًا بالمصروفات القابلة للفوترة ، المصروفات القابلة للإسترداد هي المصاريف التي تتحملها نيابة عن عملائك أثناء تقديم العمل.

تتميز المصروفات القابلة للإسترداد أيضًا بطابع عمل مميز – ربما تحتاج إلى حضور مؤتمر لمشروع عميل ودفع تكاليف فندق – ولإثبات هذا لشركتك ، سيتعين عليك في كثير من الأحيان تقديم دليل في شكل إيصال ، في كلتا الحالتين ، يمكنك استردادها لأنها من جيبك الخاص ، ويمكنك تحصيلها من عميلك.

بالنسبة إلى الموظفين ، من الأسهل عادةً تحديد ما يمكن استرداده ، لا سيما وأن الشركات تقدم إرشادات واضحة بشكل عام.

بالنسبة لمن يعملون لحسابهم الخاص ، فإن سداد المصاريف أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، قد يكون تحديد ما يمكن استرداده أمرًا صعبًا ، وقد لا تقوم بتحرير فاتورة للعميل مقابل بعض المصروفات القابلة للاسترداد.

على سبيل المثال ، ربما لا تحاسب العميل على جزء من تكاليف الإنترنت الخاصة بك على الرغم من أن هذه التكاليف قابلة للإسترداد في كثير من الحالات.

أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد المشتركة

للتبسيط ، فيما يلي أمثلة على المصروفات الشائعة القابلة للإسترداد ، ضع في اعتبارك أن هذه المصروفات لا يمكن استردادها في جميع الحالات ، سيتعين عليك تقييم كل موقف واستخدام الحس السليم واسأل نفسك:

هل هذه المصاريف ضرورية لانجاز العمل؟

هل من المعقول أن يدفع العميل مقابل هذا؟

هل أنا أتحملها نيابة عن العميل؟

إذا أجبت بنعم على هذه الأسئلة ، فمن المحتمل أن يتم تعويضها ، إذا لم تكن متأكدًا ، فتحدث إلى محاسب أو صديق لديه خبرة في المصروفات القابلة للفوترة ، وكما سترى لاحقًا ، بمجرد أن تقرر أن المصروفات قابلة للاسترداد ، فقط تأكد من أن عملائك على دراية بأنهم سيدفعون مقابل هذا. 

أمثلة أصغر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك مصروفات صغيرة قد تتحملها نيابة عن عملائك ، لم تكن محسوبة في بداية المشروع ، وتشمل هذه المصروفات كل شيء من الطباعة والقهوة وحتى تكاليف التسليم والبريد.

ربما في اللحظة الأخيرة ، يطلب منك عميلك إرسال المنتج إليهم بالبريد ، وعليك الآن دفع رسوم بريدية ، إذا لم يتم إدراج ذلك في رسوم المشروع مقدمًا ، يتم استرداد هذه التكلفة كمصروفات مخصصة.

أو ربما تحملت رسوم الهاتف أو الإنترنت في الخارج ، على سبيل المثال ، ككاتب ، قد يكون لديك معدل محدد لإجراء مقابلة وتدوينها وكتابة مقال ، قد لا يتضمن السعر تكلفة الاتصال – ربما تستخدم Skype ، في هذه الحالات ، سيتعين عليك زيادة رصيد Skype الخاص بك ، أصبحت تكلفة هذا الاتصال الآن قابلة للاسترداد.

على الرغم من أن هذه المصروفات صغيرة ، يمكن أن تضيف معًا مبلغًا كبيرًا ، لذا من الحكمة تتبعها وإعادة تحصيلها جميعًا.

أمثلة أكبر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك أيضًا مصاريف أكبر قابلة للإسترداد مثل السفر ، والتي تشمل الوجبات والترفيه والإقامة والمواصلات (سيارات الأجرة والسفريات وما إلى ذلك).

هذه التكاليف قابلة للإسترداد ، على سبيل المثال ، عليك حجز الفنادق وتناول الغداء بالخارج ، من الواضح ، فقط لأن هناك مصاريف قابلة للاسترداد ، لا يعني هذا أنه يمكنك تحميل عميلك كل مصاريفك إذا اشتريت لنفسك تذكار من المدينة  ، عادة ما يكون هناك حد أقصى ستتفق عليه مقدمًا مع عميلك.

كيفية تسجيل المصاريف القابلة للاسترداد

بغض النظر عن نوع المصروفات القابلة للإسترداد ، من الضروري تتبعها ، بهذه الطريقة يكون لديك سجل لكل عميل ، ويمكنك أن تطمئن إلى أنك لا تصرف المال بدون حساب. 

أسهل طريقة لتتبع المصروفات القابلة للإسترداد هي استخدام برامج المحاسبة

على سبيل المثال ، يقوم برنامج الفاتورة بهذا ، يتيح لك تتبع المصروفات القابلة للإسترداد.

كل ما عليك فعله هو التحقق من دقة هذه المصروفات ، وإذا كانت قابلة للإسترداد ، ثم يمكنك إرفاق إيصال وإضافة ترميز (إن أمكن).

كيفية إدارة المصروفات القابلة للإسترداد في برنامج الفاتورة

هل تبحث عن إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء وتتبع المصروفات القابلة للاسترداد في حساب برنامج الفاتورة الخاص بك؟

بمجرد تسجيل المصروفات على أنها قابلة للفوترة ، استخدم البرنامج لإنشاء فاتورة ، ستختلف طريقة إنشاء الفاتورة وفقًا للبرنامج الذي تستخدمه ، ولكن في برنامج الفاتورة ستتبع هذه الخطوات لإعادة سداد المصروفات.

أفضل الممارسات لتحصيل المصورفات القابلة للإسترداد

فقط لأن المصروفات قابلة للاسترداد ، لا يعني ذلك أنه يجب عليك إصدار فاتورة للعميل مقابلها ، قبل إعداد الفواتير ، اتبع أفضل الممارسات.

1. اتفق مقدمًا على المصروفات واجبة السداد.

لتجنب المحادثات المحرجة أو حتى الغاضبة ، عند بدء مشروع جديد ، ضع القواعد مسبقًا فيما يتعلق بأنواع المصروفات التي سيتم دفعها.

يمكن أن يكون لديك بند نفقة خاص بك في عقدك ، أو اسأل عميلك عما إذا كان لديه سياسة تتعلق بالمصروفات ، لو كان عندك شك ، اسأل ، وطبق دائمًا الحس السليم من خلال عرض المصروفات من منظور عميلك.

هل يعتبرها مصاريف معقولة؟ أنت لا تريد أن تفقد عميلاً لأنه يعتقد أنك تستنزفه.

2. تفاصيل المصروفات وتقديم الأدلة الداعمة.

حتى بعد الاتفاق على ما يمكن استرداده ، يجب عليك تحديد مصروفاتك وتقديم أدلة داعمة لها حيثما أمكن ذلك ، حتى إذا أضفت بند واحد فقط “للمصروفات” إلى فاتورتك ، فقم دائمًا بإرفاق تقرير مصروفات بصور الإيصالات الأصلية وتفاصيل كل الرسوم.

تقرير المصروفات هو ببساطة تقرير يفصل جميع مصروفاتك لتتبع إنفاقك ويتضمن تفاصيل الضرائب المعمول بها ، ربما يحتاج عميلك إلى هذه التفاصيل لأغراض محاسبية وضريبية خاصة به ، وستعزز هذه الشفافية حسن النية لدى كلا الجانبين.

3. إصدار فاتورة العملاء في فترة زمنية معقولة.

من الممارسات التجارية الجيدة دائمًا إصدار فواتير لعملائك بالمصروفات القابلة للاسترداد في أسرع وقت ممكن ، على سبيل المثال ، يمكنك إعداد فاتورة بهذه المصروفات فور حدوثها ، أو يمكنك إرسال فاتورة المصروفات القابلة للإسترداد مع الفاتورة النهائية المستحقة في نهاية المشروع.

كلما أسرعت في إصدار فاتورة لعملائك ، كلما تم الدفع لك بشكل أسرع ، من الأسهل أيضًا حل أي خلافات (إن وجدت) والإجابة على الأسئلة ، لنكن صادقين ، من الصعب تذكر أي تفاصيل خاصة بالمصروفات بعد مرور عام.

4. فهم الآثار الضريبية.

إذا كنت ترغب في إضافة هامش إلى المصروفات ، فسيتعين عليك المطالبة بالمصروفات بنفسك أو تسجيلها كتكلفة للبضائع المباعة و إضافة الضرائب المطبقة عليها.

يمكن أن تنطبق هذه المعلومات على معظم المواقف ، ولكن يجب عليك دائمًا مراجعة مستشار ضرائب محترف على دراية بوضعك الخاص عند إعداد ضرائبك.

تتبع دائمًا مصروفاتك القابلة للإسترداد

يعتبر تحمل المصروفات نيابة عن عملائك جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية ، فقط تأكد من تحصيلهم من العملاء – مع مراعاة أفضل الممارسات لتحصيل المصروفات – حتى لا تخسر الأرباح.

وتذكر: قبل إعداد الفواتير لعملائك ، قم بتسجيل هذه المصروفات بشكل صحيح حتى يكون لديك سجل دقيق ، ولا تنسى تحميل العميل الرسوم وإصدار الإيصالات عند الحاجة ، برنامج الفاتورة يجعل كل هذا سهل للغاية.

باستخدام برنامج الفاتورة ، يمكنك تتبع مصروفاتك تلقائيًا ، وتعيين مصاريف للعميل وتمييزها على أنها قابلة للفوترة ، ما عليك سوى إدراج المصروفات القابلة للإسترداد في فاتورة وإرسالها إلى عميلك للحصول على الأموال.

ابدأ في استخدام برنامج الفاتورة اليوم لتسجيل وإعادة تحصيل مصروفاتك القابلة للإسترداد.